Dorada i proširenje DMS softvera za upravljanje skupštinskim materijalom (šifra: OP-D-40/2026)

Specifikacija.docx SPECIFIKACIJA za javnu nabavku dobra – dorada i proširenje DMS softvera za upravljanje skupštinskim materijalom (šifra: OP-D-40/2026) Predmet javne nabavke je dorada i proširenje DMS softvera za upravljanje skupštinskim materijalom, prema sledećoj specifikaciji: Uvod Rešenje za pripremu materijala za sednice Skupštine Grada Novog Sada automatizuje i stavlja pod punu kontrolu kreiranje, odobravanje i distribuciju dokumenata sednice. Klasična priprema i dostava materijala odbornicima kritične su faze zbog obima materijala i ograničenog vremena za dostavu. Zbog toga je 2010. godine uvedeno softversko rešenje za pripremu materijala Skupštine Grada Novog Sada, zasnovanom je na eDocumentus platformi za upravljanje dokumentima i poslovnim procesima, koje je tokom 2021. godine tehnološki i funkcionalno unapređeno na danas aktuelno softversko rešenje. Proces pripreme materijala definisan je važećim Poslovnikom Skupštine Grada Novog Sada, u kome su opisana pravila, rokovi i način nastajanja i čuvanja dokumenata u toku pripreme materijala za sednicu kao i posle same sednice. Sistem omogućava pripremu i distribuciju materijala odbornicima, kao i preduslove za vođenje sednica Skupštine „bez papira“ istovremeno uvodeći automatizaciju aktivnosti koje im prethode i koje slede posle sednice, uključujući generisanje dnevnog reda – saziva, generisanje podsetnika za vođenje sednice, obaveštavanje odbornika i pretragu materijala sednica. Predmet nabavke U okviru realizacije usluge funkcionalne nadogradnje aktuelne implementacije sistema za upravljanje dokumentima i poslovnim procesima, zahtevi za izmenom funkcionalnosti u vezi pripreme materijala Skupštine Grada Novog Sada, koje Naručilac dostavlja ponuđaču, biće na samom početku realizacije dodatno i detaljno analizirani, uzimajući u obzir postojeće funkcionalnosti rešenja, implementirane poslovne tokove i razmenu podataka sa drugim softverskim rešenjima. Naručilac će omogućiti da ponuđaču tokom nadogradnje rešenja budu dostupni svi normativno-pravni i drugi relevantni dokumenti potrebni za razumevanje i realizaciju zahteva za funkcionalnim izmenama. Budući da je u pitanju nadogradnja postojećeg sistema, funkcionalno proširenje mora biti zasnovano na istoj tehnološkoj platformi, u potpunosti kompatibilno i integrisano sa postojećim procesima pripreme materijala Skupštine Grada Novog Sada i rešenja za upravljanje dokumentima i poslovnim procesima. Na osnovu urađene analize, u dogovoru sa Naručiocem, ponuđač treba da definiše neophodne resurse za podršku funkcionalnostima softverskog rešenja, kao i eventualne obuke i treninge za krajnje korisnike unapređenog rešenja ukoliko je to potrebno. Funkcionalna nadogradnja Ponuđač je obavezan da izvrši usluge funkcionalne nadogradnje aktuelne implementacije sistema za upravljanje dokumentima i poslovnim procesima za potrebe pripreme materijala Skupštine Grada Novog Sada, tako da realizuje sledeće zahteve za izmenama/dopunama funkcionalnosti postojećeg rešenja: Naslov Opis Izmene na materijalu Korisnicima u Sektoru za skupštinske poslove omogućiti izmenu svih metapodataka na materijalu u statusima Zaprimljen, Podnet i Spreman za sednicu Istorija promene materijala Dopuniti tok obrade na materijalu novim stavkama. Sada se prati samo promena statusa. Potrebno je ispisati izmene svih metapodataka na materijalu, staru vrednost, novu vrednost, datum i vreme promene i ime i prezime korisnika koji je napravio izmenu Pretraga materijala Dodati polje Tip materijala kao filter pretrage. Za polje Tip predlagača omogućiti da se izabere više od jedne vrednosti Štampa rezultata pretrage materijala Omogućiti eksport filtriranog materijala u Word dokument. Dodati dugme za eksport iznad tabele za prikaz. U Word-u štampati tabelu koja ima kolone: 1. Redni broj; 2. Naziv; 3. Datum prijema; 4. Tip materijala; 5. Tip predlagača, Predlagač Vraćanje materijala u statusu Spreman za sednicu Kada je materijal u statusu Povučen iz procedure ili u statusu Skinut sa sednice, potrebno je da na njemu bude vidljivo dugme Vraćanje u proceduru. Kada se klikne na dugme, materijal ponovo dobija status Spreman za sednicu. Potrebno je da ovaj mehanizam ne naruši konzistentnost sistema, odnosno da sa sobom povuče sve promene koje su nastale kada je materijal dobio taj status. Sad nemam potpun test i ne mogu da testiram da proverim šta sve to podrazumeva. Ono što znam je da će biti kreirana tačka dnevnog reda koju je potrebno izbrisati. Pored ovoga, potrebno je proveriti da li postoji neki trag na sednicama radnog tela. Ako postoji, i to je potrebno izbrisati. Korisnika upozoriti porukom šta će sve biti izbrisano ako se odluči na ovu akciju. Ovo dugme treba da bude vidljivo samo administrativnim radnicima Izmena naziva materijala Omogućiti izmenu naziva materijala u svim statusima. Ako postoji tačka dnevnog reda vezana za materijal koji se menja, potrebno je uraditi ažuriranje naziva i na toj tački. Ako postoji bilo koji drugi objekat na koji je prepisan naziv, ažurirati i na njemu Ovu funkcionalnost omogućiti korisnicima u Sektoru za skupštinske poslove i administrativnom radniku Izmena tipa tačke dnevnog reda Na formi za izmenu tačke dnevnog reda, koja se vidi kada je sednica u statusu Sazvana, dodati polje Tačka dnevnog reda u kom će se iz padajućeg menija birati vrednost Regularna ili Dopunska. Ovo polje će služiti za ažuriranje ove vrednosti. Vrednost već postoji na entitetu Tačka dnevnog reda, automatski se dodeljuje po nekoj logici (zavisi od statusa sednice na koju se dodaje materijal). Sve ovo treba da ostane da radi kao i do sada. Jedina izmena je što ćemo omogućiti ručnu izmenu ove vrednosti Zainteresovana strana Kada se dodaje zainteresovana strana na obaveštenju, umesto padajućeg menija uvesti mogućnost pretrage nad šifarnikom Revidirati prava pristupa sazivima Korisnik koji je odbornik i član radnog tela može da vidi sednice svih radnih tela. Korisnik koji je samo član radnog tela može da vidi samo sednice radnog tela kojem pripada Pretraga sednica Na pretragu sednice i sednice radnih tela dodati filter Mandat. Podrazumevano prikazivati aktuelni mandat Uvesti status na Spisak adresa Na šifarnik Spisak adresa dodati polje aktivan/neaktivan. Podrazumevano, novim i postojećim zapisima staviti vrednost Aktivan. Klikom na dugme za brisanje u koloni akcije menjati vrednost iz Aktivan u Neaktivan. Ako je zapis neaktivan, dugme za brisanje ne treba da se vidi u koloni akcije. Vrednost se menja iz padajućeg menija. Dodati filter pretrage Aktivan/Neaktivan. Kada se zapis označi kao neaktivan, ne treba da se vidi kao ponuđen kada se dodaje na obaveštenja Brisanje zapisnika sa sednice Omogućiti brisanje dokumenta tipa rt_zapisnik i sk_zapisnik kada je sednica u statusu Završena. Dodati dugme za brisanje da bude vidljivo samo za navedene tipove dokumenta u definisanom statusu. Omogućiti funkcionalnost radnicima u Sektoru za skupštinske poslove i administrativnim radnicima Označavanje da postoji generisani dokument mišljenja na sednici radnog tela Mišljenja se generišu na sazivu sednice radnog tela kada je sednica u statusu U obradi. Klikom na dugme generiše se dokument mišljenja koji se smešta u folder materijala/mišljenje. Dodati kolonu između kolona Tip tačke i Akcije, u kojoj će se staviti vidljiva ikona dokumenta ako dokument postoji. Ako ne postoji, ikona se ne vidi. Ikona ne treba da ima nikakvu funkciju već samo da bude indikator da je dokument generisan Omogućiti pregled pripadnosti za korisnike U koloni Akcije na pregledu korisnika dodati dugme za štampu izveštaja. Izveštaj treba da sadrži dva dela/tabele. U prvoj tabeli ispisati kojoj odborničkoj grupi pripada korisnik. U drugoj tabeli ispod nje ispisati sve sednice radnih tela kojima pripada Izveštavanje o pruženim uslugama Naručilac i Dobavljač će, pre puštanja u rad implementiranih izmena, verifikovati funkcionalnosti unapređenog softverskog rešenja i zapisnički, po puštanju u rad unapređenog rešenja, konstatovati preuzimanje nadograđenog rešenja. Kriterijumi za dodelu ugovora.pdf KRITERIJUMI ZA DODELU UGOVORA I OSTALI ZAHTEVI NABAVKE 1 Naručilac: SLUŽBA ZA ZAJEDNIČKE POSLOVE GRADA NOVOG SADA 103768035 Naziv postupka: Dorada i proširenje DMS softvera za upravljanje skupštinskim materijalom (šifra: OP-D-40/2026) Referentni broj: XIX-405-3/26-186 KRITERIJUMI ZA DODELU UGOVORA I OSTALI ZAHTEVI NABAVKE Deo konkursne dokumentacije koji je generisan putem Portala u slučaju kada je naručilac označio opciju automatskog rangiranja ponuda na Portalu javnih nabavki Naziv predmeta / partije: Dorada i proširenje DMS softvera za upravljanje skupštinskim materijalom (šifra: OP-D- 40/2026) Naručilac je definisao kriterijume za dodelu ugovora na osnovu: Cene i kriterijuma kvaliteta Izabran način rangiranja prihvatljivih ponuda (formula): Automatsko rangiranje Ukupan broj bodova jednak je zbiru bodova za svaki kriterijum. Formule su navedene dole uz svaki kriterijum. Bu = Bc + ∑ k Bk - ukupan broj bodovaBu - broj bodova ceneBc - kriterijumk - broj bodova kriterijumaBk Cena Cena - ponder (numerička vrednost): 95,00 Formula za izračunavanje bodova za kriterijum cene: Maksimalni broj bodova najboljoj ponuđenoj vrednosti, ostale ponuđene vrednosti boduju se u odnosu na najbolju vrednost B = minC C × P - broj bodova ceneB - cena najniže ponudeminC - ponuđena cenaC - vrednost pondera ceneP Kod relativnog modela ocene, broj bodova koji se dobija za kriterijum za pojedinu ponudu zavisi od vrednosti koje su ponudili drugi ponuđači. Najbolja ponuđena vrednost dobija maksimalan broj bodova (numerička ponderisana vrednost). Ostale ponude dobijaju broj bodova u odnosu na najbolju ponuđenu vrednost. Kriterijumi kvaliteta KRITERIJUMI ZA DODELU UGOVORA I OSTALI ZAHTEVI NABAVKE 2 Naziv: Rok za doradu, proširenje i implementaciju DMS softvera za upravljanje skupštinskim materijalom Jedinica mere: Dan Ponder (numerička vrednost): 5,00 Vrednost za ovaj kriterijum može da bude samo celi broj. Opis i pojašnjenje kriterijuma i dokazi potrebni za proveru: Rok za doradu, proširenje i implementaciju DMS softvera za upravljanje skupštinskim materijalom je maksimalno 30 dana od dana zaključenja Ugovora Povoljnija je  veća ponuđena vrednost  manja ponuđena vrednost Formula za izračunavanje bodova za kriterijum: Maksimalni broj bodova najboljoj ponuđenoj vrednosti, ostale ponuđene vrednosti boduju se u odnosu na najbolju vrednost Kod relativnog modela ocene, broj bodova koji se dobija za kriterijum za pojedinu ponudu zavisi od vrednosti koje su ponudili drugi ponuđači. Najbolja ponuđena vrednost dobija maksimalan broj bodova (numerička ponderisana vrednost). Ostale ponude dobijaju broj bodova u odnosu na najbolju ponuđenu vrednost. Ograničenja: Ograničena je minimalna vrednost koju ponuđač može da ponudi Ograničena je maksimalna vrednost koju ponuđač može da ponudi Maksimalna dozvoljena vrednost: 30,00 B = minV V × P - broj bodova kriterijumaB - vrednost pondera kriterijumaP - ponuđena vrednost za kriterijumV - najveća ponuđena vrednost za kriterijumma𝑥V - najmanja ponuđena vrednost za kriterijumminV - maksimalna dozvoljena vrednost za kriterijumVma𝑥 - minimalna dozvoljena vrednost za kriterijumVmin Ostali zahtevi nabavke (koji nisu navedeni iznad kao kriterijumi) Naziv: GARANTNI ROK ZA ISPORUČENO I IMPLEMENTIRANO DOBRO Jedinica mere: Mesec Ograničenja: Ograničena je minimalna vrednost koju ponuđač može da ponudi Minimalna dozvoljena vrednost: 12,00 Ograničena je maksimalna vrednost koju ponuđač može da ponudi Opis i pojašnjenje kriterijuma i dokazi potrebni za proveru: minimum 12 meseci od dana sačinjavanja Zapisnika o kvalitativnoj primopredaji dobra. Napomena: U ovom delu navedeni su ostali zahtevi nabavke koji nisu prethodno navedeni kao kriterijumi za dodelu ugovora, a ponuđač mora na njih da odgovori prilikom popunjavanja elektronskog obrasca ponude. Ti zahtevi mogu da se odnose na zahteve nabavke, koje naručilac smatra relevantnim za zaključenje ugovora i koji se mogu numerički iskazati KRITERIJUMI ZA DODELU UGOVORA I OSTALI ZAHTEVI NABAVKE 3 Rezervni kriterijumi Ukoliko nakon izvršenog bodovanja, dve ili više ponuda imaju jednak broj pondera, povoljnijom će se smatrati ponuda koja ima duži garantni rok za isporučeno dobro. Primena žreba Ukoliko nakon rangiranja na osnovu kriterijuma za dodelu i rezervnih kriterijuma (ako su definisani) nije moguće doneti odluku o dodeli ugovora, naručilac će ugovor dodeliti ponuđaču koji bude izvučen putem žreba. Naručilac će obavestiti sve ponuđače koji su podneli ponude o datumu kada će se održati izvlačenje putem žreba. Žrebom će biti obuhvaćene samo one ponude koje su najpovoljnije nakon rangiranja na osnovu kriterijuma za dodelu i rezervnih kriterijuma (ako su definisani). Izvlačenje putem žreba naručilac će izvršiti javno, u prisustvu ponuđača, i to tako što će nazive ponuđača ispisati na odvojenim papirima, koji su iste veličine i boje, te će sve te papire staviti u providnu kutiju odakle će prvo izvući samo jedan papir. Ponuđaču čiji naziv bude na izvučenom papiru će biti dodeljen ugovor. Nakon izvlačenja prvog papira naručilac izvlači preostale papire jedan po jedan te shodno redosledu kojim su izvučeni rangira preostale ponuđače. Ponuđačima koji ne prisustvuju ovom postupku, naručilac će dostaviti zapisnik izvlačenja putem žreba. Obrazac strukture cene.docx OBRAZAC STRUKTURE CENE u otvorenom postupku javne nabavke (šifra: OP-D-40/2026) Ponuđač: _______________________________________________ U skladu sa članom 93. stav 2. Zakona o javnim nabavkama („Službeni glasnik RS“, br. 91/19 i 92/23), prilažemo obrazac strukture cene: Naziv Opis Ukupna cena u dinarima (bez PDV-a) Ukupna cena u dinarima (sa PDV-om) Dorada i proširenje DMS softvera za upravljanje skupštinskim materijalom U svemu prema Specifikaciji Naručioca Napomena: U ponuđenu cenu su uračunati i svi drugi pripadajući troškovi neophodni za realizaciju predmeta javne nabavke, kao što je testiranje i uvođenje sistema, puštanje softvera u rad i održavanje u garantnom roku, tehnička podrška Naručiocu. Uputstvo kako da se popuni obrazac strukture cene: U obrascu strukture cene navode se osnovni elementi ponuđene cene: cena u dinarima, sa i bez PDV-a. Cene se iskazuju na najviše dve decimale. Model ugovora.docx MODEL UGOVORA o javnoj nabavci dobra – dorada i proširenje DMS softvera za upravljanje skupštinskim materijalom (šifra: OP-D-40/2026) zaključen u Novom Sadu, dana __________ 2026. godine, između: Službe za zajedničke poslove Grada Novog Sada, Žarka Zrenjanina 2, PIB: 103768035, matični broj: 08839964, koju zastupa Vojislav Joksović, v.d. šefa Službe (u daljem tekstu: Naručilac) i _____________________________________________________________________, matični broj: _____________, PIB: _______________ sa sedištem u _____________________, ulica _______________________, koje zastupa ___________________________ (u daljem tekstu: Dobavljač) Ugovorne strane saglasno konstatuju: -da je Naručilac, na osnovu Zakona o javnim nabavkama („Službeni glasnik RS“, br. 91/19 i 92/23) i podzakonskih akata kojima se uređuje postupak javne nabavke, sproveo otvoreni postupak radi zaključenja ugovora o javnoj nabavci dobra – dorada i proširenje DMS softvera za upravljanje skupštinskim materijalom (šifra:OP-D-40/2025); -da je Dobavljač dostavio ponudu koja u potpunosti odgovara specifikaciji iz konkursne dokumentacije, nalazi se u prilogu ovog ugovora i čini njegov sastavni deo; -da je Naručilac Odlukom o dodeli ugovora, broj ____________ od ________ 2026. godine, dodelio Dobavljaču ugovor za predmetnu nabavku. Član 1. Predmet ovog ugovora je nabavka dobra – dorada i proširenje DMS softvera za upravljanje skupštinskim materijalom, u svemu prema specifikaciji Naručioca, obrascu strukture cene i ponudi Dobavljača, broj: ___________ od ________________ 2026. godine, koji čine sastavni deo ovog ugovora. Član 2. Ukupna ugovorena vrednost za dobro iz člana 1. ovog ugovora iznosi ____________________ dinara bez poreza na dodatu vrednost, što sa porezom na dodatu vrednost u iznosu od ________________ dinara, iznosi ukupno ________________ dinara. Ukupna ugovorena vrednost obuhvata dobro u skladu sa svim zahtevima iz specifikacije Naručioca. U ukupnu ugovorenu vrednost uračunati su i svi drugi pripadajući troškovi neophodni za realizaciju predmeta javne nabavke, kao što je testiranje i uvođenje sistema, puštanje softvera u rad i održavanje u garantnom roku, tehnička podrška Naručiocu. Član 3. Rok za doradu, proširenje i implemetaciju dobra iz člana 1. ovog ugovora je _____ dana od dana zaključenja Ugovora. Kvalitativnu kontrolu i prijem dobra, nakon isporuke, vršiće ovlašćeno lice za realizaciju Ugovora, Perica Jovanović ili Bojana Đipalo, zaposleni u Sektoru za informatičke poslove i eUpravu Službe za zajedničke poslove Grada Novog Sada (u daljem tekstu: Ovlašćeno lice), u prisustvu ovlašćenog lica Dobavljača, o čemu će biti sačinjen Zapisnik o kvalitativnoj primopredaji dobra (u daljem tekstu: Zapisnik), kojim će se potvrditi prijem i implementacija predmetnog dobra. Ovlašćeno lice će, potpisivanjem Zapisnika, potvrditi prijem dobra iz člana 1. ovog ugovora, u svemu u skladu sa odredbama ovog ugovora. U slučaju utvrđenih nedostataka u kvalitetu i očiglednih grešaka, Ovlašćeno lice će sačiniti zapisnik o reklamaciji. Dobavljač mora zapisnički konstatovane nedostatke i primedbe na rad programskih paketa otkloniti najkasnije u roku od osam dana od dana sačinjavanja zapisnika o reklamaciji. Član 4. Naručilac se obavezuje da Dobavljaču isplati vrednost isporučenog i implementiranog dobra u roku od 45 dana od dana prijema uredne fakture i Zapisnika iz člana 3. stav 2. ovog ugovora, potpisanog od strane ovlašćenog lica Dobavljača i Ovlašćenog lica. Faktura iz stava 1. ovog člana treba da glasi na: Služba za zajedničke poslove Grada Novog Sada, Žarka Zrenjanina 2, PIB: 103768035, sa napomenom: u skladu sa ugovorom broj: XIX-405-3/26-186. Plaćanje se vrši uplatom na račun Dobavljača naveden u fakturi. Dobavljaču nije dozvoljeno da zahteva avans. Faktura mora biti registrovana u skladu sa propisima kojima se uređuje fakturisanje. Član 5. Garantni rok za predmetno dobro je _____ meseci od dana sačinjavanja Zapisnika iz člana 3. stav 2. ovog ugovora. Ukoliko za vreme trajanja garantnog roka dođe do problema u radu predmetnog softvera usled nedostataka koji se uoče u garantnom roku, kao i posle isteka garantnog roka, ukoliko potiču od skrivenih mana, obaveza Dobavljača je da nedostatke otkloni o sopstvenom trošku. Član 6. Dobavljač je u obavezi da obezbedi tehničku podršku Korisniku u periodu od 12 meseci počev od dana sačinjavanja Zapisnika o kvantitativnom i kvalitativnom prijemu softvera. Tehnička podrška se sastoji od sledeće vrste konsultacija: -kratke telefonom (do 15 minuta na dan), -pismene konsultacije (email) – neograničeno, -lične konsultacije u prostorijama Dobavljača – dva puta mesečno. Član 7. Dobavljač garantuje da će isporučiti ugovoreno dobro pod uslovima i na način kako je navedeno u ponudi i u skladu sa ovim ugovorom, a u suprotnom, saglasan je da Naručiocu nadoknadi svu pretrpljenu štetu koja usled toga nastane. Dobavljač se obavezuje da, prilikom zaključenja Ugovora, Naručiocu dostavi sredstvo finansijskog obezbeđenja za dobro izvršenje posla i otklanjanje nedostataka u garantnom roku, u vidu blanko sopstvene menice registrovane u Registru menica i ovlašćenja Narodne banke Srbije, sa meničnim ovlašćenjem - pismom na 10% vrednosti ugovora bez PDV-a. Dobavljač je obavezan da uz sredstvo finansijskog obezbeđenja dostavi Kopiju kartona sa deponovanim potpisima ovlašćenog lica Dobavljača, kao i dokaz o registraciji menice. Sredstvo finansijskog obezbeđenja za dobro izvršenje posla i otklanjanje nedostataka u garantnom roku mora da važi najmanje 30 dana duže od isteka garantnog roka. Naručilac može realizovati sredstvo finansijskog obezbeđenja za dobro izvršenje posla i otklanjanje nedostataka u garantnom roku u slučaju da Dobavljač ne bude izvršavao svoje obaveze u rokovima i na način predviđen ugovorom o javnoj nabavci. Podneto sredstvo finansijskog obezbeđenja ne može da sadrži dodatne uslove za isplatu, kraće rokove, manji iznos ili promenjenu mesnu nadležnost za rešavanje sporova. Naručilac se obavezuje da Dobavljaču, na njegov pisani zahtev, nakon isteka roka važenja menice, vrati nerealizovanu deponovanu menicu u roku od pet dana od dana prijema zahteva. Član 8. Na sve međusobne odnose, koji nisu definisani ovim ugovorom, neposredno se primenjuju odredbe Zakona o javnim nabavkama, Zakona o obligacionim odnosima i drugih važećih propisa Republike Srbije koji regulišu ovu oblast. Član 9. Ugovorne strane su saglasne da sve eventualne sporove rešavaju sporazumno, a u slučaju da sporazum nije moguć ugovara se nadležnost stvarno nadležnog suda u Novom Sadu. Član 10. Ugovor je sačinjen u četiri istovetna primerka, od kojih po dva primerka zadržava svaka ugovorna strana.