Дорада и проширење ДМС софтвера за управљање скупштинским материјалом (шифра: ОП-Д-40/2026)

Specifikacija.docx СПЕЦИФИКАЦИЈА за јавну набавку добра – дорада и проширење DMS софтвера за управљање скупштинским материјалом (шифра: ОП-Д-40/2026) Предмет јавне набавке је дорада и проширење DMS софтвера за управљање скупштинским материјалом, према следећој спецификацији: Увод Решење за припрему материјала за седнице Скупштине Града Новог Сада аутоматизује и ставља под пуну контролу креирање, одобравање и дистрибуцију докумената седнице. Класична припрема и достава материјала одборницима критичне су фазе због обима материјала и ограниченог времена за доставу. Због тога је 2010. године уведено софтверско решење за припрему материјала Скупштине Града Новог Сада, заснованом је на eDocumentus платформи за управљање документима и пословним процесима, које је током 2021. године технолошки и функционално унапређено на данас актуелно софтверско решење. Процес припреме материјала дефинисан је важећим Пословником Скупштине Града Новог Сада, у коме су описана правила, рокови и начин настајања и чувања докумената у току припреме материјала за седницу као и после саме седнице. Систем омогућава припрему и дистрибуцију материјала одборницима, као и предуслове за вођење седница Скупштине „без папира“ истовремено уводећи аутоматизацију активности које им претходе и које следе после седнице, укључујући генерисање дневног реда – сазива, генерисање подсетника за вођење седнице, обавештавање одборника и претрагу материјала седница. Предмет набавке У оквиру реализације услуге функционалне надоградње актуелне имплементације система за управљање документима и пословним процесима, захтеви за изменом функционалности у вези припреме материјала Скупштине Града Новог Сада, које Наручилац доставља понуђачу, биће на самом почетку реализације додатно и детаљно анализирани, узимајући у обзир постојеће функционалности решења, имплементиране пословне токове и размену података са другим софтверским решењима. Наручилац ће омогућити да понуђачу током надоградње решења буду доступни сви нормативно-правни и други релевантни документи потребни за разумевање и реализацију захтева за функционалним изменама. Будући да је у питању надоградња постојећег система, функционално проширење мора бити засновано на истој технолошкој платформи, у потпуности компатибилно и интегрисано са постојећим процесима припреме материјала Скупштине Града Новог Сада и решења за управљање документима и пословним процесима. На основу урађене анализе, у договору са Наручиоцем, понуђач треба да дефинише неопходне ресурсе за подршку функционалностима софтверског решења, као и евентуалне обуке и тренинге за крајње кориснике унапређеног решења уколико је то потребно. Функционална надоградња Понуђач је обавезан да изврши услуге функционалне надоградње актуелне имплементације система за управљање документима и пословним процесима за потребе припреме материјала Скупштине Града Новог Сада, тако да реализује следеће захтеве за изменама/допунама функционалности постојећег решења: Наслов Опис Измене на материјалу Корисницима у Сектору за скупштинске послове омогућити измену свих метаподатака на материјалу у статусима Запримљен, Поднет и Спреман за седницу Историја промене материјала Допунити ток обраде на материјалу новим ставкама. Сада се прати само промена статуса. Потребно је исписати измене свих метаподатака на материјалу, стару вредност, нову вредност, датум и време промене и име и презиме корисника који је направио измену Претрага материјала Додати поље Тип материјала као филтер претраге. За поље Тип предлагача омогућити да се изабере више од једне вредности Штампа резултата претраге материјала Омогућити експорт филтрираног материјала у Word документ. Додати дугме за експорт изнад табеле за приказ. У Word-у штампати табелу која има колоне: 1. Редни број; 2. Назив; 3. Датум пријема; 4. Тип материјала; 5. Тип предлагача, Предлагач Враћање материјала у статусу Спреман за седницу Када је материјал у статусу Повучен из процедуре или у статусу Скинут са седнице, потребно је да на њему буде видљиво дугме Враћање у процедуру. Када се кликне на дугме, материјал поново добија статус Спреман за седницу. Потребно је да овај механизам не наруши конзистентност система, односно да са собом повуче све промене које су настале када је материјал добио тај статус. Сад немам потпун тест и не могу да тестирам да проверим шта све то подразумева. Оно што знам је да ће бити креирана тачка дневног реда коју је потребно избрисати. Поред овога, потребно је проверити да ли постоји неки траг на седницама радног тела. Ако постоји, и то је потребно избрисати. Корисника упозорити поруком шта ће све бити избрисано ако се одлучи на ову акцију. Ово дугме треба да буде видљиво само административним радницима Измена назива материјала Омогућити измену назива материјала у свим статусима. Ако постоји тачка дневног реда везана за материјал који се мења, потребно је урадити ажурирање назива и на тој тачки. Ако постоји било који други објекат на који је преписан назив, ажурирати и на њему Ову функционалност омогућити корисницима у Сектору за скупштинске послове и административном раднику Измена типа тачке дневног реда На форми за измену тачке дневног реда, која се види када је седница у статусу Сазвана, додати поље Тачка дневног реда у ком ће се из падајућег менија бирати вредност Регуларна или Допунска. Ово поље ће служити за ажурирање ове вредности. Вредност већ постоји на ентитету Тачка дневног реда, аутоматски се додељује по некој логици (зависи од статуса седнице на коју се додаје материјал). Све ово треба да остане да ради као и до сада. Једина измена је што ћемо омогућити ручну измену ове вредности Заинтересована страна Када се додаје заинтересована страна на обавештењу, уместо падајућег менија увести могућност претраге над шифарником Ревидирати права приступа сазивима Корисник који је одборник и члан радног тела може да види седнице свих радних тела. Корисник који је само члан радног тела може да види само седнице радног тела којем припада Претрага седница На претрагу седнице и седнице радних тела додати филтер Мандат. Подразумевано приказивати актуелни мандат Увести статус на Списак адреса На шифарник Списак адреса додати поље активан/неактиван. Подразумевано, новим и постојећим записима ставити вредност Активан. Кликом на дугме за брисање у колони акције мењати вредност из Активан у Неактиван. Ако је запис неактиван, дугме за брисање не треба да се види у колони акције. Вредност се мења из падајућег менија. Додати филтер претраге Активан/Неактиван. Када се запис означи као неактиван, не треба да се види као понуђен када се додаје на обавештења Брисање записника са седнице Омогућити брисање документа типа rt_zapisnik и sk_zapisnik када је седница у статусу Завршена. Додати дугме за брисање да буде видљиво само за наведене типове документа у дефинисаном статусу. Омогућити функционалност радницима у Сектору за скупштинске послове и административним радницима Означавање да постоји генерисани документ мишљења на седници радног тела Мишљења се генеришу на сазиву седнице радног тела када је седница у статусу У обради. Кликом на дугме генерише се документ мишљења који се смешта у фолдер материјала/мишљење. Додати колону између колона Тип тачке и Акције, у којој ће се ставити видљива икона документа ако документ постоји. Ако не постоји, икона се не види. Икона не треба да има никакву функцију већ само да буде индикатор да је документ генерисан Омогућити преглед припадности за кориснике У колони Акције на прегледу корисника додати дугме за штампу извештаја. Извештај треба да садржи два дела/табеле. У првој табели исписати којој одборничкој групи припада корисник. У другој табели испод ње исписати све седнице радних тела којима припада Извештавање о пруженим услугама Наручилац и Добављач ће, пре пуштања у рад имплементираних измена, верификовати функционалности унапређеног софтверског решења и записнички, по пуштању у рад унапређеног решења, констатовати преузимање надограђеног решења. Kriterijumi za dodelu ugovora.pdf КРИТЕРИЈУМИ ЗА ДОДЕЛУ УГОВОРА И ОСТАЛИ ЗАХТЕВИ НАБАВКЕ 1 Наручилац: СЛУЖБА ЗА ЗАЈЕДНИЧКЕ ПОСЛОВЕ ГРАДА НОВОГ САДА 103768035 Назив поступка: Дорада и проширење ДМС софтвера за управљање скупштинским материјалом (шифра: ОП-Д-40/2026) Референтни број: XИX-405-3/26-186 КРИТЕРИЈУМИ ЗА ДОДЕЛУ УГОВОРА И ОСТАЛИ ЗАХТЕВИ НАБАВКЕ Део конкурсне документације који је генерисан путем Портала у случају када је наручилац означио опцију аутоматског рангирања понуда на Порталу јавних набавки Назив предмета / партије: Дорада и проширење ДМС софтвера за управљање скупштинским материјалом (шифра: ОП-Д- 40/2026) Наручилац је дефинисао критеријуме за доделу уговора на основу: Цене и критеријума квалитета Изабран начин рангирања прихватљивих понуда (формула): Аутоматско рангирање Укупан број бодова једнак је збиру бодова за сваки критеријум. Формуле су наведене доле уз сваки критеријум. Бу = Бц + ∑ к Бк - укупан број бодоваБу - број бодова ценеБц - критеријумк - број бодова критеријумаБк Цена Цена - пондер (нумеричка вредност): 95,00 Формула за израчунавање бодова за критеријум цене: Максимални број бодова најбољој понуђеној вредности, остале понуђене вредности бодују се у односу на најбољу вредност Б = минЦ Ц × П - број бодова ценеБ - цена најниже понудеминЦ - понуђена ценаЦ - вредност пондера ценеП Код релативног модела оцене, број бодова који се добија за критеријум за поједину понуду зависи од вредности које су понудили други понуђачи. Најбоља понуђена вредност добија максималан број бодова (нумеричка пондерисана вредност). Остале понуде добијају број бодова у односу на најбољу понуђену вредност. Критеријуми квалитета КРИТЕРИЈУМИ ЗА ДОДЕЛУ УГОВОРА И ОСТАЛИ ЗАХТЕВИ НАБАВКЕ 2 Назив: Рок за дораду, проширење и имплементацију ДМС софтвера за управљање скупштинским материјалом Јединица мере: Дан Пондер (нумеричка вредност): 5,00 Вредност за овај критеријум може да буде само цели број. Опис и појашњење критеријума и докази потребни за проверу: Рок за дораду, проширење и имплементацију ДМС софтвера за управљање скупштинским материјалом је максимално 30 дана од дана закључења Уговора Повољнија је  већа понуђена вредност  мања понуђена вредност Формула за израчунавање бодова за критеријум: Максимални број бодова најбољој понуђеној вредности, остале понуђене вредности бодују се у односу на најбољу вредност Код релативног модела оцене, број бодова који се добија за критеријум за поједину понуду зависи од вредности које су понудили други понуђачи. Најбоља понуђена вредност добија максималан број бодова (нумеричка пондерисана вредност). Остале понуде добијају број бодова у односу на најбољу понуђену вредност. Ограничења: Ограничена је минимална вредност коју понуђач може да понуди Ограничена је максимална вредност коју понуђач може да понуди Максимална дозвољена вредност: 30,00 Б = минВ В × П - број бодова критеријумаБ - вредност пондера критеријумаП - понуђена вредност за критеријумВ - највећа понуђена вредност за критеријумма𝑥В - најмања понуђена вредност за критеријумминВ - максимална дозвољена вредност за критеријумВма𝑥 - минимална дозвољена вредност за критеријумВмин Остали захтеви набавке (који нису наведени изнад као критеријуми) Назив: ГАРАНТНИ РОК ЗА ИСПОРУЧЕНО И ИМПЛЕМЕНТИРАНО ДОБРО Јединица мере: Месец Ограничења: Ограничена је минимална вредност коју понуђач може да понуди Минимална дозвољена вредност: 12,00 Ограничена је максимална вредност коју понуђач може да понуди Опис и појашњење критеријума и докази потребни за проверу: минимум 12 месеци од дана сачињавања Записника о квалитативној примопредаји добра. Напомена: У овом делу наведени су остали захтеви набавке који нису претходно наведени као критеријуми за доделу уговора, а понуђач мора на њих да одговори приликом попуњавања електронског обрасца понуде. Ти захтеви могу да се односе на захтеве набавке, које наручилац сматра релевантним за закључење уговора и који се могу нумерички исказати КРИТЕРИЈУМИ ЗА ДОДЕЛУ УГОВОРА И ОСТАЛИ ЗАХТЕВИ НАБАВКЕ 3 Резервни критеријуми Уколико након извршеног бодовања, две или више понуда имају једнак број пондера, повољнијом ће се сматрати понуда која има дужи гарантни рок за испоручено добро. Примена жреба Уколико након рангирања на основу критеријума за доделу и резервних критеријума (ако су дефинисани) није могуће донети одлуку о додели уговора, наручилац ће уговор доделити понуђачу који буде извучен путем жреба. Наручилац ће обавестити све понуђаче који су поднели понуде о датуму када ће се одржати извлачење путем жреба. Жребом ће бити обухваћене само оне понуде које су најповољније након рангирања на основу критеријума за доделу и резервних критеријума (ако су дефинисани). Извлачење путем жреба наручилац ће извршити јавно, у присуству понуђача, и то тако што ће називе понуђача исписати на одвојеним папирима, који су исте величине и боје, те ће све те папире ставити у провидну кутију одакле ће прво извући само један папир. Понуђачу чији назив буде на извученом папиру ће бити додељен уговор. Након извлачења првог папира наручилац извлачи преостале папире један по један те сходно редоследу којим су извучени рангира преостале понуђаче. Понуђачима који не присуствују овом поступку, наручилац ће доставити записник извлачења путем жреба. Obrazac strukture cene.docx ОБРАЗАЦ СТРУКТУРЕ ЦЕНЕ у отвореном поступку јавне набавке (шифра: ОП-Д-40/2026) Понуђач: _______________________________________________ У складу са чланом 93. став 2. Закона о јавним набавкама („Службени гласник РС“, бр. 91/19 и 92/23), прилажемо образац структуре цене: Назив Опис Укупна цена у динарима (без ПДВ-а) Укупна цена у динарима (са ПДВ-ом) Дорада и проширење DMS софтвера за управљање скупштинским материјалом У свему према Спецификацији Наручиоца Напомена: У понуђену цену су урачунати и сви други припадајући трошкови неопходни за реализацију предмета јавне набавке, као што је тестирање и увођење система, пуштање софтвера у рад и одржавање у гарантном року, техничка подршка Наручиоцу. Упутство како да се попуни образац структуре цене: У обрасцу структуре цене наводе се основни елементи понуђене цене: цена у динарима, са и без ПДВ-а. Цене се исказују на највише две децимале. Model ugovora.docx МОДЕЛ УГОВОРА о јавној набавци добра – дорада и проширење DMS софтвера за управљање скупштинским материјалом (шифра: ОП-Д-40/2026) закључен у Новом Саду, дана __________ 2026. године, између: Службе за заједничке послове Града Новог Сада, Жарка Зрењанина 2, ПИБ: 103768035, матични број: 08839964, коју заступа Војислав Јоксовић, в.д. шефа Службе (у даљем тексту: Наручилац) и _____________________________________________________________________, матични број: _____________, ПИБ: _______________ са седиштем у _____________________, улица _______________________, коje заступа ___________________________ (у даљем тексту: Добављач) Уговорне стране сагласно констатују: -да је Наручилац, на основу Закона о јавним набавкама („Службени гласник РС“, бр. 91/19 и 92/23) и подзаконских аката којима се уређује поступак јавне набавке, спровео отворени поступак ради закључења уговора o јавној набавци добра – дорада и проширење DMS софтвера за управљање скупштинским материјалом (шифра:ОП-Д-40/2025); -да је Добављач доставио понуду која у потпуности одговара спецификацији из конкурсне документације, налази се у прилогу овог уговора и чини његов саставни део; -да је Наручилац Одлуком о додели уговора, број ____________ од ________ 2026. године, доделио Добављачу уговор за предметну набавку. Члан 1. Предмет овог уговора је набавка добра – дорада и проширење DMS софтвера за управљање скупштинским материјалом, у свему према спецификацији Наручиоца, обрасцу структуре цене и понуди Добављача, број: ___________ од ________________ 2026. године, који чине саставни део овог уговора. Члан 2. Укупна уговорена вредност за добро из члана 1. овог уговора износи ____________________ динара без пореза на додату вредност, што са порезом на додату вредност у износу од ________________ динара, износи укупно ________________ динара. Укупна уговорена вредност обухвата добро у складу са свим захтевима из спецификације Наручиоца. У укупну уговорену вредност урачунати су и сви други припадајући трошкови неопходни за реализацију предмета јавне набавке, као што је тестирање и увођење система, пуштање софтвера у рад и одржавање у гарантном року, техничка подршка Наручиоцу. Члан 3. Рок за дораду, проширење и имплеметацију добра из члана 1. овог уговора је _____ дана од дана закључења Уговора. Kвалитативну контролу и пријем добра, након испоруке, вршиће овлашћено лице за реализацију Уговора, Перица Јовановић или Бојана Ђипало, запослени у Сектору за информатичке послове и еУправу Службе за заједничке послове Града Новог Сада (у даљем тексту: Овлашћено лице), у присуству овлашћеног лица Добављача, о чему ће бити сачињен Записник о квалитативној примопредаји добра (у даљем тексту: Записник), којим ће се потврдити пријем и имплементација предметног добра. Овлашћено лице ће, потписивањем Записника, потврдити пријем добра из члана 1. овог уговора, у свему у складу са одредбама овог уговора. У случају утврђених недостатака у квалитету и очигледних грешака, Овлашћено лице ће сачинити записник о рекламацији. Добављач мора записнички констатоване недостатке и примедбе на рад програмских пакета отклонити најкасније у року од осам дана од дана сачињавања записника о рекламацији. Члан 4. Наручилац се обавезује да Добављачу исплати вредност испорученог и имплементираног добра у року од 45 дана од дана пријема уредне фактуре и Записника из члана 3. став 2. овог уговора, потписаног од стране овлашћеног лица Добављача и Овлашћеног лица. Фактура из става 1. овог члана треба да гласи на: Служба за заједничке послове Града Новог Сада, Жарка Зрењанина 2, ПИБ: 103768035, са напоменом: у складу са уговором број: XIX-405-3/26-186. Плаћање се врши уплатом на рачун Добављача наведен у фактури. Добављачу није дозвољено да захтева аванс. Фактура мора бити регистрована у складу са прописима којима се уређује фактурисање. Члан 5. Гарантни рок за предметно добро је _____ месеци од дана сачињавања Записника из члана 3. став 2. овог уговора. Уколико за време трајања гарантног рока дође до проблема у раду предметног софтвера услед недостатака који се уоче у гарантном року, као и после истека гарантног рока, уколико потичу од скривених мана, обавеза Добављача је да недостатке отклони о сопственом трошку. Члан 6. Добављач је у обавези да обезбеди техничку подршку Кориснику у периоду од 12 мeсeци почев од дана сачињавања Записника о квантитативном и квалитативном пријему софтвера. Техничка подршка се састоји од следеће врсте консултација: -кратке телефоном (до 15 минута на дан), -писмене консултације (email) – неограничено, -личне консултације у просторијама Добављача – два пута месечно. Члан 7. Добављач гарантује да ће испоручити уговорено добро под условима и на начин како је наведено у понуди и у складу са овим уговором, а у супротном, сагласан је да Наручиоцу надокнади сву претрпљену штету која услед тога настане. Добављач се обавезује да, приликом закључења Уговора, Наручиоцу достави средство финансијског обезбеђења за добро извршење посла и отклањање недостатака у гарантном року, у виду бланко сопствене менице регистроване у Регистру меница и овлашћења Народне банке Србије, са меничним овлашћењем - писмом на 10% вредности уговора без ПДВ-а. Добављач је обавезан да уз средство финансијског обезбеђења достави Копију картона са депонованим потписима овлашћеног лица Добављача, као и доказ о регистрацији менице. Средство финансијског обезбеђења за добро извршење посла и отклањање недостатака у гарантном року мора да важи најмање 30 дана дуже од истека гарантног рока. Наручилац може реализовати средство финансијског обезбеђења за добро извршење посла и отклањање недостатака у гарантном року у случају да Добављач не буде извршавао своје обавезе у роковима и на начин предвиђен уговором о јавној набавци. Поднето средство финансијског обезбеђења не може да садржи додатне услове за исплату, краће рокове, мањи износ или промењену месну надлежност за решавање спорова. Наручилац се обавезује да Добављачу, на његов писани захтев, након истека рока важења менице, врати нереализовану депоновану меницу у року од пет дана од дана пријема захтева. Члан 8. На све међусобне односе, који нису дефинисани овим уговором, непосредно се примењују одредбе Закона о јавним набавкама, Закона о облигационим односима и других важећих прописа Републике Србије који регулишу ову област. Члан 9. Уговорне стране су сагласне да све евентуалне спорове решавају споразумно, а у случају да споразум није могућ уговара се надлежност стварно надлежног суда у Новом Саду. Члан 10. Уговор је сачињен у четири истоветна примерка, од којих по два примерка задржава свака уговорна страна.