Angažovanje agencije za praćenje aktivnosti i poslovnih rezultata EPS AD

Tehnička specifikacija.docx TEHNIČKA SPECIFIKACIJA (Vrsta, tehničke karakteristike, kvalitet, obim i opis usluga, tehnička dokumentacija i planovi, način sprovođenja kontrole i obezbeđivanja garancije kvaliteta, rok izvršenja, mesto izvršenja usluga, eventualne dodatne usluge i sl.) 3.1. Predmet javne nabavke Predmet javne nabavke je Angažovanje agencije za praćenje aktivnosti i poslovnih rezultata EPS AD Akcionarskog Društva "Elektroprivreda Srbije" Beograd (u daljem tekstu: Naručilac). 3.2. Kvalitet i tehničke karakteristike (specifikacije) UVOD Akcionarsko Društvo "Elektroprivreda Srbije", Beograd je najveća energetska kompanija u Srbiji i rad kapaciteta Naručioca česta je tema komunikacije sa najširom javnošću. Više decenija unazad, rad kapaciteta Naručioca, bilo da je reč o površinskim kopovima, termoelektranama, hidroelektranama i šalterima gde građani plaćaju račune ili dobijaju informacije, pod stalnom je lupom javnosti. Poslovanje Naručioca često je tema ne samo u medijima, već i u široj javnosti, kao što su analitičari, nevladine organizacije, domaće i međunarodne institucije. Mišljenje javnosti, posebno građana, o Naručiocu je u mnogim situacijama neopravdano negativno, često bez adekvatne argumentacije. Zato je važno poboljšati proaktivnu komunikaciju i upoznati javnosti sa velikim brojem pozitivnih tema iz poslovanja Naručioca, ali je i ključno unaprediti komunikaciju o temama koje su na prvi pogled negativne, a pritom mogu kroz dijalog da budu rešene i na kraju pozitivno prihvaćene. Poslovanje Naručioca na otvorenom tržištu električne energije, neophodno upoznavanje kupaca sa merama energetske efikasnosti, ali i važnost prepoznavanja bolje komunikacije sa kupcima daju i prioritet postavljanju te vrste komunikacije na viši nivo. Proces pristupanja Srbije Evropskoj uniji, liberalizacija tržišta električne energije i sve intenzivnija potreba za unapređenjem zaštite životne sredine, glavni su razlozi zbog kojih Naručilac povećava investicije u ekologiju i proizvodnju električne energije iz obnovljivih izvora. Naručilac je već uložio sredstva u projekte zaštite životne sredine i do 2025. godine planira još investicija kako bi Srbija ispunila svoje obaveze prema Evropskoj uniji i Energetskoj zajednici. Istovremeno, Naručilac prati strateški pravac Srbije koji je definisan u nacionalnim dokumentima i planira i realizuje projekte kojim će unaprediti zaštitu životne sredine i povećati udeo zelene energije. Svaki investicioni projekat Naručioca je pod lupom javnosti, posebno projekti gradnje novih kapaciteta, modernizacije proizvodnih kapaciteta, projekti unapređenja zaštite životne sredine kao deo odgovornog i održivog poslovanja najveće srpske energetske kompanije. Značajnim ulaganjima Naručilac je zauzeo lidersku poziciju kao najveći investitor u zaštitu životne sredine u Srbiji. Ipak, neophodno je da i najšira javnost, a prvenstveno mediji, budu maksimalno upoznati sa projektima, merama i rezultatima ulaganja u ekološke i OIE projekte. Zato je neophodno i veće angažovanje na ovim temama, uz učešće priznatih saradnika i eksperata. Takođe, neophodno je pravovremeno reagovati i na potencijalno krizne situacije, a posebno u vanrednim okolnostima. Neophodno je komunikaciju sa najširom javnošću putem medija podići na viši nivo, unaprediti je i reagovati u skladu sa okolnostima. Značaj unapređenja energetske efikasnosti na svim poljima važan je segment rada Naručioca i cilj je da se sa tim na pristupačan način, uz saradnju sa medijima, upoznaju i građani kao najveća ciljna javnost. Komunikacija ove oblasti nije u potpunosti iskorišćena u prethodnom periodu, a iskustva iz regiona i Evropske unije pokazuju da je potencijal teme „energetska efikasnost“ u poboljšanju imidža energetskih kompanija više nego dobro oruđe. Mediji su jedan od najvažnijih kanala komunikacije kompanije prema najširoj javnosti. Predstavnicima medija sa kojima Naručilac komunicira najinteresantnije su teme koje su u vezi sa ulaganjima u energetski sektor, liberalizacijom tržišta, poslovnim rezultatima i reformama u energetskom sektoru. Saradnja Naručioca sa medijima, kako nacionalnim, tako i lokalnim, veoma je zadovoljavajuća, ali je svakodnevno unapređenje upravljanja komunikacijama sa medijima i praćenje najnovijih pravaca u komunikaciji neophodno jer se na godišnjem nivou o Naručiocu objavi više od 10.000 priloga u štampanim i elektronskim medijima. Specifikacija usluga koje su predmet ove javne nabavke obuhvata: Strateško planiranje odnosa sa medijima Praćenje objava u medijima Organizacija događaja Krizni PR Strateško planiranje podrazumeva: Definisanje ključnih ciljnih javnosti u zavisnosti od ciljeva i poslovne strategije kompanije Organizovanje aktivnosti u skladu sa tim Definisanje ključnih poruka Definisanje i razvijanje strategije i alata za odnose sa medijima Pripremanje medija plana Iznalaženje modaliteta putem kojih će ključne poruke biti poslate nanačin koji će biti atraktivan za medije Elaboraciju plana i koraka koji su preduzeti tokom same kampanje Dnevnu komunikaciju u vezi sa informacijama/saopštenjima i odgovorima na upite medija Monitoring i evaluaciju Odnosi sa medijima podrazumevaju: Definisanje press pull-a tj. novinara koji će pratiti aktivnosti kompanije Razvijanje formi i kanala komunikacije sa ključnim medijima i građenjedobrih odnosa sa njima na bazi dnevne komunikacije Trijaža i analiza materijala, koji će se koristiti za saopštenja kompanije Planiranje i organizovanje aktivnosti medija na dnevnoj/nedeljnoj bazi Priprema poziva medijima da prate aktivnosti kompanije, kao i priprema saopštenja/informacija koja su u vezi sa tim aktivnostima Praćenje objava u medijima podrazumeva: Priprema poziva medijima da prate aktivnosti kompanije, kao i priprema saopštenja/informacija koja su u vezi sa tim aktivnostima Praćenje medijskih objava o Naručiocu 24/7( dvadeset četiri sata sedam dana u nedelji) i objava koje mogu uticati na poslovanje kompanije Po završetku sprovedene aktivnosti, Agencija priprema izveštaj za Naručioca koji sadrži: ukupan broj medijskih objava procena vrednosti medijskih objava u odnosu na vrednost zakupa medijskog prostora. Organizacija događaja podrazumeva: Kreiranje scenarija događaja Odabir prostora Obezbeđivanje tehničke podrške Poziv za medije Priprema saopštenja Q&A –predlog pitanja i odgovora na aktuelne teme Angažovanje fotografa i snimatelja Sveobuhvatna realizacija događaja Rad sa novinarima tokom događaja Post event PR - priprema saopštenja, fotografija i snimljenog materijala Krizni PR podrazumeva: PR u slučaju ugrožavanja reputacije kompanije u medijima/javnosti Ponuđač je u obavezi da obezbedi minimum 5 (slovima: pet) izvršilaca koji će biti na raspolaganju 24/7 (dvadeset četiri sata sedam dana u nedelji) i to na sledećim pozicijama: Red. br. Naziv pozicije Potrebno iskustvo 1. Vođa celokupnog PR projekta i svih aktivnosti Iskustvo u vođenju tima Radno iskustvo u oblasti odnosa s javnošću Radno iskustvo u medijima sa nacionalnom pokrivenošću Iskustvo na seminarima, konferencijama ili edukacijama iz oblasti odnosa s javnošću na kojima je bio angažovan kao predavač Iskustvo i saradnja ostvarena u poslednje tri godine u radu sa minimum 5 medija sa nacionalnom pokrivenošću Iskustvo u saradnji u poslednje tri godine sa državnim organima/institucijama/javnom upravom u Republici Srbiji 2. PR ekspert za korporativnu komunikaciju i organizaciju događaja Radno iskustvo u oblasti odnosa s javnošću Relevatno iskustvo u poslednje tri godine na projektima korporativne komunikacije Relevantno iskustvo u poslednje tri godine u pripremi,organizaciji i realizaciji događaja kojima su prisustvovali predstavnici najviših državnih organa ili institucija (predsednik, premijer, ministar…) Iskustvo u izradi plana komunikacije iz oblasti energetike 3. PR ekspert za kriznu komunikaciju Radno iskustvo u oblasti odnosa s javnošću Relevatno iskustvo u poslednje tri godine na projektima krizne komunikacije 4 Menadžer za odnose sa medijima Iskustvo rada u medijima sa nacionalnom pokrivenošću Iskustvo u komunikacionim projektima u poslednje tri godine za potrebe javnih preduzeća ili državnih organa 5. Saradnik za saradnju sa medijima specijalizovan za oblast zaštite životne sredine Iskustvo na realizaciji projekta vezanih za temu zaštite životne sredine Minimum jedna publikacija/stručna studija/ istraživački rad iz oblasti zaštite životne sredine Iskustvo u realizaciji poslova vezanih za teme energetike 3.3. Rok pružanja usluga Pružalac usluga ima obavezu da predmetne usluge i to Usluge strateškog planiranja odnosa sa medijima, praćenje objava u medijima i organizacija događaja vrši sukcesivno, na mesečnom nivou, u periodu od 12 (slovima: dvanaest) meseci od dana stupanja Ugovora na snagu. Pružalac usluga ima obavezu da predmetne usluge i to usluge kriznog PR vrši na poziv Korisnika usluga u periodu od 12 (slovima: dvanaest) meseci od dana stupanja Ugovora na snagu. Vreme odziva za usluge kriznog PR je maksimalno 30 (slovima: trideset) minuta, a postupanje po kriznoj situaciji je 90 (slovima: devedeset) minuta od primljenog poziva telefonom. 3.4. Mesto pružanja usluga Mesto pružanja usluga su prostorije Pružaoca usluga. 3.5. Kvalitativni i kvantitativni prijem usluga Kvalitativni i kvantitativni prijem predmetnih Usluga izvršiće ovlašćena lica Ugovornih strana zadužena za praćenje izvršenja Ugovora, koji će, za svaki mesec u kome su usluge izvršene, sačiniti i potpisati Izveštaj o izvršenim uslugama-bez primedbi/Izveštaj o izvršenim kriznim PR uslugama-bez primedbi. U slučaju da se prilikom prijema Usluga utvrdi da stvarno stanje ne odgovara obimu i kvalitetu, Korisnik usluga je dužan da reklamaciju zapisnički konstatuje i istu dostavi Pružaocu usluga u roku od 2 (slovima: dva) dana. Pružalac usluga se obavezuje da nedostatke ustanovljene od strane Korisnika usluga prilikom kvalitativnog i kvantitativnog prijema, otkloni o svom trošku, u roku od 2 (slovima: dva) dana od momenta prijema reklamacije. Obrazac 4-Spisak angažovanih kadrova.docx Obrazac 4 SPISAK ANGAŽOVANIH KADROVA - IZVRŠILACA JN/1000/0008/2026 (738/2026) Angažovanje agencije za praćenje aktivnosti i poslovnih rezultata EPS AD Pod punom moralnom, materijalnom i krivičnom odgovornošću izjavljujemo da raspolažemo kadrovima zahtevanim u postupku javne nabavke broj JN/1000/0008/2026 (738/2026) – Angažovanje agencije za praćenje aktivnosti i poslovnih rezultata EPS AD, odnosno da smo u mogućnosti da angažujemo (po osnovu radnog odnosa ili nekog drugog oblika angažovanja van radnog odnosa, predviđenog članovima 197-202. Zakona o radu) sledeća lica koja će biti angažovana na izvršenju Ugovora i koja će biti odgovorna za izvršenje Ugovora i to: Red. broj Angažovani kadrova Ime i prezime, profesionalno zvanje 1. Vođa celokupnog PR projekta/aktivnosti 2. PR ekspert za korporativnu komunikaciju i organizaciju događaja 3. PR ekspert za kriznu komunikaciju 4. Menadžer za odnose s medijima 5. Saradnik za saradnju sa medijima specijalizovan za oblast zaštite životne sredine Datum Ponuđač (ime i prezime ovlašćenog lica) m.p. (potpis ovlašćenog lica) Napomene: Ovaj obrazac se može kopirati u potrebnom broju primeraka Naručilac, u toku stručne ocene ponuda može zahtevati da privredni subjekti dostave sledeće dokaze: Fotokopije prijave – odjave na obavezno socijalno osiguranje izdate od nadležnog Fonda PIO (obrazac M ili M3A) za zaposlena lica kod privrednog subjekta, Fotokopija odgovarajućeg Ugovora o radnom angažovanju, u slučaju da su lica angažovana po nekom drugom obliku angažovanja van radnog odnosa Obrasci 4.1-7 Kadrovi i reference.docx Obrazac/Izjava 4.1 Izjava angažovanih kadrova - Vođa celokupnog PR projekta/aktivnosti Vođa celokupnog PR projekta/aktivnosti: (ime i prezime) Pod punom moralnom, materijalnom i krivičnom odgovornošću potvrđujemo tačnost podataka navedenih podkriterijuma: Da imam _______ godina/e radnog iskustva u oblasti odnosa s javnošću. (upisati broj) Da imam _______ godina/e radnog iskustva u medijima sa nacionalnom pokrivenošću. (upisati broj) Da imam _______ konferencija/edukacijama ili seminarima na kojima sam bio/la angažovan (upisati broj) kao predavač u oblasti odnosa s javnošću. Da ___________ relevantno iskustvo i saradnju u radu sa minimum 5 (slovima: pet) medija sa (imam ili nemam) nacionalnom pokrivenošću u poslednje 3 (slovima: tri) godine. Da ___________ iskustvo u radu sa državnim organima/ institucijama/javnom upravom u (imam ili nemam) Republici Srbiji u poslednje 3 (slovima: tri) godine. Prihvatam da Naručilac zadržava mogućnost da prema potrebi zatraži od Ponuđača dodatno pojašnjenje u vezi sa dokazima koji potvrđuju gore navedene uslove i podkriterijume. Datum Ponuđač (potpis ovlašćenog lica) m.p.. Vođa celokupnog PR projekta (potpis) Obrazac/Izjava 4.2 Izjava angažovanih kadrova - PR ekspert za korporativnu komunikaciju i organizaciju događaja PR ekspert za korporativnu komunikaciju i organizaciju događaja: (ime i prezime) Pod punom moralnom, materijalnom i krivičnom odgovornošću potvrđujemo tačnost podataka navedenih podkriterijuma: Da imam _______ godina/e radnog iskustva u oblasti odnosa s javnošću. (upisati broj) Da sam učestvovao/la u realizaciji _______ projekata u poslednje 3 (slovima: tri) godine (upisati broj) koji se odnose na korporativnu komunikaciju. Da sam učestvovao/la u realizaciji _______ događaja u poslednje 3 (slovima: tri) godine (upisati broj) kojima su prisustvovali najviši predstavnici državnih organa ili institucija (predsednik, premijer, ministri,...). Da ___________ iskustva u izradi plana komunikacije iz oblasti energetike. (imam ili nemam) Prihvatam da Naručilac zadržava mogućnost da prema potrebi zatraži od Ponuđača dodatno pojašnjenje u vezi sa dokazima koji potvrđuju gore navedene uslove i podkriterijume. Datum Ponuđač (potpis ovlašćenog lica) m.p.. PR ekspert za korporativnu komunikaciju i organizaciju događaja (potpis) Obrazac/Izjava 4.3 Izjava angažovanih kadrova - PR ekspert za kriznu komunikaciju PR ekspert za kriznu komunikaciju: (ime i prezime) Pod punom moralnom, materijalnom i krivičnom odgovornošću potvrđujemo tačnost podataka navedenih podkriterijuma: Da imam _______ godina/e radnog iskustva u oblasti odnosa s javnošću. (upisati broj) Da sam učestvovao/la u realizaciji _______ projekata u poslednje 3 (slovima: tri) godine (upisati broj) koji se odnose kriznu komunikaciju. Prihvatam da Naručilac zadržava mogućnost da prema potrebi zatraži od Ponuđača dodatno pojašnjenje u vezi sa dokazima koji potvrđuju gore navedene uslove i podkriterijume. Datum Ponuđač (potpis ovlašćenog lica) m.p.. PR ekspert za kriznu komunikaciju (potpis) Obrazac/Izjava 4.4 Izjava angažovanih kadrova - Menadžer za odnose s medijima Menadžer za odnose s medijima: (ime i prezime) Pod punom materijalnom i moralnom odgovornošću potvrđujem tačnost podataka navedenih podkriterijuma: Da ___________ iskustvo rada u medijima sa nacionalnom pokrivenošću. (imam ili nemam) Da imam _______ realizovanih komunikacionih projekata za potrebe javnih preduzeća ili (upisati broj) državnih organa u poslednje 3 (slovima:tri) godine. Prihvatam da Naručilac zadržava mogućnost da prema potrebi zatraži od Ponuđača dodatno pojašnjenje u vezi sa dokazima koji potvrđuju gore navedene uslove i podkriterijume. Datum Ponuđač (potpis ovlašćenog lica) m.p.. Menadžer za odnose s medijima (potpis) Obrazac/Izjava 4.5 Izjava angažovanih kadrova - Saradnik za saradnju sa medijima specijalizovan za oblast zaštite životne sredine Saradnik za saradnju sa medijima specijalizovan za oblast zaštite životne sredine: (ime i prezime) Pod punom materijalnom i moralnom odgovornošću potvrđujem tačnost podataka navedenih podkriterijuma: Da ___________ iskustvo na projektima koji su vezani za teme zaštite životne sredine. (imam ili nemam) Da ___________ objavljenu publikaciju/stručnu studiju/ istraživački rad iz oblasti (imam ili nemam) zaštite životne sredine. Da ___________ iskustvo na projektima koji su vezani za teme iz energetike. (imam ili nemam) Prihvatam da Naručilac zadržava mogućnost da prema potrebi zatraži od Ponuđača dodatno pojašnjenje u vezi sa dokazima koji potvrđuju gore navedene uslove i podkriterijume. Datum Ponuđač (potpis ovlašćenog lica) m.p.. Saradnik za saradnju sa medijima specijalizovan za oblast zaštite životne sredine (potpis) Obrazac 5 RADNA BIOGRAFIJA – CV za angažovane kadrove Predložena pozicija: Ime osobe (puno ime i prezime): Datum rođenja: Obrazovanje: 4.1 Stečena zvanja/diplome 4.2 Obrazovne institucije - period obrazovanja: Od (mesec/godina) do (mesec/godina) Ostali treninzi (navesti sve ustanove kao i zvanja stečena pohađanjem treninga): Znanje jezika (oceniti od 1 do 5, pri čemu je 1 najviša ocena): Jezik Govor Čitanje Pisanje Kretanje u službi (počevši od trenutnog statusa pa sve do trenutka prvog zaposlenja): Period: od (mesec/godina) do (mesec/godina) Adresa Kompanija Naziv radnog mesta Opis posla Period: od (mesec/godina) do (mesec/godina) Adresa Kompanija Naziv radnog mesta Opis posla Period: od (mesec/godina) do (mesec/godina) Adresa Kompanija Naziv radnog mesta Opis posla Plan angažovanja (lista zadataka za koje će biti zadužen): Dosadašnje angažovanje na poslovima koji su predmet projekta (na osnovu prethodnih aktivnosti na ovom mestu iz do sada izvršenih poslova navesti samo one koji dokazuju relevantno iskustvo predloženog člana tima za predmet nabavke: Naziv projekta Godina Mesto izvršenja Klijent Glavne karakteristike projekta Pozicija Izvršene aktivnosti Datum Ponuđač (ime i prezime ovlašćenog lica) m.p. (potpis ovlašćenog lica) Napomena: data radna biografija mora biti praćena Izjavom datog lica i Ponuđača, da je ista istinita i tačna. Obrazac 5.1 IZJAVA O ISTINITOSTI RADNE BIOGRAFIJE U vezi sa Pozivom za podnošenje ponuda za javnu nabavku usluga broj JN/1000/0008/2026 (738/2026) - Angažovanje agencije za praćenje aktivnosti i poslovnih rezultata EPS AD, pod krivičnom i materijalnom i moralnom odgovornošću izjavljujemo da su podaci navedeni u radnoj biografiji ____________________________________ istiniti. (upisati ime i prezime) Ime i Prezime angažovanog lica: Datum Ponuđač (potpis ovlašćenog lica) m.p. Angažovano lice (potpis) Obrazac 6 POTVRDA PRETHODNOG NARUČIOCA Naziv Naručioca Sedište, ulica i broj Telefon, faks, e mail Matični broj PIB Ovlašćeno lice i funkcija kod Naručioca Ja, dole potpisani ovim potvrđujem da je učestvovao (ime i prezime) u periodu od do u izvršenju usluga koje su obuhvatale na funkciji (precizirati vrstu i opis usluge) Mesto vršenja usluge je Referenca se izdaje na zahtev ______________________________________________ radi učešća u otvorenom postupku javne nabavke usluga - Angažovanje agencije za praćenje aktivnosti i poslovnih rezultata EPS AD - JN/1000/0008/2026 (738/2026), i u druge svrhe se ne može koristiti. Datum Naručilac (ime i prezime ovlašćenog lica) m.p. (potpis ovlašćenog lica) Napomena: Potvrda koja sadrži sve zatražene informacije o referentnim uslugama može biti izdata i u drugoj formi koju dostavlja prethodni Naručilac. U tom slučaju na istoj ne mora biti naveden naziv i broj ove javne nabavke.