Mikrofilmovanje

TEHNICKA SPECIFIKACIJA_JN 0076-26.docx TEHNIČKA SPECIFIKACIJA PREDMETA JAVNE NABAVKE PREDMET NABAVKE Arhivistička i fizička priprema dokumentacije; Skeniranje i mikrofilmovanje dokumentacije; Indeksiranje obrađene dokumentacije; Učitavanje skeniranih dokumenata i indeksnih podataka u postojeći sistem za upravljanje dokumentima (DMS sistem) Naručioca; Čuvanje dokumentacije do okončanja postupka izlučivanja (ukoliko je pozitivnim zakonskim propisima predviđeno izlučivanje mikrofilmovane dokumentacije) ili do preuzimanja radi arhiviranja i čuvanja OPŠTI PODACI Potrebno je izvršiti arhivističku i fizičku pripremu, digitalizaciju i mikrofilmovanje originalne dokumentacije u papirnom obliku koja se nalazi na lokacijama navedenim u Distributivnoj listi koja je sastavni deo Konkursne dokumentacije (u daljem tekstu: Distributivna lista). Ukupna količina dokumentacije je procenjena na 1.395.000 dokumenata. Mogućnost izlučivanja dokumentacije koja će biti skenirana i mikrofilmovana propisana je pozitivnim zakonskim propisima. Sa stanovišta obrade, u pitanju je dokumentacija srednjeg kvaliteta, čuvana u adekvatnim arhivskim uslovima, a zbog važnosti iste neophodno je obezbediti visok nivo kvaliteta obrade. Dokumentacija je formata od A6 do A3, jednostrana i dvostrana. Svaki predmet se nalazi u omotu spisa ili fascikli, a više predmeta je povezano u kartonske fascikle sa keper trakom. U okviru dokumentacije koja treba da se obradi nalaze se sledeće kategorije dokumenata: Kartoteka i Dosijei korisnika novčane naknade. Zbog važnosti dokumentacije, u toku obrade, neophodno je obezbediti visok nivo bezbednosti i zaštite iste u skladu sa postojećim zakonima i standardima. Za pripremu dokumentacije za mikrofilmovanje u skladu sa zahtevima konkursne dokumentacije, ponuđač je dužan da u kadrovskom kapacitetu obezbedi odgovarajući nivo, odnosno ekspertsko poznavanje arhivističke teorije i prakse, s obzirom da: - odgovarajući nivo ekspertskog arhivističkog znanja podrazumeva posedovanje najviših stručnih i naučnih, teorijskih i praktičnih znanja iz oblasti arhivske teorije i prakse, istorije i organizacije državnih institucija kojima po značaju i državnoj organizaciji pripada Naručilac kao pravno lice čija su arhivska građa i dokumentarni materijal predmet mikrofilmovanja, zatim iz oblasti kancelarijskog i arhivskog poslovanja, upravljanja dokumentima, njihovog evidentiranja, vrednovanja, čuvanja, bezbednosti i tehničke zaštite; - mikrofilmovanjem prema ovoj nabavci kod Naručioca biće obuhvaćena ne samo svakodnevna operativna poslovna dokumentacija, već i arhivska građa koja se trajno čuva i štiti u skladu sa odredbama Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti; - mikrofilmovanje predstavlja i meru zaštite arhivske građe i dokumentarnog materijala kod Naručioca (stvaraoca iste), kao sigurnosno i zaštitno snimanje arhivske građe i dokumentarnog materijala u cilju njihove zaštite, zamene, dopune, kompletiranja arhivske celine dokumentacije nastale u radu naručioca; zbog toga se vrši se isključivo sa arhivom koja je prethodno propisno sređena, obrađena i evidentirana. - obzirom da se radi o Naručiocu čiji su status, delokrug rada, a samim tim i arhiva od izuzetnog značaja za državu, dokumentacija koja se mikrofilmuje mora biti prethodno po propisu sređena, obrađena, evidentirana i valorizovana na najvišem stručnom nivou, odnosno adekvatno pripremljena za mikrofilmovanje, a proveru stepena pripremljenosti za mikrofilmovanje treba da izvrši lice koje poseduje najviši nivo arhivističkog stručnog, naučnog, teorijskog i praktičnog znanja. SADRŽAJ I OPIS DOKUMENTACIJE ZA OBRADU Kartoteka Gramatura papira: 110-150 g/m2; Format papira: mešani A5, A4 (savijen na pola), 210 h 240 mm, savijen na format A5 (dvostruko savijen); Tekstura papira: svi tipovi od sjajnog glanca do mat papira; Boja: dominantno bela, vrlo mala količina u raznim nijansama roze i zelene boje; Ispis teksta: grafitna olovka, hemijska olovka. mastilo, flomasteri. Dosijei korisnika novčane naknade Gramatura papira: 40-80 g/m2; Format papira: mešani, od A6 do A3; Tekstura papira: standardna tekstura, deo dokumenata sa NCR podlogom (plavom ili crnom); Boja papira: dominantno bela, manja količina u plavoj boji; Ispis teksta: sve vrsge mehanografskih sredstava za štampu, hemijska olovka, flomasteri. TEHNIČKI ZAHTEVI Od dobavljača se očekuje da prilikom pripreme, obrade i čuvanja dokumentacije u potpunosti odgovori na sledeće tehničke zahteve: Arhivistička i fizička priprema dokumentacnje Priprema dokumentacije za mikrofilmovanje podrazumeva utvrđivanje: - stepena sređenosti i obrađenosti arhivske građe i dokumentarnog materijala (poslovne dokumentacije) Naručioca, koji su predmet mikrofilmovanja (o čemu dobavljač sačinjava izveštaj - dokument o stanju dokumentacije koja je predmet mikrofilmovanja, koji se dostavlja naručiocu pre počekta mikrofilmovanja); - postojanja i validnosti obaveznih i zakonom predviđenih evidencija naručioca o celokupnoj poslovnoj dokumentaciji koja je predmet mikrofilmovanja (prilikom uvođenja u posao, po zaključenju ugovora, naručilac informiše dobavljača o postojanju zakonskih evidencija o arhivskoj dokumentaciji i iste dostavlja u fotokopiji dobavljaču, kako bi isti pre početka mikrofilmovanja sravnio stanje dokumentacije sa evidencijama); - sadržinske vrednosti poslovne dokumentacije u cilju njenog propisanog i strukturalnog mikrofilmovanja, u skladu sa vazećim zakonskim propisima (valorizacija arhivskih građe i dokumentarnog materijala naručioca, koji su predmet mikrofilmovanja) - izradu arhivističke metodologije mikrofilmovanja u konkretnom slučaju (uputstvo za mikrofilmovanje poslovnih dokumentacija), u skladu sa Zakonom o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti (Sl. glasnik RS br.6/2020), Pravilnikom o bližim merama zaštite arhivskih građevina (Sl. glasnik RS br. 29/2021), kao i stručnim Uputstvom o mikrofilmovanju arhivske građe (objavljeno u stručnom časopisu „Arhivski pregled“, br. 1-2, 1971) sa ciljem da se na kvalitetan način obezbedi olakšano pretraživanje, korišćenje i čuvanje mikrofilmovane dokumentacije Naručioca (izrađenu metodologiju, dobavljač dostavlja naručiocu). Fizička priprema dokumenata za skeniranje i mikrofilmovanje U okviru fizičke pripreme, potrebno je ukloniti sve metalne predmete (spajalice, klamarice), ravnanje iskrzalih ivica odsecanjem, lepljenje zacepljenih dokumenata. Ako su dokumenta oštećena: od vode, vatre, glodara, insekata, ili naseljena kolonijom mikroorganizama, dobavljač neće imati obavezu njihovog preuzimanja i obrade, već će u tom slučaju sastaviti zapisnik o vrsti i količini ovakve dokumentacije, koji potpisuju ovlašćeni predstavnici dobavljača i naručioca, što znači da nikakve dodatne, skrivene troškove dobavljač neće morati da snosi. Nije dozvoljeno dokumenta formata A-3, seći na pola, da bi se dobila dva dokumenta formata A-4. Nije dozvoljeno stavljanje bilo kakvih grafičkih simbola, za razdvajanje pojedinih dokumenata ili pojedinačnih dosijea, odnosno predmeta. Priprema kartoteka Kartoteke se slažu posebno u okviru svake vrste kartona; Kartoteke se slažu po azbučnom redosledu, do petog slova prezimena, i prvog slova imena, u okviru logičke celine. Ako neko prezime ima manje od pet slova, u tom slučaju se slaganje vrši po punom prezimenu i prvom slovu imena (npr.: Nađ M.). Ukoliko je pozitivnim zakonskim propisima predviđeno izlučivanje mikrofilmovane dokumentacije, iz kartoteka se izlučuju sva dokumenta osim dopunskog kartona lica odnosno kartona invalida, ako postoji u LKR-u. Ovaj stav se ne odnosi na: Originalne diplome o završenoj školi i orginalne radne knjižice. Ova dokumenta se vraćaju NSZ. U slučaju da su u kartoteci LKR-a, podaci suviše bledi, i da se ne bi videli dobro na snimku, tada se pojačavaju slabo vidljivi podaci i to: prezime, ime, datum rođenja, datum prijavljivanja na evidenciju i datum brisanja sa evidencije. Ovu vrstu intervencije vrši operater Dobavljača, uz nadzor i dozvolu predstavnika Naručioca (tom prilikom se ne sme vršiti prepravka postojećih podataka, već samo pojačavanje slabo vidljivih podataka). Priprema dosijea novčane naknade Složeni dosijei korisnika novčane naknade se sravnjuju sa postojećim spiskom. Ako se dosije ne nalazi na mestu gde bi trebalo, stavlja se na odgovarajuće mesto; Ispred svakog dosijea stavlja se dokument za najavu dosijea, list papira formata A-5, na kome se nalaze sledeći podaci: broj dosijea, prezime i ime lica, JMBG (jedinstveni matični broj građana). Ako nedostaje neki dosije na njegovo mesto se stavlja list formata A-5, na kome se upisuje: reč: "NEDOSTAJE", broj dosijea iz spiska, prezime i ime lica iz spiska. Unutar dosijea ako ima više predmeta, oni se slažu od najmlađeg ka najstarijem. Unutar predmeta, posle omota prvo se stavlja zahtev, zatim rešenje, i na kraju prateća dokumentacija. Skeniranje i mikrofilmovanje dokumentacije Skeniranje dokumentacije Skeniranje dokumentacije vrši se u rezoluciji 300 dpi, crno belo i u sivoj skali, u PDF/A formatu, kompatibilno sa standardnim uređajima za ispisivanje dokumenata na mikrofilm (Archive writer), spremno za prenos na mikrofilmske rolne od 16 mm. Skeniranje se vrši obostrano, sa izbacivanjem praznih strana. Predmeti novčane naknade skeniraju se u formi posebnog batch fajla za svaki predmet; Skeniranje kartoteke se vrši tako što je svaki karton poseban fajl. Bekap treba uraditi na optičkim medijima (DVD), u dve kopije, tako da bude kompatibilan sa sistemom za upravnjalje dokumentima, koji je implementiran u NSZ, a koja će se koristiti za pretragu i pregled skeniranih dokumenata. Mikrofilmovanje dokumentacije Mikrofilmovanje je potrebno izvršiti na digitalnom pisaču mikrofilma (Archive writer) za prenos slika, na rolni 16 mm, sa mogućnošću zapisa sledećih formata: TIFF, JPEG, PDF, PDF/A sa mogućnošću konverzije mikrofilma u bitonalnoj, sivoj skali ili boji. Uređaj mora imati mogućnost prihvatanja svih tipova mikrofilma i dužine od 30 - 600 m, u dupleks formatu, sa umanjenjem 50 puta za dokumentaciju do AZ formata, u dva primerka: original + kopija. Dokumenti na filmu se obeležavaju blipovima u jednom nivou. Svaka registraturska jedinica mora biti odvojena internim obrascem za početak i kraj te celine. Interni obrasci za početak i kraj moraju sadržati podatke o sadržaju registraturske jedinice. Na početku svakog filma, pre mikrofilmovanja dokumentacije NSZ, treba da se snime sledeća dokumenta: Dokument za merenje gustine, Naziv ponuđača koji vrši uslugu, datum mikrofilmovanja, ime i prezime operatera, naziv organizacione jedinice, vrsta dokumenta, vremenski period nastanka i redni broj filma. Na kraju filma se snima dokument sa klauzulom ''kraj filma'', ako se radi o poslednjem filmu za datu celinu, ili ''nastavak na filmu broj: ____'', ako se celina nastavlja na sledećem filmu. Iza ovog dokumenta, snima se dokument za merenje gustine, nakon čega je potrebno kreirati “log file” izveštaj po završetku snimanja. Dalje je potrebno izvršiti i razvijanje mikrofilmova na odgovarajućim uređajima, koji omogućavaju rad sa rolnama od 16mm i dužinama do 600m (razvijeni mikrofilmovi se predaju naručiocu). 2.3. Konfekcioniranje i obeležavanje kutija Mikrofilmovi treba da budu spakovani u plastične kutije dimenzija: 98 h 98 h 25 mm. Filmovi se ne smeju nastavljati lepljenjem. Na široj strani kutije sa originalnim filmom upisuju se sledeći podaci: Organizaciona jedinica Skraćena oznaka za vrstu dokumenata Vremenski period nastanka dokumentacije; Sadržaj prvog dokumenta na filmu; Sadržaj poslednjeg dokumenga na filmu; Ukupan broj dokumenata na filmu, uključujući i sva dokumenta za najavu; Datum razvijanja. Na poklopcu kutije kopije, upisuju se sledeći podaci: Apsolutni broj mikrofilmske rolne, ovaj broj izvršilac dobija od NSZ; Relativni broj rolne u okviru celine; Skraćenu oznaku dokumenata; Organizaciona jedinica. Ako izvršilac ima potrebu upisa još nekog podatka, može ga upisati grafitnom olovkom. Na poklopcu kopije, upisuje se apsolutni i relativni broj mikrofilmske rolne. Indeksiranje skenirane i mikrofilmovane dokumentacije i učitavanje skeniranih dokumenata i indeksnih podataka u postojeći sistem za upravljanje dokumentima Naručioca Dobavljač je u obavezi da skeniranu dokumentaciju i mikrofilmove indeksira u skladu sa datim opisom kategorija dokumenata. Ponuđač je takođe u obavezi da elektronska dokumenta sa pratećim indeksnim podacima i informacije o poziciji dokumenata na mikrofilmu učita u postojeći sistem za upravljanje dokumentima NSZ, kao objedinjenu platformu namenjenu za centralizovano čuvanje elektronskih dokumenata u informacionom sistemu NSZ. Učitavanje skeniranog materijala u postojeći sistem za upravljanje dokumentima automatski podrazumeva zadovoljenje osnovnih funkcionalnih zahteva naručioca, a to su pre svega: Mogućnost pretrage po indeksnim poljima, Mogućnost štampe i slanja putem email-a, Mogućnost udanjenog pristupa dokumentima preko mreže naručioca, Organizaciju dokumenata unutar sistema i definisanje odgovarajućih prava pristupa. Dobavljač je takođe u obavezi da u postojeći sistem Naručioca izvrši i migraciju stare baze mikrofilma (moguće je izvršiti izvoz sadržaja stare baze u fajl tipa TehtDocument (.TXTEncoding ANSI). Pod starom bazom mikrofilma se podrazumeva postojeći sadržaj indeksnih podataka koji se odnose na ranije napravljene mikrofilmove, a koji će biti dostupan u jasno definisanom formatu. Stari mikrofilmovi su indeksirani na isti način kao što će biti indeksirani novi mikrofilmovi (za migraciju starih podataka može se koristiti isti mehanizam koji će se koristiti i za učitavanje novih indeksnih podataka u postojeći sistem Naručioca, i može se izvršiti jednokratno, nezavisno od količine starih podataka). Naručilac obezbeđuje neophodnu hardversku i softversku podršku za indeksiranje skenirane i mikrofilmovane dokumentacije. Indeksiranje se vrši po kategoriji dokumenta (šifarnik organizacionih jedinica dostavlja naručilac). U nastavku su opisani indekcni podaci za kategorije dokumenata Kartoteka i Dosijei korisnika novčane naknade: Kartoteka Organizaciona jedinica (šifra) - fiksno za grupu dokumenta (broj) Prezime (slova) Ime (slova) JMBG (broj) Apsolutni broj filma (broj) - fiksno za film Mikrofilmska adresa (broj) Baza (broj) - fiksno za celu grupu predatih dokumenata Relativni broj filma (broj) - fiksno za film Period od (broj) - fiksno za grupu dokumenata Period do (broj) - fiksno za grupu dokumenata Dosijei korisnika novčane naknade Organizaciona jedinica (šifra) - fiksno za grupu dokumenta (broj) Prezime (slova) Ime (slova) Broj dosijea (slova) JMBG (broj) Apsolutni broj filma (broj) - fiksno za film Mikrofilmska adresa (broj) Baza (broj) - fiksno za celu grupu predatih dokumenata Relativni broj filma (broj) - fiksno za film Period od (broj) - fiksno za grupu dokumenata Period do (broj) - fiksno za grupu dokumenata Čuvanje dokumentacije do okončanja postupka izlučivanja ili do preuzimanja radi arhiviranja i čuvanja Ukoliko je pozitivnim zakonskim propisima predviđeno izlučivanje mikrofilmovane dokumentacije, po izvršenom kvalitativnom prijemu mikrofilmova dobavljač je u obavezi da čuva snimljenu dokumentaciju do okončanja postupka izlučivanja. Postupak izlučivanja sprovodi Naručilac u saradnji sa Dobavljačem, u skladu sa Listom kategorija registraturskog materijala i rokovima čuvanja, najduže do jedne godine, u saradnji sa Arhivom Srbije. Dobavljač je dužan da omogući predstavniku Arhiva Srbije da izvrši uvid u dokumentaciju predviđenu za izlučivanje. Ukoliko pozitivnim zakonskim propisima nije predviđeno izlučivanje mikrofilmovane dokumentacije, Naručilac nakon izvršenog postupka mikrofilmovanja dokumentacije organizuje preuzimanje iste u koordinaciji sa pružaocem usluga arhiviranja dokumentacije i smeštaj u arhivski depo, koji zadovoljava sve propisane uslove za smeštaj i čuvanje arhivske građe. OSTALI ZAHTEVI Preuzimanje dokumentacije za skeniranje i mikrofilmovanje Dokumentaciju dobavljač preuzima, organizuje prevoz i utovar i snosi troškove prevoza i ostale manipulativne troškove. Dokumentacija se preuzima na adresama organizacionih jedinica NSZ koje su navedene u Distributivnoj listi. Troškove obezbeđivanja opreme i materijala neophodnih za preuzimanje, utovar, obezbeđivanje i istovar dokumentacije (teretna vozila, transportne palete, streč folija i ostalo), snosi Dobavljač. Dobavljač je u obavezi da, nakon potpisivanja ugovora, u saradnji sa nadležnim predstavnicima Nacionalne službe, napravi detaljnu evidenciju i plan transporta dokumentacije do objekta u kome će vršiti obrada i kasnije eventualno čuvanje do okončanja postupka izlučivanja. Dobavljač je u obavezi da u roku od 15 dana od izdavanja naloga od strane Naručioca preuzme i transportuje kompletnu dokumentaciju NSZ, sa lokacija navedenih u Distributivnoj listi, do objekta u kome će vršiti obrada i kasnije eventualno čuvanje dokumentacije do okončanja postupka izlučivanja. Dokumentacija se preuzima uz Zapisnik o primopredaji. Zapisnik se radi u 4 (četiri) primerka, od kojih se dostavlja: -Naručiocu, - Licu na mestu preuzimanja kompletne dokumentacije i -Dobavljaču (dva). Obavezan sadržaj Zapisnika o primopredaji: -Zaglavlje, gde se obavezno navodi: koja organizaciona jedinica predaje dokumentaciju i naziv izvršioca koji prima dokumentaciju -Redni broj zapisnika -Naziv – vrsta dokumentacije -Period nastanka dokumentacije -Količina izražena u paketima ili povezima -Za dokumentaciju uz koji se prilaže spisak ili pregled, to se navodi u zapisniku -Datum i mesto primopredaje -Potpis lica koje predaje i potpis lica koje preuzima dokumentaciju U prilogu Zapisnika nalazi se spisak odnosno pregled dokumenata koji naručilac predaje. Pregled dokumenata dostavlja se dobavljaču i u elektronskoj formi. Dokumentacija se razvrstava i pakuje u jednu registratursku jedinicu - logičku jedinicu (jedna organizaciona jedinica; jedna vrsta dokumenata; isti period nastanka dokumenta). Sređena dokumentacija mora da se poveže debljim kanapom u pakete, pogodne za transport. Pregled dokumetacije koja je pristigla kod dobavljača Po dopremanju dokumentacije na lokaciju, gde se vrši snimanje, naručilac u saradnji sa dobavljačem, treba da utvrdi u kakvom je stanju pristigla dokumetacija, fizička očuvanost, sređenost. O svim zapažanjima i eventualnim dogovorima, kao i redosledu snimanja po filijalama sastavlja se zajednički dokument - zapisnik. Dostupnost dokumentacije nakon preuzimanja Dobavljač je u obavezi da u svakoj fazi procesa skeniranja i mikrofilmovanja, sve do predaje snimljene dokumentacije, obezbedi lice za kontakt koje će omogućiti pristup dokumentima ili podacima sa dokumenta. Zahtevi za ovim dokumentima ili podacima se podnose iz Direkcije Nacionalne službe elektronskom poštom. Odgovori se dostavljaju elektronskom poštom. Kontrola mikrofilmova Dobavljač je dužan da se drži fabričkih specifikacija, za hemijsku obradu filmova. Dobavljač vrši kontrolu ispravnosti filma. Vrši se vizuelna kontrola kvaliteta hemijske obrade filma, da li postoje fizička oštećenja na filmu, da li postoje preklopljena ili oštećena dokumenta na filmu, itd. U celinama gde se pronađu greške, dokumenta koja su pogrešno snimljena se snimaju na posebnoj rolni, kao što je već opisano. Predaja skenirane, mikrofilmovane i indeksirane dokumentacije Predaja skeniranog, mikrofilmovanog i indeksiranog materijala vrši se isporukom mikrofilmova i učitavanjem skeniranih dokumenata i indeksnih podataka u postojeći sistem za upravljanje dokumentima NSZ, u prostorijama Naručioca, gde će ovlašćena lica od strane Naručioca komisijski izvršiti kvalitativnu i kvantitativnu kontrolu skenirane i mikrofilmovane dokumentacije. Dobavljač predaje Naručiocu otpremnicu i zapisnik u 5 primeraka. Zapisnik potpisuju ovlašćena lica Dobavljača i Naručioca. Zapisnik treba da sadrži: organizacionu jedinicu, vrstu dokumentacije, ukupan broj skeniranik dokumenata, broj filma sa brojem snimaka, ukupan broj filmova, ukupan broj snimaka, broj baze, ukupan broj indeksa. Ako se utvrdi da deo filmova, snimaka ili kompletan materijal, nije ispravan, Naručilac pismenim putem ulaže reklamaciju u roku od 8 dana od preuzimanja uz obrazloženje, a neispravne filmove vraća Dobavljaču, sa zahtevom da u najkraćem mogućem roku izvrši isporuku ispravnih filmova, snimaka ili materijala. Izveštavanje Dobavljač je obavezan da dostavlja Naručiocu redovne, fazne izveštaje, koji će sadržati sve relevantne informacije o izvršenim uslugama po okončanju određene faze, kao i vanredne izveštaje, po zahtevu Naručioca, u slučaju potrebe. Rok pružanja usluga Dobavljač je u obavezi da u roku od 15 dana od izdavanja naloga od strane Naručioca transportuje kompletnu dokumentaciju Naručioca, sa lokacija iz Distributivne liste do objekta Dobavljača u kome će se vršiti obrada, odnosno eventualno čuvanje dokumentacije do okončanja postupka mikrofilmovanja i izlučivanja. Dobavljač je u obavezi da obradi (pripremi, skenira, mikrofilmuje, indeksira i učita skenirana dokumenata i indeksne podatke u postojeći sistem za upravljanje dokumentima Naručioca) ukupnu zahtevanu količinu dokumentacije i rezultate obrade isporuči Naručiocu u roku od najviše godinu dana od dana zaključenja ugovora. DISTRIBUTIVNA LISTA _JN 0076-26.docx DISTRIBUTIVNA LISTA Lokacija sa koje se dokumentacija preuzima Ukupno dokumenata za preuzimanje Beograd, Gundulićev venac 23 - 25 500.000 Kragujevac, Svetozara Markovića 37 50.000 Novi Sad , Alberta Tome 2 200.000 Niš, Ratka Vukićevića 3 100.000 Bor, 7. jula 29 20.000 Valjevo, Vladike Nikolaja 1 20.000 Vranje, Todora Španca 1 15.000 Zrenjanin, Sarajlijina 4 20.000 Kikinda, Dositejeva 4 20.000 Kraljevo, Cara Dušana 78 30.000 Kruševac, Balkanska 33 30.000 Leskovac, Mlinska 16 30.000 Pančevo, Vojvode Radomira Putnika 20 15.000 Požarevac, Šumadijska 31 15.000 Sombor, Apatinski put 1 30.000 Sremska Mitrovica, Svetog Dimitrija 31 50.000 Subotica, Jovana Mikića 12 20.000 Užice, Železnička 22 30.000 Čačak, Župana Stracimira 35 25.000 Šabac, Masarikova 31 40.000 Pirot, Kneza Miloša 59 15.000 Prokuplje, Cara Lazara 49 15.000 Zaječar, Nikole Pašića 77 15.000 Smederevo, Dr. Miladina Milića 2 15.000 Jagodina, Ljubiše Uroševića 16 15.000 Novi Pazar, Šabana Koče 18 20.000 Loznica, Kneza Miloša 3 20.000 Prijepolje, Sandžačkih brigada 11 10.000 Vršac, Feliksa Milekera 21 10.000 Ukupno: 1.395.000 OBRAZAC STRUKTURE CENE_JN 0076-26.docx OBRAZAC STRUKTURE CENE Ponuđač (naziv i sedište – popunjava ponuđač): ______________________________________________________________________________________ R.br. Opis usluge Jed. mere Ukupna količina dokumenata koja će biti obrađena Cena po jed. mere (u din. bez PDV-a) PDV Cena po jed. mere (u din. sa PDV-om) Ponuđena cena za ukupnu kol. (u din. bez PDV-a) PDV Ponuđena cena za ukupnu kol. (u din. sa PDV-om) I II III IV = II + III V = I x II VI VII = V + VI 1. Mikrofilmovanje (preuzimanje i obrada dokumentacije - skeniranje, mikrofilmovanje i indeksiranje) dokumentacije, u svemu prema Tehničkoj specifikaciji predmeta javne nabavke 1 dokument 1.395.000 Uputstvo za popunjavanje obrazca strukture cene: - u svako od odgovarajućih polja tabele, upisati traženi podatak, - cene u Obrascu strukture cene iskazati u dinarima, - cene moraju biti fiksne tokom čitavog perioda trajanja ugovora. U cene iskazane u ponudi moraju biti uključeni svi troškovi koji mogu nastati na osnovu izvršenja ove javne nabavke (uključujući i putne troškove i troškove preuzimanja i transporta dokumentacije sa lokacija iz Distributivne liste, do lokacije/a Ponuđača gde će se pružati predmetna usluga (obrada dokumentacije), troškove isporuke rezultata obrade Naručiocu, kao i troškove skladištenja preuzete dokumentacije i sve ostale troškove). Način i rok plaćanja (popunjava Ponuđač): u roku od _______ dana od dana prijema ispravno sačinjene fakture i izveštaja o izvršenim uslugama, kojim se dokazuje da su predmetne usluge na odgovarajući način pružene, po sledećoj dinamici (dinamika plaćanja mora biti srazmerna vrednosti izvršenih usluga, odnosno količini skeniranih dokumenata): _____% od ukupne ugovorne vrednosti, po okončanju I faze, tokom koje će biti obrađeno ______% od ukupne ugovorene količine dokumenata _____% od ukupne ugovorne vrednosti, po okončanju II faze, tokom koje će biti obrađeno ______% od ukupne ugovorene količine dokumenata _____% od ukupne ugovorne vrednosti, po okončanju III faze, tokom koje će biti obrađeno ______% od ukupne ugovorene količine dokumenata _____% od ukupne ugovorne vrednosti, po okončanju IV faze, tokom koje će biti obrađeno ______% od ukupne ugovorene količine dokumenata _____% od ukupne ugovorne vrednosti, po okončanju V faze, tokom koje će biti obrađeno ______% od ukupne ugovorene količine dokumenata Kriterijumi za dodelu ugovora.pdf KRITERIJUMI ZA DODELU UGOVORA I OSTALI ZAHTEVI NABAVKE 1 Naručilac: Nacionalna služba za zapošljavanje 103277483 Naziv postupka: Mikrofilmovanje Referentni broj: 0076/26 KRITERIJUMI ZA DODELU UGOVORA I OSTALI ZAHTEVI NABAVKE Deo konkursne dokumentacije koji je generisan putem Portala u slučaju kada je naručilac označio opciju automatskog rangiranja ponuda na Portalu javnih nabavki Naziv predmeta / partije: Mikrofilmovanje Naručilac je definisao kriterijume za dodelu ugovora na osnovu: Cene Izabran način rangiranja prihvatljivih ponuda: Automatsko rangiranje Ostali zahtevi nabavke (koji nisu navedeni iznad kao kriterijumi) Naziv: Rok plaćanja Jedinica mere: dan Ograničenja: Ograničena je minimalna vrednost koju ponuđač može da ponudi Minimalna dozvoljena vrednost: 15,00 Ograničena je maksimalna vrednost koju ponuđač može da ponudi Maksimalna dozvoljena vrednost: 45,00 Opis i pojašnjenje kriterijuma i dokazi potrebni za proveru: Rok plaćanja ponuđač upisuje na odgovarajuće mestu u Obrascu ponude i Obrascu strukture cene i isti mora da bude izražen u danima, računajući od dana prijema ispravno sačinjene fakture i izveštaja o izvršenim uslugama, kojim se dokazuje da su predmetne usluge na odgovarajući način pružene u skladu sa dinamikom navedenom u Obrascu strukture cene koji je potrebno popuniti saglasno uputstvu za popunjavanje Obrasca strukture cene. Plaćanje se može vršiti po fazama, srazmerno vrednosti izvršenih usluga, odnosno količini skeniranih dokumenata, po okončanju svake pojedinačne faze, a prema dinamici koju ponuđač navede u Obrascu strukture cene. Napomena: U ovom delu navedeni su ostali zahtevi nabavke koji nisu prethodno navedeni kao kriterijumi za dodelu ugovora, a ponuđač mora na njih da odgovori prilikom popunjavanja elektronskog obrasca ponude. Ti zahtevi mogu da se odnose na zahteve nabavke, koje naručilac smatra relevantnim za zaključenje ugovora i koji se mogu numerički iskazati- Rezervni kriterijumi Kriterijum za dodelu ugovora je najniža ponuđena cena bez PDV-a. Prilikom rangiranja ponuda, posmatraće se ukupna ponuđena cena iz Obrasca ponude i Obrasca strukture cene a u skladu sa Tehničkom specifikacijom predmeta javne nabavke. U slučaju da dva ili više ponuđača ponude iste ukupne cene usluga bez PDV-a, povoljnijom će se smatrati ponuda onog ponuđača koji ponudi duži rok odloženog plaćanja, koji ne može biti kraći od 15 dana od dana prijema ispravno sačinjene fakture i izveštaja o izvršenim uslugama, kojim se dokazuje da su predmetne usluge na odgovarajući način pružene i saglasno Zakonu o rokovima izmirenja novčanih obaveza u komercijalnim transakcijama („Službeni glasnik RS“ br. 119/2012, 68/2015, 113/2017, 91/2019, 44/2021 i 44/2021 – dr. zakon, 130/2021, 129/2021 – dr. Zakon, 138/2022 i 109/2025) ne može biti duži od 45 dana.