Organizacija događaja

2 Opis i specifikacija predmeta, uslovi isporuke ili izvršenja 68 26.docx ORGANIZACIJA DOGAĐAJA PREDMET NABAVKE Agencija za bezbednost saobraćaja tokom godine organizuje veći broj aktivnosti i događaja koji obuhvataju različite segmente rada same Agencije. Naredne dve godine u planu je organizacija i realizacija više jako bitnih događaja, kampanja i stručnih skupova koji obuhvataju rad sa decom, obeležavanje Svetskog dana sećanja na žrtve saobraćajnih nezgoda, potom obeležavanje dana mobilnosti, dana Agencije, organizaciju događaja sa mladima, organizacija stručnih skupova ABS-a, konferencije unapređenje sistema bezbednosti saobraćaja kao i događaja za zaposlene. Sve navedene aktivnosti su od značaja za rad i poruke koje plasira Agencija za bezbednost saobraćaja, stoga je od velike važnosti da navedene aktivnosti budu sprovedene profesionalno i odgovorno. PROJEKTNI ZADATAK SVETSKI DAN SEĆANJA NA ŽRTVE SAOBRAĆAJNIH NEZGODA Agencija za bezbednost saobraćaja je u prethodnim godinama na različite načine obeležavala ovaj događaj, okupljajući sve zainteresovane strane. Svest o značaju i ciljevima koji se postižu obeležavanjem Svetskog dana sećanja na žrtve saobraćajnih nezgoda podstiče Agenciju da svake godine organizuje aktivnosti posvećene ovom datumu. Obeležavanje se realizuje u saradnji sa institucijama koje su deo sistema upravljanja bezbednošću saobraćaja, kao i sa najširom zajednicom saradnika, kako bi se zajedničkim snagama ukazalo na važnost bezbednosti u saobraćaju i sećanja na žrtve. Ciljevi obeležavanja Svetskog dana sećanja na žrtve saobraćajnih nezgoda je da se: oda pošta žrtvama saobraćajnih nezgoda, izrazi saosećanje i solidarnost sa njihovim porodicama, skrene pažnja na visoku cenu koju plaćaju žrtve saobraćajnih nezgoda, njihove porodice i prijatelji, skrene pažnja javnosti da posledice saobraćajnih nezgoda trpi čitavo društvo ne samo kroz gubitak života i zdravlja i kvaliteta života, već i kroz smanjenje produktivnosti, opterećenje zdravstvenog sistema i ukupno smanjenje svih potencijala našeg društva, podseti učesnike u saobraćaju da njihova nepažnja i nepropisno ponašanje u najvećoj meri utiče na povećanja rizika stradanja u saobraćaju, oda priznanje svim nosiocima aktivnosti u prevenciji saobraćajnih nezgoda, promociji bezbednog ponašanja, a naročito u ublažavanju i otklanjanju posledica, da se predstave i promovišu najvažnije aktivnosti i planovi nosilaca sistema bezbednosti. Takođe je namera da se tokom manifestacije upute apeli: društvu i donisiocima odluka da se uspostavi sistematičan pristup prevenciji saobraćajnih nezgoda kroz povećanje kapaciteta svih službi koje su nadležne za prevenciju i otklanjanje posledica saobraćajnih nezgoda, javnosti da shvati težinu posledica saobraćajnih nezgoda i da utiče na promenu navika, stavova i ponašanja učesnika u saobraćaju, pojedinačnim učesnicima u saobraćaju da shvate da su najodgovorniji, ali istovremeno i najugroženiji, odnosno da svojim ponašanjem mogu sprečiti ili izazvati nesagledive posledice po sebe i druge učesnike u saobraćaju. Ponuđač je u obavezi da realizuje sledeće aktivnosti: Organizaciju skupa/događaja ; Izrada koncepta obeležavanja Svetskog dana sećanja na žrtve saobraćajnih nezgoda Izrada vizuelnog identiteta i promo materijala za obeležavanje Svetskog dana sećanja na žrtve saobraćajnih nezgoda Organizaciju medijske pokrivenosti događaja/PR kampanja; Izveštaj sa skupa ORGANIZACIJA SKUPA Naručilac organizuje skup na kom će učestvovati predstavnici Ministarstva unutrašnjih poslova, Agencije za bezbednost saobraćaja, drugih ministarstava, institucija Grada Beograda, lokalnih samouprava u Republici Srbiji i drugi subjekti koji učestvuju u sistemu upravljanja bezbednosti saobraćaja. Spisak učesnika koji prisustvuju skupu dostavlja Naručilac. Trajanje skupa je ukupno do 2 sata i obuhvata dolazak učesnika, održavanje zvaničnog dela i obraćanje govornika. Organizovanje skupa podrazumeva: Iznajmljivanje adekvatne sale, sa mestima za sedenje za najmanje 100 učesnika. Organizovanje toka događaja, sa voditeljem programa (dolazak učesnika, održavanje zvaničnog dela i obraćanje govornika); Osoblje koje će realizovati aktivnosti na događaju – protokol, tehnička realizacija događaja, fotografisanje, snimanje; Oprema za realizaciju događaja: računar, projektor, platno, ozvučenje, mikrofoni, govornica, mikseta; Kod odabira sale u kojoj će skup biti realizovan, Ponuđač dostavlja tri predloga sale za održavanje a Naručilac vrši odabir. Ponuđač daje predlog Agende skupa na koju Naručilac daje saglasnost. IZRADA KONCEPTA I VIZUELNOG IDENTITETA OBELEŽAVANJA SVETSKOG DANA SEĆANJA NA ŽRTVE SAOBRAĆAJNIH NEZGODA Koncept obeležavanja Ponuđač je dužan da izradi i predloži koncept obeležavanja koji obavezno sadrži: temu i kreativno rešenje koje će na dostojanstven i emotivan način ukazati na stradanje u saobraćajnim nezgodama i podstaći javnost na odgovornije učešće u saobraćaju, predlog aktivnosti (npr. izložba, performans, digitalni sadržaji, komunikacija putem društvenih mreža i dr.) koje će doprineti jačanju svesti o posledicama saobraćajnih nezgoda i značaju bezbednosti saobraćaja. Koncept se smatra važećim tek nakon pisane saglasnosti Naručioca. 2. Vizuelni identitet i promotivni materijali Na osnovu odobrenog koncepta, Ponuđač je dužan da izradi vizuelni identitet i obezbedi prateće materijale, i to: 2 roll-up Dimenzija: 1 komad (1200x2000mm); 1 komad (100x2000mm) Boja: u skladu sa dizajnom, Štampa: pun kolor, jednostrano, na pripremi dimenzija 120x212mm i 100x210mm. back-wall za brendiranje prostora, uz obavezu postavljanja na mestu održavanja, ostaje vlasništvo Naručioca nakon događaja. Opis: BACKWALL (GIGA) – segmentni tekstualno platno sa štampom Dimenzije: okvirno 300 x 200 x 30cm Karakteristike: omogućava mobilnost, omogućava štampu na platnu, laku prenosivost, brzu instalaciju, za montiranje nije potreban alat, Štampa: izabranog vizualnog rešenja na celom tekstualnom platnu bedževe ili značke sa simbolom žrtava saobraćajnih nezgoda za sve učesnike skupa Količina: 100kom, Štampa: preko cele površine u boji na osnovu vizuelnog rešenja. najmanje 2 vizuelna rešenja za upotrebu na društvenim mrežama i najmanje 1 video spot za najavu obeležavanja dana sećanja u trajanju do 30 sekundi, originalan slogan akcije i vizuelni identitet. Sva vizuelna rešenja i materijali podležu prethodnoj pisanoj saglasnosti Naručioca. ORGANIZACIJA MEDIJSKE POKRIVENOSTI DOGAĐAJA/PR KAMPANJA; Ponuđač ima obavezu da: Pripremi saopštenje za javnost i poziv za medije i dostavi Naručiocu najkasnije 5 dana pre održavanja manifestacije i zakupi prostor za najmanje 5 objava na portalima u Republici Srbiji Ponuđač daje predloge poziva i saopštenja za medije, a Naručilac odobrava. IZVEŠTAVANJE Ponuđač će o izvršenim poslovima izveštavati Naručioca u vidu svakodnevne komunikacije sa licem zaduženim ispred Naručioca i informisanja istog o toku priprema i realizacije pojedinih poslova. Po završetku skupa, Ponuđač je dužan da Naručiocu dostavi konačan pismeni izveštaj o realizaciji skupa sa fotodokumentacijom, najkasnije u roku od pet dana od dana realizacije pomenutog događaja. U periodu pripreme i realizacije skupa, po potrebi i na zahtev ugovornih strana će se organizovati radni sastanci predstavnika Naručioca i Ponuđača. Svi prateći radni materijali, poput fotografija, štampanih materijala i ostalih materijala sa organizovanog skupa, predstavljaju vlasništvo Agencije za bezbednost saobraćaja i Ponuđač je dužan da iste dostavi Naručiocu nakon događaja, a uz konačan izveštaj o realizaciji skupa. DAN MOBILNOSTI Evropska nedelja mobilnosti (ENM) je godišnja kampanja održive urbane mobilnosti, organizovana od strane mreža gradova Eurocities (koja ima ulogu koordinatora). Cilj kampanje koja se održava svake godine od 16. do 22. septembra je da podstiču lokalne uprave širom Evrope da uvode i promovišu mere održivog saobraćaja i da ponude svojim građanima alternative upotrebi automobila. Ponuđač je u obavezi da u dogovoru sa Naručiocem organizuje aktivnosti kojim će se obeležiti Evropska nedelja mobilnosti, Očekivani efekti Manifestacije, pored promocije održive mobilnosti su, smanjenje efekata staklene bašte i potrošnje fosilnih goriva, povećanje kvaliteta života, kao i smanjeni štetni uticaj saobraćaja na zdravlje građana. Opšti cilj kampanje treba da bude usmeren na promenu stavova navika i ponašanja građana, tako da ih motiviše da se koriste održive vidove transporta kao što su biciklizam, javni prevoz i pešačenje. Ponuđač je u obavezi da organizuje promociju Evropske nedelje mobilnosti odnosno da: osmisli, dizajnira i sprovede promotivne aktivnosti pre ENM (najavu) i za vreme ENM osmisli i kreira vizuelna rešenja za društvene mreže Naručioca, najmanje 3 i Naručilac daje saglasnost izradi 2 (dve) „šark“ zastave, dimenzija okvirno 260x60 cm, brednirane u izabrani vizuelni identitet (konstrukcija sa zastavama u pakovanju po modelu lake instalacije), organizuje jednodnevni poligon bezbedne vožnje bicikla na najmanje dve prometne lokacije u dogovoru sa Naručiocem. Moguće je organizovati događaj i u jednoj lokalnoj samoupravi na teritoriji dve opštine. Naručilac daje saglasnost na koncept poligona. Poligon mora sadržati jasne definisane vežbe i smernice za ciljnu grupu u skladu sa realnom saobraćajnom slikom. Scenario poligona dostavlja pOnuđač, a Naručilac daje saglasnsot. Za aktivnosti na terenu obezbedi : Promotivni pult Opis: promotivni pult Dimenzije: okvirno 180 x 80 cm Karakteristike: omogućava mobilnost, omogućava štampu, laku prenosivost, brzu instalaciju, za montiranje nije potreban alat Štampa: izabranog vizualnog rešenja kampanje sa/ili logom Naručioca Prenosivi reklamni šator Dimenzije: 3x3m Sadržaj: krov i tri polja, brendig na svakom polju, najviša kupola oko 320cm, vodootporan i prenosiv Boja: Bela Štampa: Logo ABS okvirno 40x40cm i izabrani vizuelni identitet uz logo. Flajer – 300 KOMADA Dimenzije: A5 formata Štampa: dvostrano kolor Sadržaj: Grafički dizajnirani, sadrže informacije i podatke vezane za stradanje sa QR kodom. Sadržaj flajera odobrava Naručilac na predlog Izvršioca. Tri uniformisana promotera za podelu promo materijala i komunikacija sa građanima uz smernice Naručioca. Ponuđač daje predlog uniformi, Naručilac saglasnost. Snimi realizaciju svih promotivnih akcija (snimanje u Full HD tehnologiji, tonsko snimanje video materijala, tonsku obradu video materijala, pripremu muzičke podloge za spot, postprodukciju slike (video montaža, kolor korekcija i finalni miks tona) Napravi minimum 50 fotografija od kojih će se 10 koristiti za dalju obradu i dostavi Naručiocu u toku samog dogašaja, radi oglađavanja na društvenim mrežama izvrši postprodukciju snimljenog materijala, kako bi se kao rezultat dobio video spot u trajanju od najmanje 20 sekundi za društvene mreže, izradi završni izveštaj (detaljan izveštaj svih realizovanih aktivnosti sa fotodokumentacijom) i dostavi Naručiocu najkasnije 10 dana nakon realizacije događaja. SVEČANO OBELEŽAVANJE DANA AGENCIJE ZA BEZBEDNOST SAOBRAĆAJA Agencija za bezbednost saobraćaja osnovana je odlukom Vlade Republike Srbije 2009. godine, sa ciljem uspostavljanja i razvoja sistema bezbednosti drumskog saobraćaja u Republici Srbiji. Osnivanje Agencije utemeljeno je u Zakonu o bezbednosti saobraćaja, kojim je predviđeno postojanje institucije na republičkom nivou nadležne za koordinaciju i unapređenje sistema bezbednosti saobraćaja. U skladu sa svojim nadležnostima i značajem koji ima u sistemu bezbednosti saobraćaja, Agencija planira organizovanje svečanosti povodom obeležavanja godišnjice svog osnivanja. Svečanost će biti prilika za predstavljanje dosadašnjih rezultata, postignutih uspeha i planiranih aktivnosti u cilju daljeg unapređenja bezbednosti saobraćaja u Republici Srbiji. PROJEKTNI ZADATAK U okviru projekta potrebno je organizovati svečano obeležavanje Dana Agencije za bezbednost saobraćaja, kojoj će prisustvovati predstavnici institucija Republike Srbije koje doprinose unapređenju sistema bezbednosti saobraćaja, stručna javnost i zaposleni Agencije. U okviru projekta, Ponuđač je potrebno da sprovede i obezbedi: organizacione poslove u vezi pripreme, realizacije i organizacije svečanosti zakupi i uredi prostor za potrebe realizacije svečanosti brendira svečanost - grafički dizajn materijala za potrebe obeležavanja toga dana, koji podrazumeva dizajn svih poklona i pratećih materijala. organizacija svečane večere izveštaj o realizaciji događaja DETALJAN OPIS ELEMENATA ORGANIZACIJE DANA AGENCIJE ORGANIZACIONI POSLOVI U VEZI PRIPREME REALIZACIJE I ORGANIZACIJA SVEČANOSTI Ponuđač je u obavezi da sačini organizacioni koncept pripreme i realizacije svečanosti kao i slogan kojim će se obeležiti Dan Agencije za bezbednost saobraćaja. Koncept, dinamiku pripremu i samu realizaciju svečanosti predlaže Ponuđač, a Naručilac daje saglasnost. Od dana potpisivanja ugovora, do završetka realizacije događaja, Ponuđač je u obavezi da obezbedi najmanje jedno stručno lice koje će biti u svakodnevnoj komunikaciji sa Naručiocem i raditi na poslovima pripreme i realizacije. Potrebna je stalna komunikacija putem elektronske pošte ili putem telefona, prisustvo na pripremnim sastancima i na samom događaju. Pored osobe koja će biti u svakodnevnoj komunikaciji sa Naručiocem i raditi na poslovima pripreme i realizacije događaja potrebno je angažovati i najmanje pet uniformisanih osoba (hostese) radi obavljanja protokola. Uniforme predlaže i obezbeđuje Ponuđač, a Naručilac daje saglasnost. Za potrebu realizacije svečanosti Ponuđač obezbeđuje angažovanje tehničkog osoblja (za računarsku opremu, projektoreton i dr.). Tehnička podrška je odgovorna da u toku realizacije svečanosti sve funkcioniše bez problema sa tehničke strane i da svi tehnički elementi budu obezbeđeni. Takođe, Ponuđač obezbeđuje i fotografisanje. Naručiocu se nakon događaja predaje kopija na USB-u, sa svim fotografijama. ZAKUP I UREĐIVANJE SVEČANOG PROSTORA I POSLUŽENJE, Događaj je svečanog karaktera, organizuje se na teritoriji Grada Beograda i trajaće okvirno tri sata. Ponuđač obezbeđuje prigodan prostor, hranu, posluženje, osoblje, organizuje pripremu i realizaciju samog događaja. Ponuđač dostavlja predlog Naručiocu za najmanje tri svečana prostora (sale) kapaciteta najmanje 300 mesta, koji su adekvatni za organizaciju svečanosti. Na osnovu predloga, Naručilac vrši izbor svečanog prostora. Naručilac vrši izbor termina održavanja događaja. Potrebno je da svečana sala bude opremljena tehnikom za potrebe obraćanja govornika na svečanosti (mikseta, fiksni mikrofon, ozvučenje). Ponuđač je potrebno da angažuje lica koja će pružati tehničku podršku i rukovati opremom za vreme trajanja svečanog dela programa Tehnička podrška je odgovorna da u toku realizacije događaja sve funkcioniše bez problema sa tehničke strane i da svi tehnički elementi budu obezbeđeni. Obavezni elementi ponude posluženja u toku trajanja svečanosti: Koktel posluženja na bazi švedskog stola (obavezno u ponudi imati i posni meni, domaća i strana pića u sklopu menija koj ihotel poseduje) za 300 zvanica. Izabrani hotel poseduje predlog menija na bazi švedskog stola u zavisnosti od tiap događaja i broja prisutnih. Konačan meni odobrava Naručilac. Ponuđač treba da obezbedi muzički program tokom održavanja svečanog koktela u vidu benda, sa domaćim repertoarom muzike. Napomena: Svečani koktel sa pratećim muzičkim programom (koktel muzika) podrazumeva neograničenu konzumaciju hrane na bazi švedskog stola i pića (strana i domaća), na koji je dobijena saglasnsot Naručioca za predviđen broj prisutnih. BRENDIRANJE DOGAĐAJA Za potrebe organizacije i realizacije događaja, Ponuđač obezbeđuje dizajnersku podršku. Ponuđač treba da uradi idejno kreativno rešenje za događaj koje će obuhvatiti naziv događaja i odgovarajući vizuelni identitet koji će se koristiti na svim materijalima tokom događaja, u skladu sa temom događaja. Ponuđač daje predlog dizajna, a Naručilac daje svoje sugestije i odobrava dizajn. Ponuđač dostavlja najmanje tri predloga dizajna, a Naručilac bira jedan. Za potrebe realizacije svečanosti Ponuđač treba da: Ponuđač treba da obezbedi aluminijumsku konstrukciju Alu truss za baner veličine najmanje 2m x 5m i štampu banera, uz prethodno odobrenje Naručioca. Pripremu za štampu i štampu banera u dimenzijama istog, radi Ponuđač, a Naručilac daje saglasnost. Planirano je da se pre ulasku u salu postavi navedeni baner za fotografisanje sa gostima svečane akademije. Roll up,(2 komada) Dimenzija: 1 komad (1200x2000mm); 1 komad (100x2000mm) Boja: u skladu sa dizajnom, Štampa: pun kolor, jednostrano, na pripremi dimenzija 120x212mm i 100x210mm. Notes(300 kom) Dimenzije:140 x 210mm Knjižni blok :ofsetpapir, gramature 80 g/m2 saminimum 192 strane. Knjižni blok je nedatumiran i sadrži deo zaupisivanje ličnih podataka. Sadrži džep na unutrašnjoj strani korice. Korica: sa elastičnom trakom za zatvaranje. Boja po izboru naručioca Materijal korica: presvučen sitnom teksturom Štampa: Suvi žig ili preslikač po zahtevu Naručioca Pripremu za štampu vrši Ponuđač, sa elementima dostavljenim od strane Naručioca. Hemijska olovka, (300 kom) Hemijska olovka metalna, model „touch“, plavo mastilo Boja: po izboru Naručioca Model: dvodelna Štampa: Kružna laserska gravura markiranje oko cele površine olovke dimenzije oko~ 14x60 mm ili uv štampa Kalendar stoni, (300 kom) Format: 148x210 cm Obim:13lista + nosač Materijal listovi : 300 gr. mat kunstdruk Materijal nosač : 150 gr. mat kunstdruk + lepenka 1,9 mm Štampa listova : 4/4+1/1 mat VD lak+ 1/1 - 3D UV/lak Štampa nosača : 4/4 Plastifikacija nosača : 1/0 mat Konferencijska kesa (300 komada) Opis: konferencijska kartonska/papirna kesa Dimenzije: oko 39cmh29cmh8cm Boja: teget plava ili iz palete dostupnih boja po zahtevu Naručioca Štampa: sito ili preslikač u boji, dimenzija13x15cm Majica (300 komada) Opis: majica kratak rukav, kragna na okruglinu, dupli štepovi na renderu rukavima i dnu, dodatni štepovi duž ramena, okovratnik očajan trakom Materijal: 100% pamuk (min 180gm/m²) Veličina: M, L, XL, XXL,XXXL, po zahtevu Naručioca Boja: po zahtevu naručioca iz dostupne palete boja Štampa: sublimacija po zahtevu Naručioca, ORGANIZACIJA SVEČANE VEČERE Ponuđač treba da organizaciju svečanu večeru za najviše 100 učesnika sa pratećim muzičkim programom. Ponuđač treba da da predlog najmanje dva prigodna prostora za organizaciju svečane večere. Na osnovu predloga, Naručilac vrši izbor svečanog prostora. Svečana večera sa pratećim muzičkim programom podrazumeva neograničenu konzumaciju hrane na bazi švedskog stola i pića. Svečana večera ne mora biti organizovana istog dana kada se obeležava dan Agencije za bezbednost saobraćaja. Saglanost na prostor daje Naručilac. IZVEŠTAJ O REALIZACIJI DOGAĐAJA Nakon završetka događaja, Naručilac je u obavezi da u roku od najviše 10 dana od realizacije događaja Naručiocu dostavi sve fotografije, kao i druge materijale koje bude radio za Naručioca. Od Ponuđača se očekuje: kompletna organizacija događaja, zakup prostora za realizaciju događaja, obezbeđenje adekvatne tehnike i ostala oprema; angažovanje svih potrebnih lica. ORGANIZACIJA DOGAĐAJA ZA MLADE U proseku, godišnje u Srbiji u saobraćajnim nezgodama pogine oko 100 i biva povređeno oko 6.100 mladih lica. Drugim rečima, u proseku, svaki četvrti dan jedno mlado lice pogine u saobraćajnim nezgodama, i svakoga dana bude povređeno oko 17 mladih. Karakteristično za mlade je da nemaju dovoljno iskustva u upravljanju vozilom, a sa druge strane stepen emocionalne zrelosti, kao i način života mladih utiče na povećanje rizika od nastanka saobraćajnih nezgoda i težine posledica saobraćajnih nezgoda. Mladi najviše stradaju kao vozači i putnici, pre svega u putničkim automobilima. Živimo u vremenu kada se životi sve većeg broja mladih završavaju prerano i tragično. Različita oboljenja, od kojih je neka moguće sprečiti i izlečiti, uzimaju živote velikog broja mladih. Saobraćajne nezgode su jedan od vodećih uzroka stradanja mladih, kako u svetu, tako i u našoj zemlji. Svakog dana na putevima u svetu pogine oko 1000 mladih ljudi. U Srbiji, svaki peti čovek koji pogine i skoro svaki treći povređeni, pripada starosnoj grupi od 15 do 30 godina. Njviše maldih strada u prvoj godini vozačkog staža. Ovu vrstu pošasti koja odnosi živote mladih je moguće sprečiti preventivnim radom. Razlozi za ovakvo stanje su nedovoljno znanje i iskustvo, pogrešni stavovi i ponašanje koje mladi učesnici u saobraćaju neretko ispoljavaju. Jedan od ključnih elemenata za dostizanje manje izloženosti rizicima za mlade u saobraćaju je kontinuirano saobraćajno obrazovanje. Sa tim u vezi, postoji svakodnevna potreba za organizovanjem događaja i raznih drugih aktivnosti koje doprinosu podizanju svesti, nivoa znanja i ispravnih stavova po pitanju bezbednosti mladih u saobraćaju. Obaveza Ponuđača : 1.Osmisli, dizajnira i sprovede promotivne aktivnosti pre događaja (najavu) i na sam dan kada je Naručilac planirao da sprovede događaj. Ponuđač dostavlja predlog aktivnosti a Naručialc daje saglasnost. Aktivnosti mogu biti izložbe, performanse, javni časovi, radionici ili dr. sa temom bezbednog ponašanja u saobraćaju. 2.Nabavi i brendira: 2 „šark“ zastave, Opis: Shark zastave, sa konstrukcijom i postoljem Dimenzija konstrukcije: okvirno 260 cm Dimenzija zastave: okvirno 60 x 220 cm Štampa: preko cele površine, logo ABS okvirno 30cmx30cm i vizuelno rešenje Promotivni pult Opis: promotivni pult Dimenzije: okvirno 180 x 80 cm Karakteristike: omogućava mobilnost, omogućava štampu, laku prenosivost, brzu instalaciju, za montiranje nije potreban alat Štampa: izabranog vizualnog rešenja kampanje sa/ili logom Naručioca 4. Tri uniformisana promotera za podelu promo materijala i komunikacija sa građanima uz smernice Naručioca. Ponuđač daje predlog uniformi, Naručilac saglasnost. 5.obezbedi LED ekran najmanje dimenzija 3x2 metra a najviše 4x4 metra, fiksni mikrofon, ozvučenje. Ponuđač je potrebno da angažuje lica koja će pružati tehničku podršku i rukovati opremom za vreme trajanja svečanog dela programa. Tehnička podrška je odgovorna da u toku realizacije događaja sve funkcioniše bez problema sa tehničke strane i da svi tehnički elementi budu obezbeđeni. 6.snimi realizaciju svih promotivnih akcija (snimanje u Full HD tehnologiji, tonsko snimanje video materijala, tonsku obradu video materijala, pripremu muzičke podloge za spot, post produkciju slike (video montaža, kolor korekcija i finalni miks tona) 7.osmisli najmanje 2 vizuelna rešenja za društvene mreže kao i video najave u trajanju do 20 sekundi 8.izvrši post produkciju snimljenog materijala, kako bi se kao rezultat dobio video spot u trajanju od najmanje 30 sekundi, 9.izradi završni izveštaj (detaljan izveštaj svih realizovanih aktivnosti sa fotodokumentacijom) i dostavi Naručiocu najkasnije 10 dana nakon realizacije događaja. 10.Osmisli koncept koji će obezbediti aktivno učešće mladih u aktivnostima na društvenim mrežama-Izabrani Ponuđač je dužan da osmisli vrste aktivnosti (call-to-action, giveaway, kvizovi, poziv na akciju i sl. ) koje će motivisati mlade da se aktivno uključe u promovisanje teme kampanje. Ova aktivnost treba da bude realizovana u formi konkursa, nagradne igre i sl. U toku realizacije kampanje potrebno je podstaći mlade da izraze na kreativan način ispravne stavove na temu bezbednog ponašanja u saobraćaju. Saglasnost na predloženu aktivnost daje Naručilac. Mladi stavove treba da izraze „postovanjem“ foto, video ili drugih materijala, koje će sami izraditi (dizajnirati), sa ciljem da uključe što veći broj svojih vršnjaka u pripremu ovih materijala uz obavezno obeležavanje (tagovanje) Instagram stranice Agencije za bezbednost saobraćaja @abs.srbija. U kampanji će se nagrađivati i učesnici u Giveaway aktivacijama na Instagramu po principu slučajnog izbora putem aplikacije koja u obzir uzima učesnike u Giveaway-u. Giveaway aktivacije mogu biti na Instagram stranici Naručioca ili izabrane javne ličnosti, shodno predlogu strategije plasiranja sadržaja. Za potrebe realizacije kampanje Ponuđač treba da obezbedi ukupno 30 bežičnih slušalica za smart telefon. Ideja je da se slušalice podele kroz Giveaway aktivacije, označene (tagovane) objave na Instagramu ili u okviru aktivacija na terenu. Izabrani Ponuđač je u obavezi da distribuira nagrade na adrese dobitnika. Takođe, kompletnu komunikaciju sa dobitnicima, vodi izabrani Ponuđač. 11. Organizuje sastanak/okrugli sto/ radionicu sa Kancelarijom za mlade u odabranoj lokalnoj samoupravi na temu dijaloga sa maldima, aktivnosg uključivanja mladih u procese edukacije kao i promociej volonterizma ORGANIZACIJA DOGAĐAJA ZA ZAPOSLENE AGENCIJE ZA BEZBEDNOST SAOBRAĆAJA Cilj organizacije ovog događaja je: jačanje timskog duha i saradnje među zaposlenima, unapređenje komunikacije i poverenja unutar kolektiva, povećanje motivacije zaposlenih i stvaranje pozitivne radne atmosfere, razvijanje veština rešavanja problema i zajedničkog donošenja odluka kao i podsticanje kreativnosti i inicijative zaposlenih Ponuđač je u obavezi da predloži i realizuje program koji uključuje kombinaciju edukativnih , zabavnih i sportskih aktivnosti, organizuje boravak učesnika (prostor, hrana, osveženje kao i potrebnu opremu), prilagodi program broju učesnika i njihovim specifičnim potrebama. Predviđeno trajanje događaja je jedan dan koje je potrebno organizovati van Beograda za maksimalno 100 ljudi. Tačan broj zaposlenih koji će prisustvovati događaju, Naručilac će dostaviti Ponuđaču najmanje 10 dana pre organizacije događaja. Ponuđač je u obavezi da: predloži i realizuje program koji uključuje kombinaciju edukativnih, zabavnih i sportskih aktivnosti, organizuje boravak učesnika (prostor, hrana, osveženje): Piće dobrodošlice – ukupno 100 (voda kisela i obična, kafa, filter kafa, sok) Ručak: predjelo, glavno jelo, salata, dezert, domaća i strana pića u sklopu menija. Obavezno imati u ponudi i posni meni obezbedi organizovan prevoz zaposlenih autobusima visoke turističke klase, izradi detaljan plan i program događaja, predloži dodatne zabavne aktivnosti (društvene igre, sportske igre, radionice i sl.), koje će Naručilac odobriti, izradi završni izveštaj (detaljan izveštaj svih realizovanih aktivnosti sa fotodokumentacijom) i dostavi Naručiocu najkasnije 5 dana nakon realizacije događaja. Lokaciju za održavanje događaja predlaže Ponuđač, a odobrava Naručilac. Prostor mora biti prilagođen broju učesnika i karakteru programa U okviru programa potrebno je predvideti organizovano upoznavanje sa kulturnim i prirodnim znamenitostima regiona u blizini mesta održavanja događaja. Obilazak treba da bude koncipiran tako da: predstavlja kulturno, istorijsko ili prirodno nasleđe regiona, omogući učesnicima upoznavanje sa lokalnom tradicijom i običajima, sadrži aktivnosti koje su lagane i prilagođene svim učesnicima (npr. šetnje, razgledanje, vođene ture), uključi stručnog vodiča koji će pružiti relevantne informacije na zanimljiv i pristupačan način, traje optimalno vreme (2–4 sata), usklađeno sa ostalim aktivnostima programa. Ponuđač je u obavezi da: dostavi predlog atrakcija/lokacija koje će biti obuhvaćene, obezbedi ulaznice (ukoliko postoje), vodiča i ostalu neophodnu logistiku. Izradi majice za zaposlene- 100kom Opis: majica kratak rukav, kragna na okruglinu, dupli štepovi na renderu rukavima i dnu, dodatni štepovi duž ramena, okovratnik očajan trakom Materijal: 100% pamuk (min 180gm/m²) Veličina: M, L, XL, XXL,XXXL, po zahtevu Naručioca Boja: po zahtevu naručioca iz dostupne palete boja Štampa: sublimacija po zahtevu Naručioca, pripremu dostavlja naručilac ( logo ABS-a okvirno 5x5cm, poruka i vizual 15cmxa15cm) Naručilac zadržava pravo da promeni dogovoreni datum organizacije događaja ukoliko su loši vremenski uslovi. ORGANIZACIJA STRUČNOG SKUPA ABS-A - OVLAŠĆENIH ORGANIZACIJA ZA ISPITIVANJE VOZILA Potrebno je organizovati skupove ovlašćenih pravnih lica i svih ispitnih radnika u trajanju od najviše dva dana za 10 ovlašćenih organizacija za ispitivanje vozila. Cilj je razmena saznanja kroz izlaganje stručnih radova o tehnološkom razvoju u oblasti proizvodnje vozila, propisa o vozilima i načinu ispitivanja vozila kao i harmonizacija procedura ispitivanja vozila. Neophodna je nadogradnja znanja i veština radnika na ispitivanju vozila, razmena iskustava i harmonizacija postupanja prema odredbama Zakona o bezbednosti saobraćaja. Potrebno je organizovati dvodnevni skup kojem će prisustvovati predstavnici ovlašćenih organizacija za ispitivanje vozila. Skup će biti održan van Beograda, u Republici Srbiji, za najviše 300 lica u dva uzastopna dana u jednom mestu u jednom ili više objekata u međusobnoj blizini. Ukupan broj učesnika je najviše 300 zajedno sa predavačima i organizatorima. Skup se može izvesti u jednoj sali. U okviru projekta, Ponuđač je potrebno da sprovede i obezbedi: Organizacione poslove u vezi pripreme realizacije skupa, organizacija celokupnog skupa, Zakup prostora, organizacija posluženja, kao i uređivanje sala za obuku i prostora, Brendiranje skupa - grafički dizajn i izrada materijala za potrebe skupa, koji podrazumeva dizajn svih poklon materijala, pratećih materijala, Dva prenoćišta sa ishranom za 40 osoba. DETALJAN OPIS ELEMENATA ORGANIZACIJE SKUPOVA: ORGANIZACIONI POSLOVI U VEZI PRIPREME REALIZACIJE STRUČNOG SKUPA I ORGANIZACIJA STRUČNOG SKUPA Ponuđač je u obavezi da sačini organizacioni koncept pripreme i realizacije skupa. Koncept, termin skupa, dinamiku priprema i samu realizaciju skupa predlaže Ponuđač a Naručilac daje saglasnost. Ponuđač osmišljava naziv skupa, a Naručilac odobrava u skladu sa temama skupa. Od dana potpisivanja ugovora, do završetka realizacije stručnog skupa, Ponuđač je u obavezi da obezbedi najmanje jedno stručno lice koje će biti u svakodnevnoj komunikaciji sa Naručiocem i raditi na poslovima pripreme i realizacije. Potrebna je stalna komunikacija putem elektronske pošte i telefonski, prisustvo na pripremnim sastancima, prisustvo na samom skupu. Ponuđač sačinjava pozivna pisma, šalje pozive učesnicima skupova, a po potrebi komunicira putem elektronske pošte i telefona sa potencijalnim učesnicima skupova. Naručilac će obezbediti sve elektronske adrese i brojeve telefona potencijalnih učesnika skupova. Redovno i blagovremeno obaveštavanje potencijalnih učesnika skupa, u vezi novih informacija o skupu, u koordinaciji sa Naručiocem. Svakodnevne konsultacije i izveštavanje Naručioca o svim dešavanjima oko organizovanja skupa. Priprema i štampanje spiska učesnika za registraciju učešća na skupu (tabela za upisivanje sa podacima o telefonu, mejl adresi i dr.) u skladu sa dogovorom sa Naručiocem. Ponuđač će dostaviti preliminarni spisak svih prijavljenih učesnika Naručiocu u elektronskoj formi najkasnije dva dana pre početka stručnog skupa. Originalni popunjen spisak učesnika nakon registracije se dostavlja Naručiocu, a elektronsku verziju originalnog spiska izrađuje Ponuđač i dostavlja u Excel-u, prilikom predaje konačnog izveštaja. Pored osobe koja će biti u svakodnevnoj komunikaciji sa Naručiocem i raditi na poslovima pripreme i realizacije, za potrebe realizacije skupa potrebno je angažovati najmanje 4 osobe (hostese), u skladu sa zahtevom Naručioca, uniformisanih za protokol (vođenje evidencija, registracija i raspoređivanje učesnika po salama, i dr. propratni poslovi). Uniforme primerene održavanju stručnog skupa, usklađene sa dres kodom koji se primenjuje u javnim ustanovama, obezbeđuje Ponuđač, a Naručilac daje saglasnost. Uniformisane osobe će biti na raspolaganju tri dana, za pripremu i realizaciju skupa. Za potrebe realizacije skupa, navedeno osoblje će vršiti koordinaciju i smeštaj grupa tokom predavanja. Za potrebu realizacije stručnog skupa obezbeđuje angažovanje tehničkog osoblja (za računarsku opremu, projektore, puštanje prezentacija, ton i dr.). Tehnička podrška je odgovorna da u toku realizacije stručnog skupa sve funkcioniše bez problema sa tehničke strane i da svi tehnički elementi budu obezbeđeni. Takođe, Ponuđač obezbeđuje fotografisanje (minimum 20 fotografija po danu od kojih se najmanje 10 u punoj rezoluciji može koristiti za objavljivanje), audio i video zapis tokom stručnog skupa (zvaničnici, izlagači, učesnici, tok stručnog skupa). Naručiocu se nakon stručnog skupa a najkasnije 10 dana od završetka skupa, predaje kopija na USB-u, sa svim fotografijama, audio i video zapisom. Snimanje materijala mora biti u Full HD tehnologiji. Ponuđač od Naručioca dobija i štampa agendu stručnog skupa za svakog učesnika stručnog skupa. Agendu definiše Naručilac. ZAKUP PROSTORA, ORGANIZACIJA POSLUŽENJA, KAO I UREĐIVANJE KONFERENCIJSKE SALE I PROSTORA Dvodnevni stručni skup je potrebno organizovati u hotelu sa najmanje četiri zvezdice, za najviše 300 lica u jednom ili više objekata u međusobnoj blizini. Ponuđač dostavlja predlog Naručiocu za najmanje tri hotela koji poseduju adekvatan prostor za organizovanje stručnog skupa. Uz dostavljanje predloga hotela, Ponuđač je potrebno da navede naziv i adresu hotela. Na zahtev Naručioca, Ponuđač obezbeđuje Naručiocu ulazak u svaki od hotela koje Ponuđač predloži, da pregleda konferencijske sale kao i sobe u kojima će biti smešteni učesnici stručnog skupa. Naručilac bira i daje saglasnost na hotel. Najjednostavnije izvođenje skupa je u jednoj sali, ponuda mora da sadrži ovu mogućnost. Ponuđač o svom trošku vrši organizaciju boravka lica koje angažuje radi realizacije stručnog skupa. Navedena lica ne spadaju u učesnike stručnog skupa. Sala, odnosno prostorije u kojima će se vršiti predavanje treba da budu opremljene sa stolicama i tehnikom za potrebe puštanja prezentacija (računar/laptop, projektor, prezenter, platno, LED ekran, govornica, posebnim stolom i stolicama namenjenim za moderatore iz Agencije za bezbednost saobraćaja i predavače ispred slušalaca). Potrebno je i tehničko osoblje za rukovanje opremom. Na osnovu predloženog koncepta skupa se radi detaljna agenda i način rada na skupu (plenarna izlaganja, panel diskusije, radionice i dr.), što Ponuđač treba imati u vidu prilikom dostavljanja ponude. Najjednostavnije izvođenje skupa je u jednoj sali, ponuda mora da sadrži ovu mogućnost. Ponuđač ovom nabavkom za potrebe stručnog skupa obezbeđuje smeštaj za 40 učesnika sa punim pansionom dva dana, konferencijsku salu, posluženje za sve učesnike stručnog skupa (kafe pauze), celokupnu organizaciju stručnog skupa za 300 učesnika, kao i koktel prijem uz muzičku pratnju za 300 učesnika stručnog skupa. Konferencijska sala potrebno je da bude opremljena sa stolicama i tehnikom za potrebe puštanja prezentacija (računar/lap-top, prezenter, LED ekran, govornica, fiksni i bežični mikrofon, ozvučenje, produžni kablovi, video mikser sa minimum 8 ulaza rezolucije 4K i druga neophodna oprema za realizaciju stručnog skupa). Ponuđač je potrebno da angažuje lica koja će pružati tehničku podršku i rukovati opremom za vreme trajanja stručnog skupa. Po potrebi, konferencijska sala pored klasičnog mesta za izlaganje i stola za predsedavajuće, treba da ima i mogućnost transformacije u koncept panel diskusije. Ponuđač treba da obezbedi LED ekran najmanje dimenzija 3m x 5m a najviše 4m x 5m. Tačna veličina LED ekrana koju je potrebno da Ponuđač poseduje i postavi u konferencijskoj sali zavisiće od prethodno dobijene saglasnosti na izbor hotela i konferencijske sale. Video materijale je potrebno obraditi i predati Naručiocu tokom održavanja stručnog skupa, kako bi iste Naručilac mogao objaviti na društvenoj mreži. Kako bi Ponuđač imao sve neophodne informacije za dostavljanje ponude, preliminarna satnica agende stručnog skupa je: Zbog lakše organizacije vremena na skupu, dostavljamo preliminarni predlog satnice Agende: I DAN 12.00 – 13.00 – Registracija i prijem učesnika, piće dobrodošlice 13.00 – 13.30 – Otvaranje stručnog skupa i uvodni govori 13.30 – 14.30 – Prvi radni deo 14.30 – 16.00 – Pauza za ručak 16.00 – 16.45 – Drugi radni deo 16.45 - 17.15 – Kafe pauza 17.15 – 18.30 – Treći radni deo 18.30 – 20.00 – Slobodne aktivnosti 20.00 – 00.00 – Svečana večera II DAN 08.00 – 10.00 – Doručak 10.00 – 12.15 – Radni deo 12.15 – 13.00 – Kafe pauza 13.00 – 14.30 – Ručak *Napomena: ovo je preliminarni predlog satnice skupa, služi isključivo u svrhu sačinjavanja ponude Ponuđača. Obavezni elementi ponude posluženja u toku skupa: Piće dobrodošlice – ukupno 300 (voda, kafa, filter kafa, sok) Posluženje za dve pauze (kafe pauza) – ukupno 300 (voda, kafa, filter kafa, sok) Koktel ručak za prvi i drugi dan skupa za 300 učesnika – ukupno 600, u prostoru koji je odobrio Naručilac. Sadržaj: predjelo, glavno jelo, salata, dezert, dva pića. Koktel večera za podgrupe popodnevnih predavanja na bazi švedskog stola za 300 učesnika, sa pratećim muzičkim programom u prostoru koji je odobrio Naručilac. Sadržaj: predjelo, glavno jelo, salata, dezert, dva pića. Napomena: Raspored posluženja i način služenja, dogovoriće se sa Naručiocem, nakon usvajanja konačne Agende skupa. BRENDIRANJE SKUPA Za potrebe organizacije skupa, Ponuđač je u obavezi da osmisli i izradi dizajn za sve materijale koji će se raditi, konceptualno da sve bude usklađeno. Ponuđač daje tri predloga dizajna sa vizuelnih rešenjem za sve materijale najmanje 20 dana pre realizacije skupa. Naručilac daje svoje sugestije u roku od 5 dana od prijema predloga ili odobrava dizajn svih elemenata koji se izrađuju. Ponuđač vrši izradu svih materijala, za koje je prethodno dobio saglasnost Naručioca. Materijali se izrađuju najkasnije sedam dana pre samog skupa i ponuđač dostavlja naručiocu obaveštenje o spremnosti za isporuku. Isporuku kompletnog materijala ponuđač vrši na lokaciji održavanja skupa jedan dan pre održavanja predavanja. Materijal za učesnike izrađuje se u skladu sa zahtevom Naručioca. Identifikaciona kartica (300 komada) Opis: PVC kartica sa prorezom na gornjoj strani za štipaljku sa okovratnom trakicom. Materijal: PVC Dimenzije kartice: širina oko 88mm, dužina oko 140mm. Štampa: pun kolor obostrana štampa, 4/4 Podaci na ID kartici: Po odobrenju Naručioca Trakica okovratna (300 kom) Opis: crvena traka za kačenje identifikcione kartice, sa štipaljkom Materijal: rebrasti poliester Dimenzije: širina 15 mm, dužina 86-92 mm, Štampa: pun kolor sa spoljne i unutrašnje strane Boja: po zahtevu Naručioca iz dostupne palete boja Blok B5 format (300 kom.) Dimenzije: V5 format (173 h 245 mm) Korice: mat konstdruk 300 gr/m2, plastificirane, sjajne prednje i zadnje strane Knjižni blok: broj listova 60, u kvadrate, papir 80 gr, beli Boja: u skladu sa dizajnom Štampa: pun kolor Hemijska olovka sa znakom organizatora (300 kom.) Opis: model „touch“, plavo mastilo Boja: kombinacija srebrna i bela Štampa: gravura 40 x 6 mm / uv štampa Roll up baner, 2 komada Dimenzija: 1 komad (1200x2000mm); 1 komad (100x2000mm) Boja: u skladu sa dizajnom Štampa: pun kolor, jednostrano Sertifikati o učešću na stručnom skupu (300 komada) Dimenzija: A4 format (210 x 297mm) Boja: u skladu sa dizajnom Štampa: pun kolor, jednostrano Napomena: Za navedeni materijal za učesnike Naručilac zadržava pravo izmena u pogledu boje, oblika, načina pakovanja i dr. Najkasnije u roku od pet (5) dana nakon (dana) realizacije skupa, ponuđač dostavlja Agenciji Izveštaj o sprovedenom stručnom skupu u 3 (tri) odštampana primerka, na A4 formatu papira, potpisan od strane predstavnika Ponuđača, i u elektronskom obliku na flaš memoriji (USB), u 2 (dva) primerka, u .docx i .pdf formatu i pripremljeni za štampu na A4 formatu papira. Izveštaj treba da sadrži najmanje opis realizovanih aktivnosti prema agendi stručnog skupa i fotodokumentaciju. Naručilac dostavlja formu za popunjavanje izveštaja sa jasnim smernicama. IZVEŠTAVANJE Sa ciljem uspešne i kvalitetne realizacije projektnog zadatka, Ponuđač će usaglašavati i dogovarati celokupan tok realizacije projekta sa Naručiocem, i o svim koracima i informacijama obaveštavati Naručioca. U periodu pripreme i realizacije stručnog skupa, po potrebi i na zahtev ugovorenih strana organizovaće se radni sastanci predstavnika Naručioca i Ponuđača. Ponuđač je u obavezi da na sastancima vodi zapisnik o održanom sastanku i isti dostavi Naručiocu. Po završetku projektnog zadatka Ponuđač je dužan da Naručiocu dostavi konačan Izveštaj o realizovanom projektu. Uz Izveštaj, Ponuđač je u obavezi da na USB memoriji dostavi otvorene i zatvorene fajlove svih brendiranih materijala koji su korišćeni za potrebe stručnog skupa, kontakt tabele, evidencije prisutnih na konferenciji, kontakt podatke prisutnih, fotografije i video materijale kao i ostale materijale koji se ne podele učesnicima stručnog skupa, a pripremljeni su za realizaciju stručnog skupa. Rok za dostavljanje konačnog izveštaja je 15 dana od dana održavanja stručnog skupa. ORGANIZACIJA STRUČNOG SKUPA AGENCIJE ZA BEZBEDNOST SAOBRAĆAJA O UNAPREĐENJU PRAKSE U PROCESU OBUKE ZA KANDIDATE Stručni skupovi predstavljaju susret nadležnih državnih institucija koje se bave određenom oblašću i subjekata (pravnih lica i pojedinaca) koji u toj oblasti rade. Cilj ovakvih skupova je bavljenje organizacionim pitanjima, statusa struke (profesije) i naučnog, odnosno tehnološkog napretka. Istraživački pristup u procesu obuke kandidata za vozače gotovo da nikad nije ni postojao, a u poslednjim godinama sve je uočljivija neophodnost ovakvog pristupa. Naime, potreba da se proces obuke posmatra, analizira i unapređuje, u skladu sa zahtevima saobraćaja i navikama novih generacija je jasnija nego ikad. Agencija za bezbednost saobraćaja se bavi edukacijom licenciranih kadrova u ovoj oblasti, ali je ovaj proces, u najvećoj meri, jednosmeran. Iz tog razloga, prepoznali smo potrebu za organizacijom stručnog skupa, na kom bi učestvovali svi zainteresovani koji se bave obukom kandidata, tako imajući priliku da iznesu svoje ideje. Ovaj pristup svakako ima za cilj i da čitavu ovu oblast i struku koja se njom bavi, podigne na viši nivo. PROJEKTNI ZADATAK U okviru projekta potrebno je organizovati dvodnevni stručni skup, na kojem će prisustvovati predstavnici institucija Republike Srbije koje doprinose unapređenju sistema bezbednosti saobraćaja, kao i predstavnici koji učestvuju u procesu osposobljavanja kandidata za vozače. U okviru projekta organizacije stručnog skupa, Ponuđač je potrebno da sprovede i obezbedi: organizacione poslove u vezi pripreme, realizacije i organizacije stručnog skupa; zakupi i uredi konferencijske sale, prostor i manje sale za potrebe realizacije radionica i sastanaka, kao i da posreduje u rezervaciji smeštaja za pojedine (međunarodne) učesnike stručnog skupa; brendira stručni skup - grafički dizajn i izrada materijala za potrebe stručnog skupa, koji podrazumeva dizajn svih poklona i pratećih materijala. Dva prenoćišta na bazi punog pansiona za 40 osoba DETALJAN OPIS ELEMENATA ORGANIZACIJE STRUČNOG SKUPA ORGANIZACIONI POSLOVI U VEZI PRIPREME REALIZACIJE STRUČNOG SKUPA I ORGANIZACIJA STRUČNOG SKUPA Ponuđač je u obavezi da sačini organizacioni koncept pripreme i realizacije stručnog skupa koji će se realizovati tokom 2026/2027. godine. Koncept, termin skupa, dinamiku priprema i samu realizaciju skupa predlaže Ponuđač a Naručilac daje saglasnost. Ponuđač osmišljava naziv skupa, a Naručilac odobrava u skladu sa temama skupa. Od dana potpisivanja ugovora, do završetka realizacije stručnog skupa, Ponuđač je u obavezi da obezbedi najmanje jedno stručno lice koje će biti u svakodnevnoj komunikaciji sa Naručiocem i raditi na poslovima pripreme i realizacije stručnog skupa. Potrebna je stalna komunikacija putem elektronske pošte i telefona, prisustvo na pripremnim sastancima i prisustvo na samom stručnom skupu. Ponuđač komunicira putem elektronske pošte i telefona sa potencijalnim učesnicima stručnog skupa, uz prethodnu saglasnost Naručioca. Naručilac će obezbediti elektronske adrese i brojeve telefona potencijalnih učesnika stručnog skupa. Obaveza Ponuđača je redovno i blagovremeno obaveštavanje potencijalnih učesnika stručnog skupa u vezi poziva i novih informacija o stručnom skupu, u koordinaciji sa Naručiocem, kao i svakodnevne konsultacije i izveštavanje Naručioca o svim dešavanjima oko organizovanja događaja. Ponuđač može predložiti prateće aktivnosti u okviru stručnog skupa na koje Naručilac daje saglasnost. Ponuđač priprema i štampa spisak učesnika za registraciju učešća na stručnom skupu (tabela za upisivanje sa podacima o imenu i prezimenu, telefonu, e-mail adresi i dr.), u skladu sa dogovorom sa Naručiocem. Ponuđač će dostaviti preliminarni spisak svih prijavljenih učesnika Naručiocu u elektronskoj formi najkasnije dva dana pre početka stručnog skupa. Originalni popunjen spisak učesnika nakon registracije se dostavlja Naručiocu, a elektronsku verziju originalnog spiska izrađuje Ponuđač i dostavlja Naručiocu u Excel-u, prilikom predaje konačnog izveštaja. Pored osobe koja će biti u svakodnevnoj komunikaciji sa Naručiocem i raditi na poslovima pripreme i realizacije stručnog skupa potrebno je angažovati i najmanje pet uniformisanih osoba (hostese) radi obavljanja protokola (vođenje evidencija, registracija i raspoređivanje učesnika u sali, dodavanje mikrofona tokom stručnog skupa i slični propratni poslovi). Uniforme primerene održavanju stručnog skupa, usklađene sa dres kodom koji se primenjuje u javnim ustanovama, obezbeđuje Ponuđač, a Naručilac daje saglasnost. Uniformisane osobe će biti na raspolaganju tri dana, za pripremu i realizaciju skupa. Za potrebe realizacije skupa, navedeno osoblje će vršiti koordinaciju i smeštaj grupa tokom predavanja. Za potrebu realizacije stručnog skupa obezbeđuje angažovanje tehničkog osoblja (za računarsku opremu, projektore, puštanje prezentacija, ton i dr.). Tehnička podrška je odgovorna da u toku realizacije stručnog skupa sve funkcioniše bez problema sa tehničke strane i da svi tehnički elementi budu obezbeđeni. Takođe, Ponuđač obezbeđuje fotografisanje (minimum 30 fotografija po danu od kojih se najmanje 10 u punoj rezoluciji može koristiti za objavljivanje), audio i video zapis tokom stručnog skupa (zvaničnici, izlagači, učesnici, tok stručnog skupa). Naručiocu se nakon stručnog skupa a najkasnije 5 dana od završetka skupa, predaje kopija na USB-u, sa svim fotografijama, audio i video zapisom. Snimanje materijala mora biti u Full HD tehnologiji. Ponuđač će izraditi i dva kratka video snimka za potrebe promovisanja događaja na društvenim mrežama Naručioca, kao i tri vizuala za najavu događaja. Ponuđač od Naručioca dobija i štampa agendu stručnog skupa za svakog učesnika stručnog skupa. Agendu definiše Naručilac. ZAKUP I UREĐIVANJE KONFERENCIJSKE SALE I DODATNOG PROSTORA, POSLUŽENJE, KAO I REZERVACIJA SMEŠTAJA ZA UČESNIKE STRUČNOG SKUPA Dvodnevni stručni skup je potrebno organizovati u hotelu sa najmanje četiri zvezdice, koji ima konferencijsku salu sa kapacitetom od najmanje 300 mesta, kao i dodatnu salu opremljenu ozvučenjem i projektorom za najmanje 40 ljudi. Ponuđač dostavlja predlog Naručiocu za najmanje tri hotela koji poseduju adekvatan prostor za organizovanje stručnog skupa. Uz dostavljanje predloga hotela, Ponuđač je potrebno da navede naziv i adresu hotela. Na zahtev Naručioca, Ponuđač obezbeđuje Naručiocu ulazak u svaki od hotela koje Ponuđač predloži, da pregleda konferencijske sale i salu za radionice i sastanke, kao i sobe u kojima će biti smešteni učesnici stručnog skupa. Naručilac bira i daje saglasnost na hotel. Ponuđač o svom trošku vrši organizaciju boravka lica koje angažuje radi realizacije stručnog skupa. Navedena lica ne spadaju u učesnike stručnog skupa. Ponuđač obezbeđuje administraciju za strane učesnike stručnog skupa koji u posredstvu Ponuđača mogu da zakupe smeštaj, najviše do ukupnog broja od 5 učesnika na konferenciji za koje Ponuđač pruža logističku podršku u vidu rezervacije, dok troškove smeštaja pokriva sam učesnik. Ponuđač takođe obezbeđuje smeštaj i ishranu na bazi punog pansiona za 40 osoba. Ponuđač ovom nabavkom za potrebe stručnog skupa obezbeđuje rezervaciju smeštaja za strane učesnike, konferencijsku salu, jedan koktel ručak (prvi dan stručnog skupa), posluženja za sve učesnike stručnog skupa (piće dobrodošlice, dve kafe pauze, od kojih jedna uz koktel ručak) i promotivne materijale za najviše 300 učesnika, prevodioce i prateću opremu, celokupnu organizaciju stručnog skupa za najviše 300 učesnika, kao i svečanu večeru uz muzičku pratnju za najviše 300 učesnika stručnog skupa. Konferencijska sala potrebno je da bude opremljena stolicama i tehnikom za potrebe puštanja prezentacija (računar/laptop, prezenter, LED ekran, govornica, fiksni i bežični mikrofon, ozvučenje minimalne snage 4000 W, opseg frekvencije 60Hz – 18 kHz , produžni kablovi, video mikser sa minimum 8 ulaza rezolucije 4K i druga neophodna oprema za realizaciju stručnog skupa). Ponuđač je potrebno da angažuje lica koja će pružati tehničku podršku i rukovati opremom za vreme trajanja stručnog skupa. Po potrebi, konferencijska sala pored klasičnog mesta za izlaganje i stola za predsedavajuće, treba da ima i mogućnost transformacije u koncept panel diskusije. Ponuđač treba da obezbedi LED ekran dimenzija najmanje 3m x 5m, a najviše 4m x 5m. Tačna veličina LED ekrana koju je potrebno da Ponuđač poseduje i postavi u konferencijskoj sali zavisiće od prethodno dobijene saglasnosti na izbor hotela i konferencijske sale. Video materijale je potrebno obraditi i predati Naručiocu tokom održavanja stručnog skupa, kako bi iste Naručilac mogao objaviti na društvenoj mreži. Kako bi Ponuđač imao sve neophodne informacije za dostavljanje ponude, preliminarna satnica agende stručnog skupa je: I DAN 12.00 – 13.00 – Registracija i prijem učesnika, piće dobrodošlice 13.00 – 13.30 – Otvaranje stručnog skupa i uvodni govori 13.30 – 15.00 – Prvi radni deo 15.00 – 15.30 – Kafe pauza uz koktel posluženje 15.30 – 17.00 – Drugi radni deo 17.00 – 20.00 – Slobodne aktivnosti 20.00 – 00.00 – Svečana večera II DAN 09.00 – 10.45 – Prvi radni deo 10.45 – 11.15 – Kafe pauza 11.15 – 12.30 – Drugi radni deo 12.45 – 14.00 – Treći radni deo 14.00 – 14.30 – Zatvaranje stručnog skupa Napomena: Ovo je preliminarna satnica stručnog skupa određena od strane organizatora skupa. *Za sve učesnike stručnog skupa Ponuđač obezbeđuje kafe pauze, ručak i svečanu večeru. U okviru radnih delova održavaće se stručni skup i radionice. Obavezni elementi ponude posluženja u toku dvodnevnog stručnog skupa su: piće dobrodošlice za 300 učesnika (voda, kafa, filter kafa, sok); posluženje za dve kafe pauze za 300 učesnika (voda, kafa, filter kafa, sok), jedna uz hranu u vidu koktel posluženja na kafe pauzi prvog dana stručnog sk