Usluge upravljanja projektima

Specifikacija usluga - LIVINGWATERS_TOR_Project_Manager.docx SPECIFIKACIJA USLUGE / TERMS OF REFERENCE (ToR) Eksterna podrška u upravljanju projektom, usklađenosti i izveštavanju LIVINGWATERS – Local invasive species management and water quality improvement through community-led learning and nature-based solutions Naručilac Univerzitet u Beogradu – Institut za multidisciplinarna istraživanja (IMSI) Projekat LIVINGWATERS Programski okvir Horizon Europe / SoS2LearnDBS – Community-Led Actions, cascade funding / FSTP, lump-sum model Trajanje projekta 24 meseca; 01.09.2026–06.09.2028 Planirani period usluge Tokom realizacije projekta, od zaključenja ugovora do završetka ugovorenih obaveza u okviru prihvatljivog projektnog perioda 1. Predmet nabavke Predmet nabavke je pružanje stručne spoljne podrške Univerzitetu u Beogradu – Institutu za multidisciplinarna istraživanja, kao koordinatoru projekta LIVINGWATERS, u oblasti projektnog upravljanja, ugovorne i proceduralne usklađenosti, administrativnog i finansijskog praćenja, koordinacije partnera, upravljanja rizicima i promenama, organizacije dokazne dokumentacije i pripreme za periodično i završno izveštavanje. Usluga se pruža kao podrška koordinatoru i konzorcijumu, bez prenosa formalne odgovornosti koordinatora, naučnog rukovođenja ili ovlašćenja za donošenje odluka na izabranog pružaoca usluge. 2. Kontekst i osnovne karakteristike projekta LIVINGWATERS – Local invasive species management and water quality improvement through community-led learning and nature-based solutions je dvogodišnji međunarodni projekat finansiran kroz kaskadni poziv (Financial Support to Third Parties / cascade funding) u okviru Horizon Europe projekta SoS2LearnDBS. Projekat okuplja šest partnerskih institucija iz Srbije, Hrvatske i Austrije, a IMSI ima ulogu koordinatora konzorcijuma. projekat se realizuje kroz sedam međusobno povezanih radnih paketa (WP1–WP7); finansiranje se sprovodi po lump-sum modelu, uz potrebu jasnog dokumentovanja realizacije aktivnosti, rezultata, pokazatelja i ugovornih obaveza; koordinator je odgovoran za koordinaciju partnera, praćenje implementacije, objedinjavanje informacija i dokumentacije i pravovremeno izveštavanje prema SoS2LearnDBS timu; projekat ima rane upravljačke obaveze i rezultate, uključujući uspostavljanje konzorcijumskih pravila i sistema upravljanja, Project Management Plan / Quality framework, Data Management Plan, praćenje deliverable-a, milestones-a, KPI-jeva i dokazne dokumentacije; periodično izveštavanje je povezano sa M6 i M12, dok se završni izveštaj podnosi u okviru završetka projekta (M24), u skladu sa važećim Sub-Grant Agreement-om i uputstvima ugovornog tela. 3. Cilj angažovanja Cilj angažovanja je da IMSI od početka realizacije uspostavi i održava funkcionalan, proporcionalan i proverljiv sistem upravljanja projektom koji omogućava pravovremeno donošenje odluka, koordinaciju partnera, praćenje napretka i budžeta, kontrolu rokova, sistematsko upravljanje rizicima i uredan evidence trail za izveštavanje, kontrolu i eventualnu reviziju. Pružalac usluge treba da doprinese smanjenju administrativnog i koordinacionog rizika, ranom prepoznavanju odstupanja i kvalitetnoj pripremi koordinatora i partnera za ugovorne rokove i reporting obaveze. 4. Obim usluge 4.1. Mobilizacija i početna usklađenost pregled konačno potpisanog Sub-Grant Agreement-a, Technical Annex-a, odobrenog budžeta i relevantnih pratećih uputstava koja IMSI stavi na raspolaganje; identifikovanje hijerarhije ugovornih obaveza, kritičnih rokova i prioritetnih aktivnosti za početnu fazu projekta; izrada početnog pregleda compliance i implementation rizika i predloga prioriteta za M1–M3. 4.2. Sistem projektnog upravljanja podrška u uspostavljanju governance strukture i jasne matrice odgovornosti (RACI ili ekvivalent); uspostavljanje master kalendara projekta sa WP aktivnostima, deliverable-ima, milestones-ima, reporting rokovima i ključnim odlukama; uspostavljanje registra deliverable-a i milestones-a, KPI/evidence registra, registra rizika i otvorenih pitanja, registra odluka i promena; definisanje internog ciklusa praćenja i izveštavanja i standardnih obrazaca za prikupljanje podataka od partnera; podrška u uspostavljanju strukturisanog evidence repository-ja i pravila za imenovanje, čuvanje i povezivanje dokumentacije sa projektnim obavezama. 4.3. Podrška koordinaciji partnera priprema i unapređenje obrazaca i procedura za periodično dostavljanje tehničkih, finansijskih i evidence informacija od partnera; pregled kompletnosti, konzistentnosti i pravovremenosti partnerskih inputa i identifikovanje nedostajućih podataka/dokaza; podrška koordinatoru u pripremi management sastanaka, agenda, action tracker-a i praćenja dogovorenih obaveza; pravovremeno upozoravanje koordinatora na kašnjenja, neusaglašenosti ili rizike koji zahtevaju upravljačku odluku ili eskalaciju. 4.4. Administrativno i finansijsko praćenje uspostavljanje i održavanje visokog nivoa praćenja odobrenog budžeta, ugovorenih obaveza, planiranih nabavki/subcontracting aktivnosti i dinamike projektnih troškova; podrška konsolidaciji finansijskih i administrativnih informacija partnera za potrebe internog upravljanja i izveštavanja; identifikovanje odstupanja, dokumentacionih praznina i pitanja koja zahtevaju tumačenje ugovornih pravila ili konsultaciju sa ugovornim telom; jasno razgraničenje između projektnog finansijskog praćenja i formalnog računovodstva, poreskih obaveza i knjiženja, koji ostaju u nadležnosti IMSI-ja i partnerskih institucija. 4.5. Praćenje implementacije, deliverable-a, milestones-a i KPI-jeva periodično praćenje realizacije projektnih aktivnosti i međuzavisnosti radnih paketa; praćenje statusa deliverable-a, milestones-a i pokazatelja u odnosu na Technical Annex i aktuelni implementation calendar; provera postojanja i adekvatnosti dokazne dokumentacije za realizovane aktivnosti i rezultate; vođenje action tracker-a za identifikovane praznine i praćenje korektivnih mera. 4.6. Upravljanje rizicima, promenama i usklađenošću održavanje ažurnog pregleda projektnih rizika i otvorenih pitanja, sa predlogom mera ublažavanja; podrška proceni da li odstupanja od plana zahtevaju internu odluku, dokumentovano obrazloženje, formalno odobrenje/no-objection ili amendment; podrška koordinatoru u dokumentovanju odluka i promena na način koji omogućava jasnu sledljivost; stručno savetovanje u vezi sa projektnim pravilima i obavezama, uz jasno razgraničenje od pravnog zastupanja ili davanja obavezujućih pravnih mišljenja. 4.7. Podrška izveštavanju i kontroli kvaliteta podrška pripremi za periodično izveštavanje u M6 i M12 i završno izveštavanje u M24, u skladu sa važećim template-ima i instrukcijama; QA pregled management/reporting paketa u pogledu kompletnosti, unutrašnje konzistentnosti, sledljivosti prema Technical Annex-u i raspoloživoj dokaznoj dokumentaciji; podrška konsolidaciji partnerskih inputa i pripremi action list-e za nedostajuće ili neusaglašene informacije; podrška pripremi projekta za eventualne review/audit provere u obimu ugovorene osnovne usluge. 4.8. Završetak projekta i closure readiness podrška finalnoj konsolidaciji statusa deliverable-a, milestones-a, KPI-jeva, evidence registra i otvorenih pitanja; provera kompletiranosti ključne projektne dokumentacije i evidencija koje treba čuvati nakon završetka projekta; priprema završnog management/closure checklist-a i preporuka za arhiviranje i post-project obaveze. 5. Očekivani rezultati usluge (service outputs) Pružalac usluge će, u saradnji sa IMSI koordinatorom, izraditi ili uspostaviti najmanje sledeće operativne rezultate. Ovi rezultati predstavljaju alate i pakete podrške pružaoca usluge; ne zamenjuju formalne projektne deliverable-e za koje su odgovorni IMSI i partneri. Ref. Rezultat Minimalni sadržaj Okvirni rok SO-1 Mobilisation & Compliance Baseline Početni pregled obaveza, rokova, kritičnih tačaka i upravljačkih/compliance rizika. Početna faza, najkasnije u prvih 30 dana angažovanja SO-2 Project Management System Pack Governance/RACI, master calendar, deliverables & milestones register, KPI/evidence register, risk/issue/decision/change registri i osnovni reporting workflow. Rana faza angažovanja; zatim kontinuirano ažuriranje SO-3 Partner Reporting & Evidence Pack Standardizovani obrasci za partner inputs, action tracker i strukturisana logika evidence repository-ja. U ranoj fazi, pre prvog ciklusa periodičnog izveštavanja SO-4 Periodic Management & Compliance Review Notes Kratke periodične beleške/izveštaji sa statusom, ključnim rizicima, nedostacima, odgovornim licima i rokovima. Tokom realizacije; najmanje kvartalno i pred ključne reporting tačke SO-5 M6/M12 Reporting Readiness Support Pregled spremnosti, lista nedostajućih elemenata i QA podrška za periodične izveštaje. Pre M6 i M12 reporting ciklusa SO-6 Final Reporting & Closure Readiness Pack Finalni pregled kompletiranosti evidencija, otvorenih obaveza i closure checklist. Završna faza projekta / M23–M24 6. Način rada i komunikacija rad se organizuje pretežno na daljinu, korišćenjem zajedničkog repozitorijuma i alata koje odobri IMSI; IMSI određuje jedno primarno kontakt lice/focal point za operativnu komunikaciju, uz uključivanje finansijske, administrativne i stručne službe po potrebi; pružalac usluge učestvuje na koordinacionim sastancima u obimu potrebnom za izvršenje ugovorene usluge; sastanci uživo u Beogradu organizuju se po potrebi i dogovoru; nakon značajnih management review sastanaka pružalac usluge dostavlja kratku pisanu belešku/action tracker sa zaključcima, odgovornim licima i rokovima; pružalac usluge je dužan da čuva poverljivost projektne dokumentacije i postupa u skladu sa ugovornim i internim pravilima IMSI-ja. 7. Granice odgovornosti i aktivnosti koje nisu predmet usluge IMSI zadržava punu ugovornu, upravljačku i naučnu odgovornost za projekat. Pružalac usluge nema ovlašćenje da u ime IMSI-ja donosi projektne, finansijske, pravne ili nabavne odluke niti da preuzima odgovornost partnera za njihove rezultate i dokumentaciju. naučno/stručno rukovođenje projektom i izrada naučnog sadržaja deliverable-a umesto odgovornog WP lead-a ili partnera; svakodnevno administriranje projekta bez ograničenja, knjigovodstvo, obračuni, poresko postupanje i vođenje zakonskih računovodstvenih evidencija; sprovođenje javnih nabavki, donošenje odluka u postupcima nabavke ili postupanje kao službenik za javne nabavke IMSI-ja; pravno zastupanje, formalna pravna mišljenja, poslovi DPO-a ili eksternog revizora; potpisivanje ili slanje formalne korespondencije u ime IMSI-ja bez prethodnog odobrenja ovlašćenog lica; neograničen broj dodatnih revizija, vanrednih intervencija, putovanja ili poslova koji predstavljaju značajno proširenje prvobitnog obima usluge. 8. Trajanje angažovanja i dinamika Planirani budžetski okvir odnosi se na stručnu podršku tokom 24-mesečne realizacije projekta. Ugovorni početak usluge nastupa nakon sprovedenog postupka javne nabavke i zaključenja ugovora. Tačan period pružanja usluge i krajnji datum moraju biti usklađeni sa pravilima prihvatljivosti troškova i važećim projektnim ugovorom. Intenzitet angažovanja nije nužno ravnomeran: očekuje se veći intenzitet u početnoj fazi uspostavljanja sistema, pred periodične reporting tačke, pri rešavanju značajnih odstupanja i u završnoj fazi projekta. 9. Dokumenti i informacije koje IMSI stavlja na raspolaganje izabranom pružaocu usluge važeći Sub-Grant Agreement sa aneksima i relevantnim izmenama; Technical Annex / odobreni opis projekta i budžet; Evaluation Summary Report i relevantna uputstva ugovornog tela, kada su primenljiva; Consortium Agreement i interne procedure projekta, kada budu usvojene; reporting templates, monitoring instructions, communication/visibility package i druge zvanične smernice koje IMSI dobije tokom realizacije; potrebne partnerske inpute, uz poštovanje pravila poverljivosti i zaštite podataka. Obrazac strukture ponudjene cene usluga upravljanja projektom.xlsx OBRAZAC STRUKTURE PONUĐENE CENE USLUGA UPRAVLJANJA PROJEKTOM JN-0009/26 NAZIV PONUĐAČA: R.BR. | Naziv usluge | Jedinica mere | Procenjena količina | Cena po j/m bez PDV-a | Cena po j/m sa PDV-om | Ukupna cena bez PDV-a | Ukupna cena sa PDV-om 1 | USLUGA UPRAVLJANJA PROJEKTOM | kom | 1 | 0 | 0 UKUPNO | 0 | 0 1. PONUĐENA CENA USLUGA: Ukupna cena bez PDV-a ........................... dinara. Ukupan iznos PDV-a: ............................. dinara. Ukupna cena sa PDV-om: ............................... dinara. 2. VAŽNOST PONUDE: ................ dana od dana otvaranja ponude (minimum 30 dana). 3. NAČIN PLAĆANJA: Isplata dogovorenog iznosa vršiće se mesečno, u 24 (dvadeset četiri) jednake mesečne rate, tokom ukupnog trajanja projekta od dve godine. 4. ROK IZVRŠENJA USLUGE: Rok za izvršenje ugovorenih obaveza prati dinamiku realizacije projekta i traje 24 meseca, odnosno u periodu od 01.09.2026. do 06.09.2028. godine.