Izrada studije izvodljivosti sa analizom finansijskih efekata i ekonomske opravdanosti unapređenja arhivskog poslovanja i digitalizacije arhivske građe

OSTALI ELEMENTI PONUDE.docx OSTALI ELEMENTI PONUDE Način i rok izvršenja usluge Rok za izvršenje usluge iznosi __________ (maksimalno 45) dana od dana zaključenja Ugovora, po fazama definisanim Tehničkom specifikacijom. U navedenom roku definisane faze se mogu raditi nezavisnom dinamikom jedna od druge. Način i uslovi plaćanja Naručilac će ukupnu ugovorenu cenu platiti Dobavljaču u roku od 15 dana od dana prijema pravilno ispostavljene fakture, i Zapisnika o uspešno izvršenim uslugama izrade studije izvodljivosti sa analizom finansijskih efekata i ekonomske opravdanosti unapređenja arhivskog poslovanja i digitalizacije arhivske građe, potpisanog od strane predstavnika Dobavljača i ovlašćenog lica Naručioca. U Zapisniku o uspešno izvršenim uslugama izrade studije izvodljivosti sa analizom finansijskih efekata i ekonomske opravdanosti unapređenja arhivskog poslovanja i digitalizacije arhivske građe će se konstatovani da su usluge u svim fazama projekta izvršene blagovremeno i u skladu sa tehničkim karakteristikama i Ugovorom. Sredstva finansijskog obezbeđenja: A) Ponuđač je dužan da prilikom podnošenja ponude dostavi sredstvo finansijskog obezbeđenja za ozbiljnost ponude i to: 1. Blanko menicu, potpisanu od strane ovlašćenih lica Dobavljača, u iznosu 3% od vrednosti ponude, sa rokom važenja 60 dana duže od roka važenja ponude, koja mora biti bezuslovna, neopoziva, bez prigovora i plativa na prvi poziv – u korist Naručioca. Menica za ozbiljnost ponude se aktivira ako Ponuđač čija je ponuda izabrana kao najpovoljnija povuče ponudu, izmeni ponudu ili odbije da zaključi ugovor o javnoj nabavci, kao i u slučaju da po zaključenju ugovora u ugovorenim rokovima ne dostavi sredstva finansijskog obezbeđenja predviđena ugovorom. 1) Kopiju kartona deponovanih potpisa, overenu od strane banke, kod poslovne banke ovlašćenih lica koja su potpisala blanko menicu. 2) Potvrda da su menice evidentirane u registru menica i ovalašćenja koji vodi NBS. B) Dobavljač, kome bude dodeljen Ugovor, dužan je da u roku od 15 dana od dana potpisivanja Ugovora, kao sredstvo finansijskog obezbeđenja za ispunjenje ugovorenih obaveza, preda Naručiocu: Original bankarsku garanciju za dobro izvršenje ugovorenih obaveza u visini od 10% od ukupne vrednosti ugovora bez PDV i sa rokom važenja najmanje 60 dana duže od važenja Ugovora, koja mora biti bezuslovna, neopoziva, bez prigovora i na prvi poziv plativa, u korist Naručioca i bez mogućnosti umanjenja srazmerno izvršenoj obavezi nalogodavca. 2. Kopiju kartona deponovanih potpisa ovlašćenih lica poslovne banke, koja su potpisala bankarsku garanciju. Bankarska garancija se aktivira u slučaju da Ponuđač ne izvršava ugovorene obaveze. TEHNIČKI ELEMENTI PONUDE.docx TEHNIČKI ELEMENTI PONUDE Republički fond za penzijsko i invalidsko osiguranje (u daljem tekstu: Naručilac) pristupa izradi Studije izvodljivosti sa analizom finansijskih efekata i ekonomske opravdanosti unapređenja arhivskog poslovanja i digitalizacije arhivske građe (u daljem tekstu: Studija), radi trajnog, bezbednog i efikasnog upravljanja dokumentacijom od značaja za ostvarivanje prava osiguranika i korisnika. Naručilac raspolaže velikim i stalno rastućim obimom fizičke, elektronske i mikrofilmovane arhivske građe, čije postojeće čuvanje, pronalaženje i obrada stvaraju operativne, prostorne, kadrovske i finansijske rizike, te zahtevaju sistemsko unapređenje arhivskog poslovanja. Cilj projekta je da Naručilac dobije stručnu, objektivnu i proverljivu osnovu za odluku o obuhvatu, fazama, troškovima, modelima finansiranja i načinu realizacije digitalizacije arhivske građe i modernizacije arhivskog sistema, uz poštovanje propisa o arhivskoj građi, elektronskom dokumentu, zaštiti podataka o ličnosti i informacionoj bezbednosti. Studija treba da sadrži analizu postojećeg stanja, tehničke, organizacione, pravne i finansijske aspekte mogućih modela realizacije, kao i predlog strateškog okvira za modernizaciju arhivskog i dokumentacionog sistema. Poseban deo Studije odnosi se na analizu mogućih modela i izvora finansiranja, uključujući budžetska, kreditna i privatna sredstva, kao i mogućnosti korišćenja bespovratnih sredstava i drugih oblika podrške u okviru programa Western Balkans Investment Framework (WBIF), Instrumenta pretpristupne pomoći IPA III, Reform and Growth Facility za Zapadni Balkan i drugih odgovarajućih programa Evropske unije. Studija treba da obuhvati i analizu usklađenosti relevantnog pravnog okvira Republike Srbije u oblastima arhivske građe, upravljanja dokumentacijom, digitalizacije, elektronskog dokumenta, zaštite podataka o ličnosti, informacione bezbednosti, interoperabilnosti i ponovne upotrebe podataka javnog sektora sa pravnim tekovinama Evropske unije, uz predlog smernica i mera za dalje usklađivanje. Cilj usluge je da Naručilac dobije stručnu, objektivnu i proverljivu osnovu za: Utvrđivanje finansijske, pravne, institucionalne, tehničke i organizacione izvodljivosti projekta Izbor odgovarajuće kombinacije dostupnih izvora finansiranja, sa posebnim razmatranjem WBIF i IPA III sredstava Utvrđivanje uslova, projektne zrelosti, dokumentacije, institucionalnih koraka i rokova potrebnih za kandidovanje projekta za sredstva Evropske unije Procenu mogućnosti uključivanja privatnih izvora finansiranja, uz očuvanje javne kontrole nad arhivskom građom, dokumentarnim materijalom, podacima i informacionim sistemima Utvrđivanje stepena usklađenosti propisa Republike Srbije sa relevantnim EU acquis i definisanje prioritetnih zakonodavnih, podzakonskih, institucionalnih i tehničkih mera Donošenje odluke o optimalnom obuhvatu, fazama, dinamici i načinu dalje pripreme i realizacije projekta Obim usluge: Ponuđač je dužan da predmetnim uslugama obuhvati sledeće aktivnosti: 1. Analiza postojećeg stanja - Analiza sistema upravljanja dokumentacijom, uključujući obim i strukturu fizičke, elektronske i mikrofilmovane dokumentacije, godišnji priliv, postojeće procedure, arhivske kapacitete, prostore, opremu, softvere, informacione sisteme, ugovore, organizaciju rada, raspoložive kadrovske kapacitete i ključne operativne, bezbednosne i regulatorne probleme. 2. Analiza troškova postojećeg sistema - Identifikovanje i okvirna procena troškova eksternih usluga, zakupa i korišćenja prostora, opreme, održavanja, softvera, licenci, tehničke podrške, potrošnog materijala, transporta, manipulacije dokumentacijom, fizičke i informacione bezbednosti, zaposlenih i drugih povezanih troškova koje je moguće razumno proceniti na osnovu dostupnih podataka. 3. Tehnička i organizaciona analiza unapređenja sistema - Analiza mogućnosti centralizacije ili decentralizacije arhivskih funkcija, digitalizacije prioritetnih kategorija dokumentacije, unapređenja sistema za upravljanje dokumentima, skeniranja, indeksiranja, OCR obrade, klasifikacije i validacije podataka, upravljanja fizičkom i mikrofilmovanom dokumentacijom, integracije sa postojećim sistemima Naručioca, bezbednog skladištenja, dugoročnog digitalnog očuvanja, kontrolisanog pristupa i dostupnosti dokumentacije. 4. Analiza modela i izvora finansiranja - Izrada analize finansijskih potreba po komponentama i fazama projekta i ispitivanje najmanje sledećih izvora: budžetska sredstva, WBIF tehnička pomoć i investicioni grantovi, IPA III nacionalni i višekorisnički programi, Reform and Growth Facility, program Digital Europe kada je primenjiv, krediti međunarodnih finansijskih institucija, komercijalni izvori i privatna sredstva. Za svaki izvor potrebno je utvrditi prihvatljive aktivnosti i troškove, očekivani intenzitet podrške ili sufinansiranja, uslove dodatnosti, minimalnu projektnu zrelost, potrebnu dokumentaciju, institucionalni kanal prijave, rokove, ograničenja, rizike i mogućnost kombinovanja sa drugim izvorima. 5. Posebna analiza WBIF podobnosti - Procena da li i pod kojim uslovima projekat ili njegove pojedinačne komponente mogu biti kvalifikovane kao ulaganje u digitalnu budućnost, bezbednu i energetski efikasnu podatkovnu infrastrukturu, cloud, interoperabilnost, sajber-otpornost ili drugu prihvatljivu infrastrukturu. Analiza mora obuhvatiti mogućnost faziranja projekta, izdvajanje infrastrukturnih i neinfrastrukturnih komponenti, potrebu uvrštavanja u relevantne nacionalne planske i projektne liste, ulogu NIPAC-a, Ministarstva finansija i partnerske finansijske institucije, kao i okvirni put od projektne ideje do odobrenja i realizacije. 6. Posebna analiza IPA III podobnosti - Procena mogućnosti finansiranja pripremnih, reformskih i institucionalnih aktivnosti, uključujući inventarisanje i mapiranje arhiva, razvoj regulatornih i tehničkih standarda, unapređenje upravljanja javnom administracijom, zaštitu podataka, interoperabilnost, informacionu bezbednost, obuke, pilot-projekte, pripremu tehničke dokumentacije i jačanje kapaciteta. Potrebno je identifikovati odgovarajući programski prozor, način programiranja, institucije nadležne za kandidovanje i sprovođenje, potrebu za nacionalnim sufinansiranjem i realan vremenski okvir. 7. Predlog finansijske konstrukcije i plana finansiranja - Razrada najmanje tri realne finansijske varijante, uključujući procenu ukupnih investicionih i operativnih potreba, učešće bespovratnih sredstava, javnih, kreditnih i privatnih izvora, dinamiku obezbeđivanja sredstava, budžetske efekte, troškove finansiranja, održivost tokom životnog ciklusa i ključne uslove za finansijsko zatvaranje. Za svaku varijantu potrebno je opisati odgovarajuće institucionalne, organizacione i ugovorne elemente, kao i međuzavisnost izvora finansiranja i načina realizacije. 8. Pravna i institucionalna analiza - Analiza važećih zakona, podzakonskih akata, strategija, tehničkih pravila i institucionalnih nadležnosti koji se odnose na arhivsku građu i dokumentarni materijal, kancelarijsko poslovanje, elektronski dokument, elektronsku identifikaciju i usluge od poverenja, elektronsku upravu, zaštitu podataka o ličnosti, slobodan pristup informacijama, informacionu bezbednost, tajnost podataka, ponovnu upotrebu podataka javnog sektora, javne nabavke, budžetski sistem, državnu pomoć i preuzimanje višegodišnjih obaveza. 9. Analiza usklađenosti sa EU acquis - Izrada detaljne tabele usklađenosti koja za svaki relevantan akt EU prikazuje odgovarajuće propise Srbije, stepen usklađenosti, pravne i praktične praznine, njihov uticaj na projekat i precizne preporuke za izmene zakona, podzakonskih akata, institucionalnih postupaka i tehničkih standarda. Ponuđač mora da proveri stanje propisa na dan preseka utvrđen početnim izveštajem i posebno obradi najmanje sledeće akte: Uredbu (EU) 2016/679 - Opšta uredba o zaštiti podataka (GDPR) Direktivu (EU) 2016/680 o obradi podataka od strane nadležnih organa u svrhe sprečavanja, istrage, otkrivanja ili gonjenja krivičnih dela Direktivu (EU) 2019/1024 o otvorenim podacima i ponovnoj upotrebi informacija javnog sektora Direktivu (EU) 2022/2555 o merama za visok zajednički nivo sajber-bezbednosti u Uniji (NIS2) Uredbu (EU) br. 910/2014 o elektronskoj identifikaciji i uslugama od poverenja, kako je izmenjena Uredbom (EU) 2024/1183 kojom se uspostavlja evropski okvir digitalnog identiteta Uredbu (EU) 2024/1689 kojom se utvrđuju harmonizovana pravila o veštačkoj inteligenciji, ukoliko se predviđa primena automatizovane klasifikacije, ekstrakcije, OCR/ICR ili drugih AI funkcionalnosti Druge pravno obavezujuće akte EU i relevantne evropske standarde koji se tokom analize pokažu neposredno povezanim sa elektronskim dokumentima, dugoročnim digitalnim očuvanjem,interoperabilnošću, dostupnošću i bezbednošću podataka. Polazni nalaz koji Ponuđač mora da proveri i ažurira - prema Izveštaju Evropske komisije o Srbiji za 2025. godinu, srpski okvir zaštite podataka je uglavnom, ali ne potpuno usklađen sa GDPR i Direktivom (EU) 2016/680; potrebna je puna usklađenost sa Direktivom (EU) 2019/1024, NIS2, evropskim okvirom digitalnog identiteta i Uredbom o veštačkoj inteligenciji. Ovaj polazni nalaz ne zamenjuje obavezu Ponuđača da sprovede samostalnu pravnu analizu. 10. Analiza mogućih modela realizacije - Uporedna analiza najmanje sledećih varijanti: zadržavanje postojećeg sistema, ograničena unapređenja, fazna modernizacija, centralizovan ili decentralizovan sistem, nabavka pojedinačnih komponenti, objedinjeni servisni model i kombinovani model. Za svaku varijantu prikazati obuhvat, potrebne investicije, operativne troškove, izvor i dostupnost finansiranja, prednosti, slabosti, ključne rizike, okvirne rokove, finansijsku održivost, regulatorne uslove i institucionalnu izvodljivost. 11. Analiza ključnih rizika - Analiza rizika dostupnosti i kvaliteta ulaznih podataka, obima i rasta dokumentacije, neujednačenih klasifikacionih planova, tehničke realizacije, integracije, migracije, dostupnosti usluge, kvaliteta digitalne obrade, zaštite podataka, informacione i fizičke bezbednosti, finansiranja, odobravanja EU sredstava, sufinansiranja, javnih nabavki, kašnjenja i dugoročne održivosti, uz predlog mera ublažavanja i nosilaca rizika. 12. Okvir uslova pružanja usluga i pokazatelja kvaliteta – Definisanje predloga kataloga usluga i okvira uslova za dugoročno upravljanje arhivom, digitalizacijom i dokumentacijom. Okvir treba da obuhvati merljive pokazatelje kvaliteta i dostupnosti usluga, metodologiju i izvore podataka za njihovo praćenje, početne i ciljne vrednosti, učestalost izveštavanja, klasifikaciju incidenata i zahteva, rokove odziva i otklanjanja, raspoloživost sistema, mere za obezbeđivanje kontinuiteta poslovanja, pokazatelje kvaliteta i tačnosti digitalne obrade, pravila eskalacije, korektivne mere i postupak periodičnog preispitivanja pokazatelja. Predloženi okvir treba povezati sa tehničkim, finansijskim, organizacionim i ugovornim modelima identifikovanim u okviru Studije. 13. Indikatori kvaliteta i rezultata - Definisanje merljivih indikatora, uključujući vreme pronalaženja i dostavljanja predmeta, vreme vraćanja predmeta u arhivu, rokove skeniranja i digitalizacije, tačnost indeksiranja i OCR obrade, dostupnost sistema, broj i vrstu incidenata, vreme njihovog otklanjanja, količinu obrađene građe, stepen interoperabilnosti, energetsku efikasnost infrastrukture, nivo zaštite podataka, realizaciju regulatornih mera i kvalitet izveštavanja. Prilikom kompletnog perioda izvršenja usluga izrade studije, neophodno je da Ponuđač poštuje sve važeće propise i zakonske regulative u oblastima koje se odnose na predmetne usluge, tako da sve aktivnosti i preporuke budu usaglašene sa: Zakonom o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti ("Sl. glasnik RS", br. 6/2020) Svim podzakonskim aktima i stručnim uputstvima o kancelarijskom i arhivskom poslovanju Zakonom o zaštiti podataka o ličnosti ("Sl. glasnik RS", br. 87/2018) Zakonom o informacionoj bezbednosti ("Sl. glasnik RS", br. 91/2025) Izvršenje usluga izrade studije izvodljivosti sa analizom finansijskih efekata i ekonomske opravdanosti unapređenja arhivskog poslovanja i digitalizacije arhivske građe potrebno je izvršiti kroz osam nezavisnih i sukcesivnih faza i to na sledeći način: Faza 1 - Početni izveštaj i metodologija - obuhvata sledeće aktivnosti odnosno minimalne sadržaje: Plan rada Zahtevi za podatke Datum preseka propisa i potvrđeni kriterijumi analize Ponuđač je dužan da u početnom izveštaju prikaže detaljan terminski plan po aktivnostima i rezultatima Ugovoreni proizvod u Fazi 1 projekta jeste dokument „Početni izveštaj i metodologija“ koji se Naručiocu dostavlja na srpskom jeziku i u elektronskom (.pdf i .docx) formatu, dok se tabele proračuna, finansijski modeli, matrice podobnosti i tabele usklađenosti dostavljaju i u odgovarajućem editabilnom tabelarnom formatu. Po uspešnom završetku Faze 1 projekta i dostavljanju „Početnog izveštaja i metodologije“, predstavnik Ponuđača i ovlašćeno lice Naručioca potpisuju Zapisnik o uspešno izvršenim uslugama u Fazi 1 projekta, a kojim se konstatuje da su sve usluge izvršene blagovremeno i u skladu sa uslovima zahtevima Naručioca.. Faza 2 - Izveštaj o postojećem stanju - obuhvata sledeće aktivnosti odnosno minimalne sadržaje: Inventar sistema Inventar procesa Inventar dokumentacije Inventar kapaciteta Inventar troškova Inventar ključnih problema Ugovoreni proizvod u Fazi 2 projekta jeste dokument „Izveštaj o postojećem stanju“ koji se Naručiocu dostavlja na srpskom jeziku i u elektronskom (.pdf i .docx) formatu, dok se tabele proračuna, finansijski modeli, matrice podobnosti i tabele usklađenosti dostavljaju i u odgovarajućem editabilnom tabelarnom formatu. Po uspešnom završetku Faze 2 projekta i dostavljanju „Izveštaja o postojećem stanju“, predstavnik Ponuđača i ovlašćeno lice Naručioca potpisuju Zapisnik o uspešno izvršenim uslugama u Fazi 2 projekta, a kojim se konstatuje da su sve usluge izvršene blagovremeno i u skladu sa uslovima zahtevima Naručioca. Faza 3 - Izveštaj o modelima finansiranja - obuhvata sledeće aktivnosti odnosno minimalne sadržaje: Detaljna analiza WBIF, IPA III i drugih izvora Matrica podobnosti Najmanje tri finansijske varijante Plan kandidovanja projekta Ugovoreni proizvod u Fazi 3 projekta jeste dokument „Izveštaj o modelima finansiranja“ koji se Naručiocu dostavlja na srpskom jeziku i u elektronskom (.pdf i .docx) formatu, dok se tabele proračuna, finansijski modeli, matrice podobnosti i tabele usklađenosti dostavljaju i u odgovarajućem editabilnom tabelarnom formatu. Po uspešnom završetku Faze 3 projekta i dostavljanju „Izveštaja o modelima finansiranja“, predstavnik Ponuđača i ovlašćeno lice Naručioca potpisuju Zapisnik o uspešno izvršenim uslugama u Fazi 3 projekta, a kojim se konstatuje da su sve usluge izvršene blagovremeno i u skladu sa uslovima zahtevima Naručioca. Faza 4 - Izveštaj o usklađenosti sa EU acquis - obuhvata sledeće aktivnosti odnosno minimalne sadržaje: Tabela usklađenosti Identifikovane pravne i praktične praznine i smernice za izmene propisa, procedura i standarda Ugovoreni proizvod u Fazi 4 projekta jeste dokument „Izveštaj o usklađenosti sa EU acquis“ koji se Naručiocu dostavlja na srpskom jeziku i u elektronskom (.pdf i .docx) formatu, dok se tabele proračuna, finansijski modeli, matrice podobnosti i tabele usklađenosti dostavljaju i u odgovarajućem editabilnom tabelarnom formatu. Po uspešnom završetku Faze 4 projekta i dostavljanju „Izveštaja o usklađenosti sa EU acquis“, predstavnik Ponuđača i ovlašćeno lice Naručioca potpisuju Zapisnik o uspešno izvršenim uslugama u Fazi 4 projekta, a kojim se konstatuje da su sve usluge izvršene blagovremeno i u skladu sa uslovima zahtevima Naručioca. Faza 5 - Okvir uslova pružanja usluga i pokazatelja kvaliteta - obuhvata sledeće aktivnosti odnosno minimalne sadržaje: Katalog usluga Matrica merljivih pokazatelja Način merenja i izveštavanja Klasifikacija incidenata Rokovi odziva i otklanjanja Pravila eskalacije Predlog korektivnih mera Ugovoreni proizvod u Fazi 5 projekta jeste dokument „Okvir uslova pružanja usluga i pokazatelja kvaliteta“ koji se Naručiocu dostavlja na srpskom jeziku i u elektronskom (.pdf i .docx) formatu, dok se tabele proračuna, finansijski modeli, matrice podobnosti i tabele usklađenosti dostavljaju i u odgovarajućem editabilnom tabelarnom formatu. Po uspešnom završetku Faze 5 i dostavljanju ugovorenog proizvoda, predstavnik Ponuđača i ovlašćeno lice Naručioca potpisuju Zapisnik o uspešno izvršenim uslugama u Fazi 5, kojim se konstatuje da su usluge izvršene blagovremeno i u skladu sa zahtevima Naručioca. Faza 6 - Nacrt Studije izvodljivosti - obuhvata sledeće aktivnosti odnosno minimalne sadržaje: izradu objedinjenog nacrta Studije koji sadrži tehničke, organizacione, pravne, institucionalne, finansijske i vremenske nalaze, zaključke i preporuke; dostavljanje Nacrta studije izvodljivosti Naručiocu radi razmatranja; dostavljanje komentara, predloga i primedbi Naručioca na Nacrt studije izvodljivosti u roku od najviše 5 dana od dana njegovog prijema; organizaciju i održavanje najmanje jednog radnog sastanka nakon dostavljanja Nacrta studije izvodljivosti, na kom će se razmatrati komentari, predlozi i primedbe Naručioca na dostavljeni nacrt. Ugovoreni proizvod u Fazi 6 je dokument „Nacrt studije izvodljivosti“, koji se Naručiocu dostavlja na srpskom jeziku, u elektronskom obliku, u PDF i DOCX formatu. Tabele proračuna, finansijski modeli, matrice podobnosti i tabele usklađenosti dostavljaju se i u odgovarajućem editabilnom tabelarnom formatu. Po uspešnom završetku Faze 6 i dostavljanju ugovorenog proizvoda, predstavnik Ponuđača i ovlašćeno lice Naručioca potpisuju Zapisnik o uspešno izvršenim uslugama u Fazi 6, kojim se konstatuje da su usluge izvršene blagovremeno i u skladu sa zahtevima Naručioca. Faza 7 - Konačna studija izvodljivosti - obuhvata sledeće aktivnosti odnosno minimalne sadržaje: razmatranje i ugrađivanje prihvaćenih komentara, predloga i primedbi Naručioca na Nacrt studije izvodljivosti; izradu konačne, objedinjene Studije, koja sadrži tehničke, organizacione, pravne, institucionalne, finansijske i vremenske nalaze, zaključke, preporuke, predložene modele realizacije i plan daljih aktivnosti. Ugovoreni proizvod u Fazi 7 je dokument „Konačna studija izvodljivosti“, koji se Naručiocu dostavlja na srpskom jeziku, u elektronskom obliku, u PDF i DOCX formatu. Tabele proračuna, finansijski modeli, matrice podobnosti i tabele usklađenosti dostavljaju se i u odgovarajućem editabilnom tabelarnom formatu. Po uspešnom završetku Faze 7 i dostavljanju ugovorenog proizvoda, predstavnik Ponuđača i ovlašćeno lice Naručioca potpisuju Zapisnik o uspešno izvršenim uslugama u Fazi 7, kojim se konstatuje da su usluge izvršene blagovremeno i u skladu sa zahtevima Naručioca. Faza 8 - Izvršni sažetak i prezentacija - obuhvata sledeće aktivnosti odnosno minimalne sadržaje: Materijal prilagođen odlučivanju rukovodstva Naručioca i komunikaciji sa nadležnim nacionalnim institucijama i potencijalnim finansijerima Po uspešnom završetku Faze 8 projekta i dostavljanju izvršnog sažetka i održavanja prezentacije, predstavnik Ponuđača i ovlašćeno lice Naručioca potpisuju Zapisnik o uspešno izvršenim uslugama izrade studije izvodljivosti sa analizom finansijskih efekata i ekonomske opravdanosti unapređenja arhivskog poslovanja i digitalizacije arhivske građe, kojim se konstatuje da su sve usluge izvršene blagovremeno i u skladu sa uslovima zahtevima Naručioca. Potpisivanje Zapisnika o uspešno izvršenim uslugama izrade studije izvodljivosti sa analizom finansijskih efekata i ekonomske opravdanosti unapređenja arhivskog poslovanja i digitalizacije arhivske građe osnov je za fakturisanje usluga ka Naručiocu. Napomena 1: Ponuđač je dužan da u dokumentaciji koja je proizvod svake faze navede korišćene podatke, izvore, datum važenja propisa, pretpostavke, ograničenja, nalaze, procene i preporuke, kao i da obezbedi poverljivost, integritet i bezbedno postupanje sa svim podacima do kojih dođe tokom izvršenja usluge. Napomena 2: Prilikom izvršenja usluga, Ponuđač je u obavezi da za početnu analizu koristi važeće referentne primarne pravne izvore i zvanične dokumente nadležnih organa Republike Srbije i Evropske unije: European Commission, Serbia 2025 Report, SWD(2025) - sa posebnim osvrtom na poglavlja br. 10. i br. 23. Važeće WBIF Guidelines for Applicants za tehničku pomoć i investicione grantove IPA III Programming Framework 2021-2027 i važeći programski dokumenti za Republiku Srbiju Reformska agenda Republike Srbije u okviru Reform and Growth Facility za Zapadni Balkan Sve važeće propisi Republike Srbije i pravne akte EU navedeni u tački br. 9 specifikacije. Rok za izvršenje usluge: Rok za izvršenje usluge je maksimalno 45 dana od dana zaključenja Ugovora, po fazama definisanim Tehničkom specifikacijom. U navedenom roku definisane faze se mogu raditi nezavisnom dinamikom jedna od druge. KRITERIJUMI ZA OCENjIVANjE PONUDE.docx KRITERIJUMI ZA OCENJIVANJE PONUDE Kriterijum za ocenjivanje ponude: U postupku izbora ponude ugovor će biti dodeljen ekonomski najpovoljnijoj ponudi na osnovu kriterijuma odnosa cene i kvaliteta: 1. ponuđena ukupna cena usluge .................................................................................ukupno 80 pondera 2. iskustvo angažovanih lica u svojstvu Eksperta za EU fondove........................................................................................................................ ukupno 20 pondera Ukupno: 100 pondera Metodologija za dodelu pondera za svaki od elemenata kriterijuma: PONUĐENA UKUPNA CENA USLUGE – do 80 pondera Po sledećoj formuli: B= A x C min Ci B- broj pondera; A- maksimalan broj pondera za kriterijum; C min. – najniža ponuđena cena u dinarima; Ci – ponuđena cena u dinarima; 2. ISKUSTVO ANGAŽOVANIH LICA U SVOJSTVU EKSPERTA ZA EU FONDOVE – najviše 20 pondera Po ovom kriterijumu vrednuje se iskustvo angažovanog lica koje će u svojstvu Eksperta za EU fondove biti zadužena za mapiranje izvora, matricu podobnosti, institucionalni put prijave, zahteve projektne zrelosti i plan kandidovanja projekta. Neophodno je da angažovano lice ispunjava sledeće minimalne uslove: 1. Da poseduju diplomu o stečenom visokom obrazovanju (prema odredbama Zakona o visokom obrazovanju); 2. Da poseduju najmanje 5 (pet) godina iskustva u pripremi, programiranju, oceni ili sprovođenju projekata finansiranih iz EU fondova i/ili sredstava međunarodnih finansijskih institucija; 3. Da poseduju najmanje 2 (dva) uspešno realizovana referentna projekta koji obuhvataju pripremu i realizaciju projekata u oblasti eksternih izvora finansiranja, od kojih najmanje 1 (jedan) projekat obuhvata pripremu ili podnošenje projektne prijave, aplikacionog paketa ili dokumentacije za eksterno finansiranje u okviru WBIF, Reform and Growth Facility ili finansiranja međunarodne finansijske institucije Ponderi se dodeljuju na sledeći način: Broj projekata angažovanih lica Broj pondera 1. 1 projekat __________________________ 10 2. 2 projekta___________________________15 3. 3 ili više projekta _______________ ___ 20 Za vrednovanje ovog kriterijuma Ponuđač je u obavezi da uz ponudu dostavi sledeće: - ugovor o angažovanju u skladu sa Zakonom o radu i pripadajući M obrazac - potpisanu izjavu na memorandumu ponuđača kojom se potvrđuje da ima traženo angažovano lice sa nazivom pozicije na kojoj je lice angažovano - Fotokopiju diplome ili uverenja o diplomiranju, kao dokaz stečene stručne spreme; - Radnu biografiju lica iz koje se jasno i nedvosmisleno može videti broj zahtevanih godina radnog iskustva u struci i projekti na kojima je lice radilo - potvrde izdate od strane referentnih Poslodavaca/Naručilaca projektnih usluga Napomena: referentne potvrde moraju da sadrže sve podatke zahtevane predmetnim kriterijumom. Ukoliko Ponuđač uz ponudu ne dostavi traženu dokumentaciju, takva ponuda će biti odbijena. Napomena: Ukoliko ponuđač nema angažovano lice u svojstvu Eksperta za EU fondove koje ne poseduje ispunjava napred navedene uslove, ponuda će biti neprihvatljiva. Rezervni kriterijum: U situaciji kada postoje dve ili više ponude sa istim brojem pondera, Naručilac će dodeliti ugovor onom Ponuđaču koji je ponudio kraći rok izvršenja usluge. Obrazac strukture cene.xlsx OBRAZAC STRUKTURE CENE SA UPUTSTVOM KAKO DA SE POPUNI Predmet ponude: usluga izrade studije izvodljivosti sa analizom finansijskih efekata i ekonomske opravdanosti unapređenja arhivskog poslovanja i digitalizacije arhivske građe RB | Naziv usluge | Ukupna cena usluge bez PDV | Ukupna cena usluge sa PDV 1 | 2 | 3=2+PDV 1 | Izrada studije izvodljivosti sa analizom finansijskih efekata i ekonomske opravdanosti unapređenja arhivskog poslovanja i digitalizacije arhivske građe Uputstvo za popunjavanje strukture cene: U kolonu 2 upisati ukupnu cenu usluge bez PDV; U kolonu 3 upisati ukupnu cenu usluge sa PDV; Usluga koja se traži definisana je u svemu i na način koji je opisan u tehničkim karakteristikama predmetne nabavke. U ukupnu ugovorenu cenu uračunati su svi troškovi vezani za izvršenje predmetne nabavke. MODEL UGOVORA O NABAVCI USLUGE.docx MODEL UGOVORA O NABAVCI USLUGE IZRADA STUDIJE IZVODLJIVOSTI SA ANALIZOM FINANSIJSKIH EFEKATA I EKONOMSKE OPRAVDANOSTI UNAPREĐENJA ARHIVSKOG POSLOVANJA I DIGITALIZACIJE ARHIVSKE GRAĐE ZAKLJUČEN IZMEĐU: 1. REPUBLIČKOG FONDA ZA PENZIJSKO I INVALIDSKO OSIGURANJE, Beograd, Dr Aleksandra Kostića br. 9, koga zastupa direktor Relja Ognjenović, PIB:105356542, Matični broj: 17715780, žiro račun br. 840-1652-22 koji se vodi kod Uprave za trezor, (u daljem tekstu: Naručilac) i 2.„__________________________________“__________________________________________ Ul._________________________________ br.____, koga zastupa direktor __________________ PIB: ______________ Matični broj: __________________ Broj računa: ______________________________koji se vodi kod _______________ Nastupa zajednički sa, ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Nastupa sa podizvođačem, ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ (u daljem tekstu: Dobavljač) Ugovorne strane konstatuju da je Naručilac u skladu sa Zakonom o javnim nabavkama („Službeni glasnik RS“, br. 91/19 i 92/23, u daljem tekstu: Zakon) i Odlukom direktora Republičkog fonda za penzijsko i invalidsko osiguranje br. 404.1-1828/26-1 od 18.09.2026. godine sproveo otvoreni postupak javne nabavke usluge usluga, izrada studije izvodljivosti sa analizom finansijskih efekata i ekonomske opravdanosti unapređenja arhivskog poslovanja i digitalizacije arhivske građe, JN 131/2026. PREDMET UGOVORA Član 1. Naručilac ovim ugovorom poverava, a Dobavljač prihvata i obavezuje se da pruži uslugu Izrade studije izvodljivosti sa analizom finansijskih efekata i ekonomske opravdanosti unapređenja arhivskog poslovanja i digitalizacije arhivske građe (u daljem tekstu: studija izvodljivosti), a u svemu prema usvojenoj Ponudi Dobavljača br. _______ od __________. godine, koja sa tehničkim karakteristikama i Obrascem strukture cene čini sastavni deo ovog ugovora. CENA Član 2. Ukupna ugovorena cena usluge iz člana 1 Ugovora iznosi __________________ (slovima: _____________________________________ ) dinara bez PDV, odnosno ___________________________ (slovima: _________________________ ) dinara sa PDV. Na ugovorenu cenu iz ponude se obračunava i plaća PDV u skladu sa važećim zakonskim propisima. Cene iz ovog Ugovora su fiksne i ne mogu se menjati. NAČIN I ROK PRUŽANJA USLUGE Član 3. Projekat izrade studije izvodljivosti neophodno je izvršiti kroz osam faza opisanih tehničkim karakteristikama Naručioca: Faza 1 - Početni izveštaj i metodologija - Ugovoreni proizvod u Fazi 1 projekta jeste dokument „Početni izveštaj i metodologija“. Nakon završene faze, predstavnik Dobavljača i ovlašćeno lice Naručioca potpisaće Zapisnik o uspešno izvršenim uslugama u Fazi 1 projekta. Faza 2 - Izveštaj o postojećem stanju - Ugovoreni proizvod u Fazi 2 projekta jeste dokument „Izveštaj o postojećem stanju“. Nakon završene faze, predstavnik Dobavljača i ovlašćeno lice Naručioca potpisaće Zapisnik o uspešno izvršenim uslugama u Fazi 2 projekta. Faza 3 - Izveštaj o modelima finansiranja - Ugovoreni proizvod u Fazi 3 projekta jeste dokument „Izveštaj o modelima finansiranja“. Nakon završene faze, predstavnik Ponuđača i ovlašćeno lice Naručioca potpisaće Zapisnik o uspešno izvršenim uslugama u Fazi 3 projekta. Faza 4 - Izveštaj o usklađenosti sa EU acquis - Ugovoreni proizvod u Fazi 4 projekta jeste dokument „Izveštaj o usklađenosti sa EU acquis“. Nakon završene faze, predstavnik Dobavljača i ovlašćeno lice Naručioca potpisaće Zapisnik o uspešno izvršenim uslugama u Fazi 4 projekta. Faza 5 - Okvir uslova pružanja usluga i pokazatelja kvaliteta - Ugovoreni proizvod u Fazi 5 projekta jeste dokument „Okvir uslova pružanja usluga i pokazatelja kvaliteta“. Nakon završene faze, predstavnik Ponuđača i ovlašćeno lice Naručioca potpisaće Zapisnik o uspešno izvršenim uslugama u Fazi 5 projekta. Faza 6 - Nacrt Studije izvodljivosti - Ugovoreni proizvod u Fazi 6 je dokument „Nacrt studije izvodljivosti“. Nakon završene faze predstavnik Ponuđača i ovlašćeno lice Naručioca potpisaće Zapisnik o uspešno izvršenim uslugama u Fazi 6 projekta. Faza 7 - Konačna studija izvodljivosti - Ugovoreni proizvod u Fazi 7 je dokument „Konačna studija izvodljivosti“. Nakon završene faze predstavnik Ponuđača i ovlašćeno lice Naručioca potpisaće Zapisnik o uspešno izvršenim uslugama u Fazi 7 projekta. Faza 8 - Izvršni sažetak i prezentacija - Po uspešnom završetku Faze 8 projekta i dostavljanju izvršnog sažetka i održavanja prezentacije, predstavnik Ponuđača i ovlašćeno lice Naručioca potpisaće Zapisnik o uspešno izvršenim uslugama izrade studije izvodljivosti sa analizom finansijskih efekata i ekonomske opravdanosti unapređenja arhivskog poslovanja i digitalizacije arhivske građe, potpisan od strane predstavnika Dobavljača i ovlašćenog lica Naručioca. U Zapisniku o uspešno izvršenim uslugama izrade studije izvodljivosti sa analizom finansijskih efekata i ekonomske opravdanosti unapređenja arhivskog poslovanja i digitalizacije arhivske građe će se konstatovani da su usluge u svim fazama projekta izvršene blagovremeno i u skladu sa tehničkim karakteristikama i Ugovorom. Potpisivanje Zapisnika o uspešno izvršenim uslugama izrade studije izvodljivosti sa analizom finansijskih efekata i ekonomske opravdanosti unapređenja arhivskog poslovanja i digitalizacije arhivske građe osnov je za fakturisanje usluga ka Naručiocu. Dobavljač se obavezuje da dokumente nastale u svakoj od faza projekta dostavi na srpskom jeziku, u elektronskom obliku, u PDF i DOCX formatu, dok će Tabele proračuna, finansijske modele, matrice podobnosti i tabele usklađenosti dostaviti i u odgovarajućem editabilnom tabelarnom formatu. Član 4. Izrada Studije izvodljivosti treba da obuhvati sledeće aktivnosti: 1. Analizu postojećeg stanja; 2. Analiza troškova postojećeg sistema; 3. Tehnička i organizaciona analiza unapređenja sistema; 4. Analiza modela i izvora finansiranja; 5. Posebna analiza WBIF podobnosti; 6. Posebna analiza IPA III podobnosti; 7. Predlog finansijske konstrukcije i plana finansiranja; 8. Pravna i institucionalna analiza; 9. Analiza usklađenosti sa EU acquis; 10. Analiza mogućih modela realizacije; 11. Analiza ključnih rizika; 12. Okvir uslova pružanja usluga i pokazatelja kvaliteta, a sve na način opisan tehničkim karakteristikama Naručioca. Član 5. Dobavljač se obavezuje da predmetnu uslugu izvrši u roku od ________ (maksimalno 45) dana od dana zaključenja Ugovora, po fazama definisanim Tehničkom specifikacijom. U navedenom roku definisane faze se mogu raditi nezavisnom dinamikom jedna od druge. Član 6. NAČIN PLAĆANJA Naručilac će ukupnu ugovorenu cenu platiti Dobavljaču u roku od 15 dana od dana prijema pravilno ispostavljene fakture i Zapisnika o uspešno izvršenim uslugama izrade studije izvodljivosti sa analizom finansijskih efekata i ekonomske opravdanosti unapređenja arhivskog poslovanja i digitalizacije arhivske građe, potpisanog od strane predstavnika Dobavljača i ovlašćenog lica Naručioca. Član 7. Za obaveze koje po ovom Ugovoru dospevaju u 2026. godini, plaćanje će se vršiti do nivoa sredstava obezbeđenih finansijskim planom za 2026. godinu. Član 8. UGOVORNE KAZNE Ukoliko Dobavljač ne poštuje rokove iz člana 5 ovog ugovora, Naručilac ima pravo da naplati ugovornu kaznu Dobavljaču u iznosu od 5.000,00 dinara za svaki dan zakašnjenja, a najviše u iznosu od 10% od vrednosti Ugovora. Naplatu ugovorne kazne Naručilac će izvršiti na taj način što će ispostaviti račun Dobavljaču, po kome je Dobavljač u obavezi da izvrši plaćanje u roku od 15 dana od dana prijema istog. Naručilac, u skladu sa odredbama člana 273. stav 5 Zakona o obligacionim odnosima, zadržava pravo da, pored prijema ispunjenja ugovorene obaveze, naplati i ugovornu kaznu zbog zakašnjenja, o čemu će bez odlaganja pisanim putem obavestiti Dobavljača. SREDSTVA FINANSIJSKOG OBEZBEĐENJA Član 9. Dobavljač je u obavezi da u roku od 15 dana od dana potpisivanja Ugovora, kao sredstvo finansijskog obezbeđenja za ispunjenje ugovorenih obaveza, preda Naručiocu: 1. Original bankarsku garanciju za dobro izvršenje ugovorenih obaveza u visini od 10% od ukupne vrednosti ugovora bez PDV i sa rokom važenja najmanje 60 dana duže od važenja Ugovora, koja mora biti bezuslovna, neopoziva, bez prigovora i na prvi poziv plativa, u korist Naručioca i bez mogućnosti umanjenja srazmerno izvršenoj obavezi nalogodavca. Bankarska garancija za dobro izvršenje ugovorenih obaveza se aktivira u slučaju da Ponuđač ne izvršava ugovorene obaveze. 2. Kopiju kartona deponovanih potpisa ovlašćenih lica poslovne banke, koja su potpisala bankarsku garanciju. ROK VAŽENJA UGOVORA Član 10. Ovaj Ugovor stupa na snagu danom potpisa obe ugovorne strane i traje do izvršenja ugovorenih obaveza, a najduže godinu dana. RASKID UGOVORA Član 11. Naručilac ima pravo da jednostrano otkaže Ugovor u svako doba i bez otkaznog roka, ako Dobavljač ne izvršava obaveze na ugovoreni način i u ugovorenim rokovima ne otkloni nedostatke u izvršenju ugovorenih obaveza i obaveza koje proističu iz drugih propisa koji regulišu oblast iz koje je predmet javne nabavke, o čemu pisanim putem obaveštava Dobavljača. PRELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE Član 12. Dobavljač je dužan da bez odlaganja pisanim putem obavesti Naručioca o bilo kojoj promeni u vezi sa ispunjenošću uslova iz postupka javne nabavke, koja nastupi tokom važenja Ugovora i da je dokumentuje na propisani način. Član 13. Sva sporna pitanja do kojih može doći u primeni ovog ugovora, ugovorne strane će pokušati da reše sporazumno, a ukoliko u tome ne uspeju utvrđuje se stvarna i mesna nadležnost Privrednog suda u Beogradu. Član 14. Sve eventualne izmene, dopune kao i raskid ovog ugovora ugovorne strane mogu vršiti isključivo u pisanoj formi. Za sve što nije predviđeno odredbama ovog ugovora, važe odredbe Zakona o obligacionim odnosima, kao i drugi važeći propisi koji regulišu ovu materiju. Član 15. Dobavljač je u obavezi da prilikom potpisivanja Ugovora potpiše i Sporazum o postupanju sa poverljivim informacijama, dokumentima i podacima. Lica koja će biti angažovana od strane Dobavljača na poslovima pružanja predmetne usluge dužna su da potpišu Izjavu o odgovornosti. Član 16. Ovaj ugovor stupa na snagu danom potpisivanja obe ugovorne strane. Ovaj ugovor sačinjen je u 5 (pet) istovetnih primeraka, od kojih su 2 (dva) za Dobavljača i 3 (tri) za Naručioca. ZA DOBAVLJAČA: ____________________ ZA NARUČIOCA: DIREKTOR ___________________ Relja Ognjenović