Softver za upravljanje javnim nabavkama udžbenika (šifra: OP-D-47/2026)

Specifikacija.doc SPECIFIKACIJA za javnu nabavku dobara – softver za upravljanje javnim nabavkama udžbenika (šifra: OP-D-47/2026) Predmet nabavke je softversko rešenje za upravljanje nabavkama udžbenika, realizovano kao centralizovana veb aplikacija dostupna putem standardnog veb pregledača, za potrebe Gradske uprave za obrazovanje Grada Novog Sada (u daljem tekstu: Korisnik). Rešenje čini jedinstvenu i povezanu celinu u kojoj pojedini moduli međusobno razmenjuju podatke, bez potrebe da Korisnik iste podatke ponovo unosi. Korisnik stiče pravo korišćenja predmetnog softvera, dok izvorni kod ostaje u vlasništvu Dobavljača. Rešenje obuhvata sledeće funkcionalne celine: Planiranje nabavki Izrada i vođenje godišnjeg plana nabavki kroz korisnički interfejs za dodavanje, izmenu i brisanje stavki. Svaka stavka sadrži naziv nabavke, CPV oznaku sa proverom formata, procenjenu vrednost, vrstu postupka i status sa automatskim praćenjem faza. Omogućen je pregled plana u tabelarnom obliku, vođenje više planova, izvoz podataka radi dalje obrade i analize, kao i evidencija svih izmena uz datum i korisnika. Sprovođenje postupka nabavki Po aktiviranju stavke iz plana, rešenje omogućava pokretanje postupka i automatsko formiranje kompletne dokumentacije na osnovu unetih podataka (odluka o sprovođenju postupka, poziv za dostavljanje ponuda, odluka o dodeli ugovora, kao i predlozi modela narudžbenice i modela ugovora). Rešenje poseduje ugrađenu i proširivnu bazu tehničkih specifikacija organizovanu po CPV oznakama, koju korisnik može prilagođavati i dopunjavati. Komunikacija sa dobavljačima i ocena ponuda Rešenje sadrži bazu dobavljača i omogućava slanje poziva za ponude pojedinačno ili grupno, uz automatsko formiranje personalizovanih poruka i jedinstveni pristupni link. Dobavljači putem posebnog pristupa, bez registracije, podnose ponude kroz struktuiranu formu, pri čemu je obezbeđena tajnost podataka i onemogućen uvid jednog dobavljača u ponude drugih. Po isteku roka, rešenje automatski prikuplja ponude, proverava formalne uslove, rangira ih prema definisanom kriterijumu i formira predlog odluke o dodeli ugovora. Praćenje realizacije ugovora Za svaki zaključeni ugovor rešenje kreira jedinstvenu stranicu za praćenje izvršenja, sa osnovnim podacima o ugovoru, kompletnom dokumentacijom postupka dostupnom za pregled i preuzimanje Praćenje finansijske realizacije kroz unos faktura Izračunavanje fakturisanog i preostalog iznosa Upozoravanje na prekoračenje ugovorene vrednosti Praćenje procenta realizacije Razmena podataka sa Portalom javnih nabavki Rešenje treba da poseduje uspostavljenu automatizovanu razmenu podataka sa Portalom javnih nabavki Omogućava pripremu i prenos podataka o zaključenim ugovorima i o izvršenju ugovora Prijem potvrde o objavi i vođenje evidencije o objavi, čime se umanjuje rizik od grešaka pri ručnom unosu i obezbeđuje usklađenost sa obavezama transparentnosti Istraživanje tržišta Rešenje omogućava sprovođenje prethodnog istraživanja tržišta na dva načina, samostalno ili u kombinaciji: prikupljanjem informativnih (neobavezujućih) ponuda od dobavljača i automatizovanom analizom već postojećih podataka o sprovedenim nabavkama dostupnih na Portalu javnih nabavki Rešenje formira izveštaj sa statističkom analizom cena i predlogom procenjene vrednosti nabavke Način isporuke i podrška Dobavljač obezbeđuje instalaciju i podešavanje rešenja na opremi naručioca, uvođenje u rad, obuku korisnika i tehničku podršku Dobavljač u ponudi navodi minimalne tehničke uslove (hadverske i sistemske) potrebne za ispravan rad rešenja na infrastrukturi naručioca Obrada podataka o ličnosti mora biti usklađena sa važećim propisima o zaštiti podataka o ličnosti Održavanje nakon garancije, nivo podrške i nadogradnja Dobavljač je dužan da pruža tehničku podršku u vidu konsultantskih usluga za vreme trajanja garantnog roka za predmetno dobro. Korisnička uputstva i priručnici Uz softvere dostavljaju i korisnička uputstva i administratorski priručnici, na srpskom jeziku, u štampanom ili elektronskom obliku. Obuka korisnika Obuka bi se sprovela za zaposlene kod Korisnika. Obuka bi se održala uživo, jedan dan do tri sata za okvirno najviše 10 lica zaposlenih kod Korisnika, koje odredi ovlašćeno lice Korisnika, uz praktičan rad na sistemu. Dobavljač je dužan da obuku započne u roku od maksimalno 7 dana od dana isporuke i implementacije softvera. Dobavljač obezbeđuje tehničku podršku u periodu od 12 meseci počev od dana sačinjavanja Zapisnika o kvantitativnom i kvalitativnom prijemu softvera. Tehnička podrška se sastoji od sledeće vrste konsultacija: -kratke telefonom (do 15 minuta na dan), -pismene konsultacije (email) – neograničeno, -lične konsultacije u prostorijama Dobavljača najviše dva puta mesečno. Rok za isporuku i implementaciju softvera i završetak obuke: maksimalno 45 dana od dana zaključenja ugovora. Garantni rok za isporučeno dobro: ne može biti kraći od 12 meseci od dana isporuke i implementacije softvera. Napomena: U ponuđenu cenu moraju biti uračunati testiranje i uvođenje softvera, puštanje softvera u rad i održavanje u garantnom roku, obuke i drugi troškovi koje Dobavljač ima u vezi sa realizacijom predmetne nabavke. obrazac strukture cene.xlsx Ponuđač: _____________________________________ U skladu sa članom 93. stav 2. Zakona o javnim nabavkama („Službeni glasnik RS“, br. 91/19 i 92/23), prilažemo obrazac strukture cene: Redni broj | Naziv | Jedinica mere | Količina | Cena po jedinici mere u dinarima bez PDV-a | Cena po jedinici mere u dinarima sa PDV-om | Ukupna cena u dinarima bez PDV-a | Ukupna cena u dinarima sa PDV-om 1 | Izrada i implementacija softvera za upravljanje javnim nabavkama udžbenika, u svemu prema specifikaciji Naručioca | komad | 1 | 0 | 0 U ponuđenu cenu su uračunati i transport, utovar, istovar i isporuka na adresu i prostorije koje odredi ovlašćeno lice za realizaciju ugovora, kao i pomoćna i zaštitna sredstva potrebna da se spreče oštećenja ili gubitak dobara, kao i svi drugi zavisni troškovi neophodni za realizaciju javne nabavke. Uputstvo kako da se popuni obrazac strukture cene: U obrascu strukture cene navode se osnovni elementi ponuđene cene: cena (jedinična i ukupna) u dinarima sa i bez PDV-a, kao i model ponuđenog dobra i naziv proizvođača. Cene se iskazuju na najviše dve decimale. 8. Model ugovora.docx MODEL UGOVORA o javnoj nabavci dobra – softver za upravljanje javnim nabavkama udžbenika (šifra: OP-D-47/2026) Zaključen u Novom Sadu, dana __________________ 2026. godine između: Službe za zajedničke poslove Grada Novog Sada, Žarka Zrenjanina broj 2, Novi Sad, PIB: 103768035, matični broj: 08839964, koju zastupa Vojislav Joksović, v.d šefa Službe za zajedničke poslove (u daljem tekstu: Naručilac), i ____________________________________________, ulica ________________________ broj ________, PIB _____________________, matični broj: _____________________, koga zastupa ________________________________, _____________________ (u daljem tekstu: Dobavljač). Ugovorne strane saglasno konstatuju: -da je Naručilac, na osnovu Zakona o javnim nabavkama ("Službeni glasnik RS", br. 91/19 i 92/23) i podzakonskih akata kojima se uređuje postupak javne nabavke, sproveo otvoreni postupak radi zaključenja ugovora za javnu nabavku dobra – softver za upravljanje javnim nabavkama udžbenika (šifra: OP-D-47/2026); -da je Dobavljač dostavio ponudu koja u potpunosti odgovara specifikaciji iz konkursne dokumentacije, nalazi se u prilogu ovog ugovora i čini njegov sastavni deo; -da je Naručilac Odlukom o dodeli ugovora, broj: ________________ od __________________, dodelio Dobavljaču ugovor za predmetnu nabavku. Član 1. Predmet ovog ugovora je nabavka dobra – softver za upravljanje javnim nabavkama udžbenika (u daljem tekstu: dobro), za potrebe Gradske uprave za obrazovanje Grada Novog Sada (u daljem tekstu: Korisnik), u svemu prema Specifikaciji Naručioca, Obrascu strukture cene i Ponudi Dobavljača, broj: __________ od _____________ 2026. godine, koji čine sastavni deo ovog ugovora. Član 2. Ukupna ugovorena vrednost za dobro iz člana 1. ovog ugovora iznosi ____________________ dinara bez poreza na dodatu vrednost, što sa porezom na dodatu vrednost u iznosu od ________________ dinara, iznosi ukupno ________________ dinara. Ukupna vrednost ponude obuhvata dobro u skladu sa Specifikacijom Naručioca, kao i sve zavisne troškove. U ukupnu ugovorenu vrednost uračunati su i testiranje i uvođenje softvera, puštanje softvera u rad i održavanje u garantnom roku, obuke i drugi troškovi koje Dobavljač ima u vezi sa realizacijom predmetne nabavke. Član 3. Rok za isporuku i implementaciju softvera iz člana 1. ovog ugovora, kao i završetka obuke je ____ od dana zaključenja ugovora. Kvantitativnu i kvalitativnu kontrolu i prijem dobra, nakon isporuke, vršiće ovlašćeno lice Korisnika, u prisustvu ovlašćenog lica Dobavljača, o čemu će biti sačinjen Zapisnik o kvantitativnoj i kvalitativnoj primopredaji dobra (u daljem tekstu: Zapisnik). Ovlašćeno lice Korisnika će potpisivanjem Zapisnika potvrditi prijem i implementaciju dobra iz člana 1. ovog ugovora, kao i završetak obuke. U slučaju utvrđenih nedostataka u kvalitetu i očiglednih grešaka, ovlašćeno lice Korisnika će sačiniti Zapisnik o reklamaciji. Dobavljač mora zapisnički konstatovane nedostatke i primedbe na rad softvera otkloniti najkasnije u roku od pet radnih dana od dana sačinjavanja Zapisnika o reklamaciji. Dobavljač je dužan da isporučeno dobro u potpunosti prilagodi potrebama Korisnika, te da vrši izmene i usklađivanja, u skladu sa Specifikacijom sve do isteka garantnog roka za predmetno dobro. Član 4. Dobavljač je dužan da nakon isporuke i implementacije predmetnog softvera izvrši obuku za lica koja su zaposlena kod Korisnika. Obuka će se održavati uživo, jedan dan do tri sata za okvirno najviše 10 lica zaposlenih kod Korisnika, koje odredi ovlašćeno lice Korisnika, uz praktičan rad na sistemu. Dobavljač je dužan da obuku započne u roku od maksimalno 7 dana od dana isporuke i implementacije softvera. Dobavljač obezbeđuje tehničku podršku u periodu od 12 meseci počev od dana sačinjavanja Zapisnika o kvantitativnom i kvalitativnom prijemu softvera. Tehnička podrška se sastoji od sledeće vrste konsultacija: -kratke telefonom (do 15 minuta na dan), -pismene konsultacije (email) – neograničeno, -lične konsultacije u prostorijama Dobavljača najviše dva puta mesečno. Član 5. Naručilac se obavezuje da Dobavljaču isplati ugovorenu vrednost iz člana 2. stav 1. ovog ugovora u roku od 45 dana od dana prijema uredne fakture, potpisane od strane ovlašćenog lica Naručioca, Ivana Jankovića i Maše Drobac, zaposlenih u Gradskoj upravi za obrazovanje Grada Novog Sada (u daljem tekstu: ovlašćeno lice Korisnika) i Zapisnika o kvantitativnom i kvalitativnom prijemu, potpisanog od strane ovlašćenog lica Korisnika i ovlašćenog lica Dobavljača. Faktura iz stava 1. ovog člana treba da glasi na: Služba za zajedničke poslove Grada Novog Sada, ulica Žarka Zrenjanina broj 2, PIB: 103768035, sa napomenom: u skladu sa ugovorom,broj: XIX-405-3/26-267. Plaćanje se vrši uplatom na račun Dobavljača naveden u fakturi. Dobavljaču nije dozvoljeno da zahteva avans. Faktura mora biti registrovana u skladu sa propisima kojima se uređuje fakturisanje. Član 6. Garantni rok za predmetno dobro je ____ meseci od dana isporuke i implementacije softvera. Ukoliko za vreme trajanja garantnog roka dođe do problema u radu predmetnog softvera usled nedostataka koji se uoče u garantnom roku, kao i posle isteka garantnog roka ukoliko potiču od skrivenih mana, obaveza Dobavljača je da takve probleme reši bez naknade. Član 7. Dobavljač garantuje da će isporučiti dobra iz člana 1. ovog ugovora pod uslovima i na način kako je navedeno u ponudi i u skladu sa ovim ugovorom, a u suprotnom, saglasan je da Naručiocu nadoknadi svu pretrpljenu štetu koja usled toga nastane. U skladu sa stavom 1. ovog člana Dobavljač prilaže, kao sredstvo finansijskog obezbeđenja za dobro izvršenje posla i otklanjanje nedostataka u garantnom roku, blanko sopstvenu menicu registrovanu u Registru menica i ovlašćenja Narodne banke Srbije sa meničnim ovlašćenjem - pismom na iznos od 10% vrednosti ugovora bez PDV-a i sa klauzulama „neopoziva, bezuslovna, bez protesta i troškova“. Dobavljač se obavezuje da Naručiocu uz priloženo sredstvo finansijskog obezbeđenja priloži i Kopiju kartona sa deponovanim potpisima ovlašćenih lica Dobavljača , kao i dokaz o registaciji menice iz stava 2. ovog člana. Sredstvo finansijskog obezbeđenja za dobro izvršenje posla i otklanjanje nedostataka u garantnom roku mora da važi najmanje 30 dana duže od dana isteka garantnog roka za predmetno dobro. Potpisom ovog ugovora Dobavljač daje svoju bezuslovnu saglasnost Naručiocu da može realizovati deponovanu menicu u slučaju da Dobavljač ne izvrši svoje ugovorne obaveze i obaveze u pogledu garantnog roka. U slučaju da Dobavljač jednostrano raskine Ugovor, Naručilac ima pravo da realizuje sredstvo finansijskog obezbeđenja iz stava 2. ovog člana. Podneto sredstvo finansijskog obezbeđenja ne može da sadrži dodatne uslove za isplatu, kraće rokove, manji iznos ili promenjenu mesnu nadležnost za rešavanje sporova. Naručilac se obavezuje da Dobavljaču, na njegov pisani zahtev, nakon isteka roka važenja menice, vrati nerealizovanu deponovanu menicu u roku od pet dana od dana prijema zahteva. Član 8. Na sve što nije definisano ovim ugovorom primenjuju se odredbe Zakona o obligacionim odnosima, Zakona o javnim nabavkama i drugih važećih propisa Republike Srbije koji regulišu ovu oblast. Član 9. Ugovorne strane su saglasne da sve eventualne sporove rešavaju sporazumno, a u slučaju da sporazum nije moguć ugovara se nadležnost stvarno nadležnog suda u Novom Sadu. Član 10. Ugovor je sačinjen u 4 (četiri) istovetna primerka, od kojih po 2 (dva) primerka zadržava svaka ugovorna strana. Kriterijumi za dodelu ugovora.pdf KRITERIJUMI ZA DODELU UGOVORA I OSTALI ZAHTEVI NABAVKE 1 Naručilac: SLUŽBA ZA ZAJEDNIČKE POSLOVE GRADA NOVOG SADA 103768035 Naziv postupka: Softver za upravljanje javnim nabavkama udžbenika (šifra: OP-D-47/2026) Referentni broj: XIX-405-3/26-267 KRITERIJUMI ZA DODELU UGOVORA I OSTALI ZAHTEVI NABAVKE Deo konkursne dokumentacije koji je generisan putem Portala u slučaju kada je naručilac označio opciju automatskog rangiranja ponuda na Portalu javnih nabavki Naziv predmeta / partije: Softver za upravljanje javnim nabavkama udžbenika (šifra: OP-D-47/2026) Naručilac je definisao kriterijume za dodelu ugovora na osnovu: Cene i kriterijuma kvaliteta Izabran način rangiranja prihvatljivih ponuda (formula): Automatsko rangiranje Ukupan broj bodova jednak je zbiru bodova za svaki kriterijum. Formule su navedene dole uz svaki kriterijum. Bu = Bc + ∑ k Bk - ukupan broj bodovaBu - broj bodova ceneBc - kriterijumk - broj bodova kriterijumaBk Cena Cena - ponder (numerička vrednost): 95,00 Formula za izračunavanje bodova za kriterijum cene: Maksimalni broj bodova najboljoj ponuđenoj vrednosti, ostale ponuđene vrednosti boduju se u odnosu na najbolju vrednost B = minC C × P - broj bodova ceneB - cena najniže ponudeminC - ponuđena cenaC - vrednost pondera ceneP Kod relativnog modela ocene, broj bodova koji se dobija za kriterijum za pojedinu ponudu zavisi od vrednosti koje su ponudili drugi ponuđači. Najbolja ponuđena vrednost dobija maksimalan broj bodova (numerička ponderisana vrednost). Ostale ponude dobijaju broj bodova u odnosu na najbolju ponuđenu vrednost. Kriterijumi kvaliteta KRITERIJUMI ZA DODELU UGOVORA I OSTALI ZAHTEVI NABAVKE 2 Naziv: Rok za izradu i implementaciju softvera, kao i završetak obuke Jedinica mere: dan Ponder (numerička vrednost): 5,00 Vrednost za ovaj kriterijum može da bude samo celi broj. Opis i pojašnjenje kriterijuma i dokazi potrebni za proveru: Ponuđač koji ima najkraći ponuđen rok za izradu i implementaciju softvera, kao i završetak obuke dobija maksimalan broj pondera – 5 pondera. Ostale ponude se vrednuju po sledećoj formuli: Najkraći ponuđeni rok za izradu i implementaciju softvera i završetak obuke ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ h 5 Rok za izradu i implementaciju softvera i završetak obuke iz ponude koja se rangira Napomena: Navedeni rok se računa u odnosu na dan zaključenja ugovora. Rok za izradu i implementaciju softvera, kao i završetak obuke je maksimalno 45 dana od dana zaključenja ugovora. Povoljnija je  veća ponuđena vrednost  manja ponuđena vrednost Formula za izračunavanje bodova za kriterijum: Maksimalni broj bodova najboljoj ponuđenoj vrednosti, ostale ponuđene vrednosti boduju se u odnosu na najbolju vrednost Kod relativnog modela ocene, broj bodova koji se dobija za kriterijum za pojedinu ponudu zavisi od vrednosti koje su ponudili drugi ponuđači. Najbolja ponuđena vrednost dobija maksimalan broj bodova (numerička ponderisana vrednost). Ostale ponude dobijaju broj bodova u odnosu na najbolju ponuđenu vrednost. Ograničenja: Ograničena je minimalna vrednost koju ponuđač može da ponudi Ograničena je maksimalna vrednost koju ponuđač može da ponudi Maksimalna dozvoljena vrednost: 45,00 B = minV V × P - broj bodova kriterijumaB - vrednost pondera kriterijumaP - ponuđena vrednost za kriterijumV - najveća ponuđena vrednost za kriterijumma𝑥V - najmanja ponuđena vrednost za kriterijumminV - maksimalna dozvoljena vrednost za kriterijumVma𝑥 - minimalna dozvoljena vrednost za kriterijumVmin Ostali zahtevi nabavke (koji nisu navedeni iznad kao kriterijumi) Naziv: Garantni rok za isporučeno dobro Jedinica mere: mesec KRITERIJUMI ZA DODELU UGOVORA I OSTALI ZAHTEVI NABAVKE 3 Ograničenja: Ograničena je minimalna vrednost koju ponuđač može da ponudi Minimalna dozvoljena vrednost: 12,00 Ograničena je maksimalna vrednost koju ponuđač može da ponudi Opis i pojašnjenje kriterijuma i dokazi potrebni za proveru: ne može biti kraći od 12 meseci od dana isporuke i implementacije softvera. Napomena: U ovom delu navedeni su ostali zahtevi nabavke koji nisu prethodno navedeni kao kriterijumi za dodelu ugovora, a ponuđač mora na njih da odgovori prilikom popunjavanja elektronskog obrasca ponude. Ti zahtevi mogu da se odnose na zahteve nabavke, koje naručilac smatra relevantnim za zaključenje ugovora i koji se mogu numerički iskazati Rezervni kriterijumi Ukoliko nakon izvršene stručne ocene ponuda, dve ili više ponuda imaju jednaku najnižu ponuđenu cenu, povoljnijom će se smatrati ponuda koja ima duži garantni rok za ponuđeno dobro. Primena žreba Ukoliko nakon rangiranja na osnovu kriterijuma za dodelu i rezervnih kriterijuma (ako su definisani) nije moguće doneti odluku o dodeli ugovora, naručilac će ugovor dodeliti ponuđaču koji bude izvučen putem žreba. Naručilac će obavestiti sve ponuđače koji su podneli ponude o datumu kada će se održati izvlačenje putem žreba. Žrebom će biti obuhvaćene samo one ponude koje su najpovoljnije nakon rangiranja na osnovu kriterijuma za dodelu i rezervnih kriterijuma (ako su definisani). Izvlačenje putem žreba naručilac će izvršiti javno, u prisustvu ponuđača, i to tako što će nazive ponuđača ispisati na odvojenim papirima, koji su iste veličine i boje, te će sve te papire staviti u providnu kutiju odakle će prvo izvući samo jedan papir. Ponuđaču čiji naziv bude na izvučenom papiru će biti dodeljen ugovor. Nakon izvlačenja prvog papira naručilac izvlači preostale papire jedan po jedan te shodno redosledu kojim su izvučeni rangira preostale ponuđače. Ponuđačima koji ne prisustvuju ovom postupku, naručilac će dostaviti zapisnik izvlačenja putem žreba.